L’approvisionnement en produits et services exige :
de définir les besoins;
- de faire une demande pour se procurer les produits;
- d’obtenir différentes soumissions ou de publier les critères de soumission;
- d’établir un processus de prise de décisions fondé sur l’évaluation indépendante des soumissionnaires.
En général, les organisations et les gouvernements qui désirent se procurer des produits disposent de procédures et de normes pour ce faire, par exemple pour des documents, des publications, du mobilier, des ordinateurs et de l’équipement audiovisuel. Les procédures varient généralement selon les coûts, et à mesure que ceux-ci augmentent, on retrouve de plus en plus de niveaux d’autorisation et de formalités, auxquels on pourrait ajouter une liste de fournisseurs approuvés (voir ci-dessous). Il peut aussi y avoir plusieurs facteurs particuliers que les formateurs devront prendre en considération et tel est l’objet de cette section.
Le développement et la discrimination positive
Dans certains pays, d’autres critères pourraient viser à promouvoir le développement du pays. Par exemple, on pourrait vouloir favoriser les entreprises et les organismes du milieu, les petites entreprises ou celles qui sont détenues en majorité par des femmes ou des groupes minoritaires. Si le cadre législatif ne prévoit rien à cet effet, l’organisme électoral pourrait vouloir établir ses propres critères pour promouvoir l’égalisation des forces et de la richesse, éléments susceptibles de favoriser la démocratie.
Les procédures générales
Dans certains cas, la réglementation sur l’approvisionnement s’appliquera tant aux produits qu’aux services courants dont ont besoin les organisations.
Une plus grande incertitude au sujet des services professionnels pourrait découler de la mise en place de critères moins rigides destinés à accélérer le processus ou à pallier aux lacunes perçues dans le nombre et la qualité des personnes disponibles.
Qu’on se procure des produits ou des services, il y a des méthodes d’appels d’offres normalisées qui permettront de trouver le meilleur fournisseur et les meilleurs prix sans que l’organisme semble être inéquitable ou favoriser ceux qui pourraient profiter d’avantages en raison de leurs liens familiaux ou politiques.
Les approches possibles
Une façon d’accélérer le processus tout en le gardant équitable est d’établir certains critères à l’avance et de créer une liste de fournisseurs éventuels. Les appels d’offres ne seront alors expédiés qu’aux fournisseurs qui font partie de la liste et le choix sera donc fait à partir de cette liste.
Pour en faire partie, les fournisseurs devront prouver leur compétence et satisfaire à certaines exigences de base comme une visite du site, la présentation de renseignements concernant leur entreprise et peut-être avoir déjà fourni des services dans le passé.
- Les réunions d’information préalables aux soumissions
Il est préférable que le concours soit aussi ouvert que possible et de ne pas en exclure les fournisseurs qui n’ont pas pu participer dans le passé parce qu’ils se trouvaient alors dans un marché en émergence. Dans les pays où on empêche certaines personnes de former des entreprises ou des organisations, il pourrait être possible de mettre tous les fournisseurs éventuels sur un pied d’égalité en les invitant à participer à une séance d’information publique avec une période de questions et réponses.
Les offres de services ne seront soumises qu’après cette séance et les critères d’évaluation de ces offres seront alors compris de tous.
- Les fournisseurs accrédités
Pour différentes raisons, certaines tâches spécialisées et certaines relations commerciales de longue durée peuvent avoir mené à la création d’une liste de fournisseurs attitrés. Si une telle liste existe, il faudra régulièrement revoir les prix et la qualité et permettre à d’autres fournisseurs de se joindre à la liste.
La stratégie qui suit permettra d’ouvrir la liste, tout comme on pourrait prévoir des limites à l’inscription d’une entreprise sur cette liste.
La répartition des coûts des produits et des services
Les responsables des achats pourraient avoir à diviser leurs demandes en plus petites composantes afin qu’un plus grand nombre de fournisseurs puissent participer. Il faut résister à la tentation de n’accorder qu’un seul gros contrat et de laisser le gagnant trouver ses propres sous-traitants, car il se pourrait qu’il ne fasse pas appel à de plus petits fournisseurs.
En scindant les appels d’offres, on permet à de plus petites organisations de soumettre, peut-être avec succès, une offre de service. Une telle stratégie est particulièrement utile pour obtenir des services de plusieurs sources différentes sans que ces dernières aient à créer des consortiums ou des partenariats qui ne sembleraient pas aller de soi. Elle permet également à de petites organisations d’avoir accès au processus, surtout si les fonctions ou la géographie déterminent la nature du morcellement.
Les critères de sélection
Le prix n’est pas le seul critère financier, et même ceux qui l’adoptent comme principal critère évaluent aussi la qualité, la capacité de livrer, la fiabilité, etc.
Ceux qui préparent les achats à l’échelle nationale pourraient choisir d’ajouter des critères qui encouragent certaines organisations à soumettre des offres et leur accordent les mêmes chances de réussite. En plus de recourir purement et simplement à des stratégies de discrimination positive qui peuvent favoriser la participation des groupes minoritaires ou des femmes, il pourrait y avoir des critères linguistiques ou liés à la connaissance du milieu, ou ayant trait à la capacité de travailler avec des bénévoles, voire même leur recrutement. Dans tous ces cas, on présume que les critères profiteront à la prestation de service et à son acceptation dans la communauté. De plus, il sera important que l’octroi des gros contrats favorisent l’égalité des chances.
