Selon le contexte entourant la tenue d’une élection, l’activité non partisane d'éducation électorale peut avoir un caractère officiel et être menée par l’organisme de gestion électorale; elle peut aussi être menée de manière indépendante par des organisations de la société civile ou elle peut être une combinaison des deux. Pour s’assurer de la cohérence du message, de l’exactitude des faits et de la portée de l’information, il sera important que toutes les entités engagées dans l'éducation électorale développent et maintiennent des rapports constructifs.
L’organisme de gestion électorale
La structure de l’organisme de gestion électorale peut varier. Elle peut prendre la forme d’une commission permanente composée de membres à temps plein et du personnel professionnel. Il peut s’agir d’une commission temporaire établie à l’approche d’une élection et constituée de membres à temps partiel et d’un nombre limité d’employés. De même, elle peut prendre la forme d’une unité administrative au sein d’un organisme gouvernemental, qui aura la possibilité d’avoir accès à un personnel de soutien. Quoiqu’il en soit, l’organisme en charge d’administrer l’élection aura intérêt à s’assurer de la diffusion des informations exactes et opportunes aux électeurs le plus largement possible.
Selon les ressources mises à sa disposition, l’organisme de gestion électorale pourra être en situation pour mener son propre programme d'éducation électorale. À l’inverse, il pourrait être partiellement ou entièrement tributaire de l’assistance internationale ou des groupes de la société civile afin d’accomplir cette tâche. Il se peut aussi que le travail soit divisé, l’organisme de gestion électorale prenant en charge l'éducation électorale générale, et les organisations internationales et les groupes de la société civile ciblant les groupes spéciaux, tels que les minorités ethniques ou les électeurs de sexe féminin. Dans un tel cas, il sera essentiel d’interagir de manière courante aux fins du partage des information et de la coordination. Mais peu importe l’entente, il est probable que l’organisme de gestion électorale ait un intérêt particulier à contrôler le programme officiel d'éducation électorale. Après tout, il s'agit d'un des éléments qui lui permettent de se manifester le plus auprès du public. L’organisme de gestion électorale devrait s’assurer que l’information véhiculée est exacte et neutre. De même, la qualité du programme d'éducation électorale, sur le plan du contenu et de la façon dont il est mené, affectera la perception du public quant à l’efficacité et au professionnalisme de l’organisme de gestion électorale.
En plus d’un bureau national, l’organisme de gestion électorale pourrait disposer de commissions régionales et locales; parmi leurs grandes responsabilités, celles-ci pourront être chargées de diffuser l’information destinée au public, y compris celle portant sur l'éducation électorale. Il faudrait absolument s’assurer qu’à tous les niveaux, il existe une relation étroite entre les responsables de l’administration électorale et ceux chargées de l'éducation électorale.
La nécessité des informations appropriées
Les programmes d'éducation électorale efficaces dépendent des informations appropriées, tant sur le plan du processus électoral que celui de l’électorat.
Tout d’abord, il faut que ceux qui sont en charge de l'éducation électorale disposent des informations claires, exactes et opportunes sur le processus électoral. Si le cadre juridique ou réglementaire est en cours de modification au moment d’élaboration du programme, les formateurs devront chercher à établir de bons canaux de communication avec ceux qui s’occupent de l’adoption des lois ou de la rédaction des règlements, afin d'obtenir les informations le plus vite possible.
Pour s’assurer de l’efficacité du programme d'éducation électorale, il faut aussi obtenir des renseignements sur l’électorat et de la part des électeurs eux-mêmes. Quelles sont les caractéristiques de l’électorat? Y a-t-il des segments de l’électorat, tels que les jeunes électeurs et ceux vivant en milieu rural, qui semblent être particulièrement enclins à l’apathie ou mal informés? Dans le processus d’inscription ou les opérations de vote, qu’est-ce qui crée de la confusion chez les électeurs ou qu’est-ce qui les intimide? Est-ce qu'il y a des renseignements importants dont les électeurs ne connaissent pas l’existence? Des changements ont-ils été apportés aux procédures électorales dont ils ne sont pas au courant? Ces informations doivent être transmises pour s’assurer que le programme d'éducation électorale réponde réellement aux besoins de l’électorat. À diverses étapes du programme d'éducation électorale, on pourra vérifier les concepts, les messages et les produits médiatiques par l’entremise de groupes de discussion ou d’autres formes d’études de marché pour valider la clarté et la pertinence des informations. De même, on pourra chercher à obtenir les commentaires des électeurs de manière plus informelle.
Cela semblera assez évident mais il n’en reste pas moins que le contact avec les électeurs à travers le programme d'éducation électorale permet généralement d'obtenir information sur la façon dont les électeurs perçoivent le processus électoral et les problèmes connexes. Pourtant, étant occupés par les préparations électorales, les agents électoraux peuvent avoir tendance à négliger cette source d’information. Il y a aussi la tendance que les personnes intimement impliquées aux détails de la préparation des élections ne soient pas au courant de ce que les simples électeurs savent réellement. Pour cette raison, un bon programme d'éducation électorale comprendra un mécanisme pour obtenir de l’information de la part des électeurs, traiter celle-ci et la transmettre à l’organisme de gestion électorale pour qu’il agisse selon qu'il convient.
Les départements gouvernementaux
Outre les organismes de gestion électorale, d’autres organismes statutaires peuvent être consultés au moment de mettre au point un programme d'éducation électorale. Dans certains pays, les ministères de l’Information ou de l’Éducation peuvent être en charge des programmes continus d’éducation civique. Puisque l’éducation civique contribue à la construction d’un pays, les bureaux présidentiels, les organismes de radiodiffusion et de communications, et les ministères s’occupant du développement, de la planification constitutionnelle ou d’autres aménagements de nature institutionnelle pourraient aussi y participer. Au sein de chacune de ces entités, on pourra retrouver des spécialistes qui ont des opinions sur les initiatives d'éducation électorale, la façon dont celles-ci peuvent être exécutées et le degré avec lequel ces programmes d’éducation civique complètent ou concurrencent leurs propres programmes en la matière.
C’est un fait que les ministères de l’Éducation s’occupent principalement des enfants, mais souvent ils participent également à l'éducation des adultes. De même, ils peuvent être responsables des cadres portant sur les compétences ou l’octroi de licences à l’intention de ceux qui font le travail éducatif. Ils peuvent aussi être l’un des intervenants ayant conçu de tels outils au sein d’un réseau ou d’un conseil national de compétences et de formation. Ceux-ci peuvent à la fois être des alliés importants et des concurrents éventuels, surtout si les budgets de ceux qui s’occupent de l'éducation électorale sont limités.
Les organismes statutaires indépendants
D’autres organismes statutaires indépendants peuvent être chargés de surveiller des aspects particuliers de la constitution d’un pays. Par exemple, les commissions des droits de la personne, les cours constitutionnelles, les commissions afférentes à l’égalité de sexes et à l’égalité raciale et les conseils s’occupant de groupes spéciaux exercent tous un rôle de plus en plus grand au chapitre de l'éducation électorale et de la sensibilisation. À ce titre, ils ont un rôle à jouer lors des élections et devraient participer à la négociation et à la coordination du programme d'éducation électorale.
