Les programmes d’éducation formels menés dans les établissements d’enseignement et intégrés dans le programme normal peuvent sembler se dérouler sans qu’on ait besoin d’y ajouter grand-chose sur le plan organisationnel ou administratif. Par contre, si on veut qu’ils réussissent, les programmes informels, qu’ils soient menés en tant qu’activités à l’extérieur du programme scolaire des établissements d’enseignement ou, plus souvent, dans d’autres lieux – exigent beaucoup d’organisation. En conséquence, les formateurs électoraux travaillant avec des électeurs adultes devront posséder une grande expérience organisationnelle, puisque le développement organisationnel sera un outil de premier plan dans leur travail.
Outre le fardeau administratif qui repose sur les formateurs, ceux-ci devront s’occuper de la gestion des budgets, faire des appels d’offres concurrentiels pour obtenir des produits, voir aux contrats et aux paiements, maintenir les dossiers à jour et rédiger les rapports; ils devront également organiser des programmes nationaux ou régionaux et toute une gamme d’activités de formation, y compris des activités spéciales. Si l’on ne fait pas bien attention à ces différents éléments, les programmes de formation pourraient échouer, et ce, même si à l’instar des outils qui les accompagne, ils auront fait l’objet d’une conception de premier plan.
Les formateurs doivent être capables de : voir à l’organisation des lieux, au personnel et aux équipes de formation; entreprendre l’élaboration du programme de formation, y compris son contenu, et la mise au point de ses produits médiatiques et de ses documents de formation et d’information; organiser les processus de production et d’impression, le déploiement du personnel ainsi que la livraison et la distribution des documents; prévoir l’accès aux participants; et préparer des horaires, des calendriers de réalisation et des plans de mise en œuvre afin de s’assurer que tout est sur la bonne voie. Tout ce travail qui doit être fait sur le plan administratif comporte ses propres exigences (voir La gestion). Mais ce n’est pas tout car un programme national stratégique devra faire face aussi à des questions organisationnelles d’ordre général :
- la façon dont se déroulera la planification du programme, et la façon dont l’équipe de coordination du programme de formation harmonisera les ressources aux objectifs du programme pour en favoriser l’atteinte (voir La planification et l’harmonisation);
- l’utilisation des institutions existantes, et la façon dont ceci sera négocié, approuvé et financé (voir Les institutions existantes);
- l’établissement des structures organisationnelles que nécessite tout programme, surtout en période électorale (voir L’organisation dédiée aux élections).
