De bonnes procédures concernant l'enregistrement des données des employés et des bénévoles faciliteront la tenue des dossiers du personnel. Mais dans la frénésie d’une élection, surtout dans les dernières semaines qui précèdent un scrutin important, il se pourrait que l’on perde la trace de l’information au sujet des nombreux bénévoles qui se seront joints au programme pour une courte période de temps.
Or, ces données constituent l’un des atouts les plus importants d’un programme d'éducation électorale, et l’un aussi qui nécessitera probablement qu’on y investisse beaucoup de temps et d’argent. Cette section fait usage des mots « personnel » et « bénévoles » pour rappeler aux formateurs que leurs programmes feront appel à des personnes différentes et aux parcours variés. Ces gens pourront être recrutés directement par l’autorité électorale ou être prêtés par d’autres organismes. Il pourrait s’agir de travailleurs temporaires ou de bénévoles ayant droit à une indemnité ou ne recevant aucune rémunération. De même, ils pourraient être des employés permanents provenant d’autres organismes et qui participent au programme aux frais de cet autre organisme, ce que l’on appelle des employés en détachement. Ou encore, ce pourrait être des gens que l’organisation a recrutés en ayant recours à d’autres moyens semblables.
Peu importe leur fonction, il est probable que ces personnes auront reçu de la formation ou auront de l’expérience dans la préparation de documents ou d’autres aspects du programme de formation. Elles pourraient avoir travaillé dans des bureaux en vue de la mise sur pied d’un programme, analysé des sondages ou évalué des données, et contribueront des connaissances et de l’expérience au chapitre du fonctionnement. Malheureusement, après l’élection, on devra probablement les laisser aller. À cet égard, les programmes de formation sont plus vulnérables que les partis politiques car ils ne peuvent pas raisonnablement s’attendre à pouvoir disposer des mêmes personnes la prochaine fois, à moins de conserver de bons dossiers qui permettraient de les retrouver. Et même si c’était le cas, celles-ci ne seraient peut-être pas disponibles pour toute la durée du programme mais seulement le temps de faire part de leur expérience passée.
Évidemment, si un grand nombre de personnes s’associent fréquemment aux programmes de formation, les probabilités seront plus grandes de trouver du personnel pour les programmes ultérieurs. Ceci dit, les pays pauvres auront probablement plus de difficulté à trouver et à former toutes les ressources nécessaires; et le problème de la pénurie de personnes bien formées sera encore plus profond si on ne consigne pas avec soin le nom et les coordonnées des personnes ayant suivi une formation et ayant acquis de l’expérience.
Il existe deux façons de s’assurer d’une bonne tenue de dossiers : les fiches et les certificats.
Les fiches
Tout d’abord, les formateurs devraient créer et insister pour que l’on utilise un formulaire d’inscription ou des fiches permettant d’inscrire les renseignements personnels de tous les employés et de tous les bénévoles. Un dossier devrait être créé au moment de l’embauche, peu importe que l’on connaisse ou non la durée de la période d’emploi. Avant que la personne ne quitte, on s’assurera de prendre bonne note de ses coordonnées les plus récentes et de mettre son dossier à jour.
Plus on aura investi dans les services d’une personne, plus il sera important de conserver ses coordonnées et d’apporter toute l’attention voulue à ce travail. De même, un bénévole qui accepte de faire trois présentations importantes lors d’une élection pourrait s’avérer une ressource précieuse lors d’un prochain scrutin.
Que des fiches ou une base de données informatisée soient utilisées, on devrait pouvoir y retrouver les renseignements suivants :
- le nom complet;
- toutes les coordonnées nécessaires (voir Les interlocuteurs et les intermédiaires);
- des renseignements concernant le travail accompli;
- une note d’évaluation du superviseur sur le rendement;
- les possibilités de formation;
- les certificats accordés (voir ci-dessous).
Étant donné qu’une élection peut avoir lieu tous les cinq ans par exemple, il est possible que les renseignements recueillis deviennent périmés. En effet, les personnes bougent. Mais si on a noté l’organisation où elles travaillaient à l’époque de leur collaboration au programme, cela pourrait aider à les retracer.
Les certificats
À la fin de la période d’emploi, on pourra décerner un certificat de rendement aux employés. Il reviendra alors à la personne de s’assurer de conserver ce document. Aussi, il est fort probable que le programme attirera plusieurs personnes au chômage car celles-ci pourraient apprécier cette occasion de travailler, même sur une base temporaire; il pourrait donc être profitable de décerner ce type de reconnaissance.
De la même façon, on pourrait remettre des certificats lors de toute activité de formation. Ce type de document a un autre avantage. Plusieurs des personnes qui œuvrent en éducation à la citoyenneté ou en formation électorale ne sont pas rémunérées ou ne le sont pas suffisamment, et le certificat peut agir comme une reconnaissance du travail accompli. Il ne faut pas confondre de tels certificats avec des certificats de compétence ou des diplômes ayant une valeur éducative, bien qu’il serait avantageux que les formateurs puissent obtenir de tels certificats pour certains aspects de la formation dispensée. Au final, ces certificats devraient être considérés comme une marque de gratitude.
Donc, si les gens et les organismes s’engagent à bien documenter le travail réalisé lors d’une campagne électorale, il pourrait être plus facile de trouver les ressources nécessaires lors de la prochaine élection.
