Les formateurs qui sont en charge de commander le matériel font face à différentes questions d’ordre commercial et liées à l'éducation elle-même. Leur capacité à décrire précisément le matériel dont ils ont besoin permettra d’assurer qu'il serve efficacement les activités éducatives.
Les questions liées à l'éducation
Le contenu et l’efficacité du matériel éducatif doivent satisfaire à certaines normes.
La conformité avec les résultats escomptés
Les documents doivent être préparés par des auteurs, des créateurs et des praticiens qui sont en mesure d’aider à atteindre les objectifs du programme. Même si le matériel ne touchera qu’à un aspect très limité du programme, il faudra tout de même fixer des objectifs de formation pour évaluer sa pertinence.
C’est pourquoi il faut éviter de commander du matériel avant d’avoir défini ces objectifs, même si des contraintes de temps semblent nous y forcer. Ceci étant, le temps pressant, il faudra parfois commander les documents dès la définition des objectifs et avant la mise au point complète du programme.
Mais on devrait éviter cette situation autant que peut se faire. Il existe plusieurs exemples d’affiches, de documents audiovisuels, de manuels et autres qui ont été commandés et qui n’ont pas servi. De même, certains programmes ont souffert du fait que leurs représentants aient eu recours à du matériel qui ne convenait pas vraiment mais qu’ils ont utilisé tout de même, simplement parce qu’il était à leur disposition.
Le niveau approprié
Les gens chargés de concevoir les documents le feront en gardant en tête que ceux-ci seront utilisés sur le terrain et sont destinés aux participants. Mais ce n’est pas eux qui passeront la commande; cela se fera à un autre niveau dans l’organisation. Par ailleurs, dans le cas des documents qui doivent obtenir l’approbation d’un groupe de dirigeants, par exemple un conseil de gouvernance, plutôt qu’un groupe de formateurs, les gens auront tendance à vouloir impressionner ce conseil plutôt que satisfaire aux besoins des participants.
Cette approche peut être utile pour obtenir des fonds, mais elle ne rend pas service aux gens qui désirent suivre une formation. C’est pourquoi les personnes désirant commander des documents devraient expliquer précisément l’objectif visé et cette explication devrait être présentée aux responsables qui devront approuver l’achat.
En général, les personnes qui commandent du matériel ont des attentes particulières à cet égard et leurs connaissances et leur vécu diffèrent de ceux des participants. Ceci dit, il est rare qu’un seul et même groupe de participants soit représentatif de tout un chacun. En conséquence, et si cela est possible, il serait utile de réunir un certain nombre de participants qui soient représentatifs ou de procéder à des essais sur le terrain afin de valider le contenu des documents.
L’utilisation d’un langage et de symboles appropriés
Les documents doivent présenter un langage et contenir des symboles qui sont appropriés. Dans les sociétés multilingues ou multiculturelles, la traduction des documents peut poser des problèmes – et même dans les pays où l’on retrouve une langue ou une culture dominante, une mauvaise combinaison de mots et de symboles pourrait prêter à confusion.
Des essais devraient précéder les commandes de documents. De plus – et surtout pour le matériel que l’on retrouvera dans les présentoirs ou qui sera affiché, il devrait être revu au cours du processus de production.
La clarté du matériel éducatif et des directives connexes
Lorsque les formateurs commandent des manuels ou du matériel éducatif, il se peut qu’ils aient tendance à tout simplement remettre les textes et les illustrations à l’éditeur, en tenant pour acquis qu’il mettra le tout en page et qu’il en fera un tout cohérent. Or, il faut s’assurer de pouvoir vérifier la qualité du travail; et s’il y a des doutes sur les capacités de l’éditeur, on devrait lui remettre une version finale ou s’assurer à tout le moins de pouvoir réviser le matériel aux diverses étapes de mise en page et de pré-impression. De fait, les formateurs devraient demander à signer un formulaire d’approbation du travail tout juste avant sa production définitive.
Aussi, comme on ne veut pas semer de confusion chez les participants et les formateurs, on ne pourra laisser cette tâche à des gens qui ne sont pas eux-mêmes des spécialistes de la formation.
En plus de l’attention à donner à la mise en page et à la clarté, il faut songer aussi à renseigner les gens sur la manière d’utiliser les outils de formation, y compris la manière dont on s’y prendra si on ne peut communiquer cette information en personne.
D’autre part, des affiches dispendieuses conçues pour un milieu en particulier pourraient devenir du papier à rebut dans un autre milieu. Du matériel conçu pour la formation des formateurs et que l’on remettrait à des participants ne pourrait constituer guère plus que des notes illisibles qui leur auraient coûté passablement d’argent.
Il arrive souvent qu’après avoir reçu les documents de base d’un éditeur, d’un imprimeur, d’un rédacteur ou d’un graphiste, les formateurs se rendent compte qu’ils ont besoin d’autres exemplaires, ou encore qu’il leur faudrait un manuel d’utilisation ou de directives à ce sujet. Ils auront alors tendance à vouloir réaliser ce travail eux-mêmes mais sans nécessairement y apporter la même attention que pour le document original.
On peut éviter ces situations en s’assurant que la commande de documents couvre l’ensemble des besoins.
Le format approprié
Les formateurs doivent connaître au préalable les exigences de la production et en tenir compte dans leur planification, d’autant plus qu’en général, ils ne disposent d’aucune marge de manœuvre sur le plan du temps et de l’argent.
S’ils décident qu’une affiche doit être d’une certaine forme ou qu’une trousse de renseignements doit être fabriquée avec un certain papier d’une certaine couleur, pour ensuite apprendre que ces matériaux ne sont pas disponibles ou qu’on doit utiliser des découpes, il pourrait en résulter du gaspillage qui nuira au programme.
Ceci dit, il existe des formats de documents qui sont plus adéquats que d’autres. De plus, si l’on commande du matériel original, les considérations artistiques ne devraient pas avoir préséance sur les besoins du programme de formation.
Les problèmes d’efficacité
Pour assurer l’efficacité des documents, les formateurs devront tenir compte de certains éléments.
Un dépliant pourra être conçu pour être lu et jeté sur-le-champ, ou il pourra être élaboré de telle sorte qu’il puisse être utilisé de nouveau, ou encore pour qu’il soit biodégradable. Si on le conçoit afin que plusieurs personnes puissent en prendre connaissance, ceci voudra dire par exemple qu’une personne fera voir un dépliant à des amis, à des membres de sa famille ou à des voisins. Dans un tel cas, le papier devra être assez solide pour supporter les différentes manipulations.
Par ailleurs, il y a de bonnes chances qu’un guide de l’utilisateur soit ouvert et fermé maintes et maintes fois. On y inscrira des notes, on en fera des copies, on le remisera et on le sortira d’un porte-documents, tout comme il se pourrait qu’il aboutisse sur une table, sur le plancher ou près de la nourriture et de boissons. Sa production devra donc intégrer un caractère durable.
Des affiches seront-elles installées à l’extérieur? Si oui, pendant combien de temps devront-elles résister aux intempéries? D’autre part, il faudra peut-être apporter des tableaux à feuilles en autobus ou en taxi. Si tel est le cas, la couverture risque-t-elle de tomber ou les pages vont-elles s’arracher?
Les spécifications stipulées dans les commandes doivent bien décrire l’utilisation probable et la durabilité requise de tous les documents. De même, il faudra prendre en considération le caractère durable de l’emballage pour s’assurer que les documents parviennent à destination en bon état. Dans les cas où la durabilité est nécessaire, l'emballage sera peut-être trop complexe. Autrement dit, au pire ce critère apparaîtra au bas de la liste des priorités des formateurs; mais dans un contexte idéal, la durabilité sera intégrée aux critères de production.
Quel que soit le matériel, il faudra que les gens puissent le comprendre, qu’il s’agisse de mots que des personnes instruites seront en mesure de lire ou de symboles et d’illustrations que verront des personnes qui ne savent pas lire.
Par conséquent, il est essentiel que tout le matériel de formation soit lisible. Les formateurs ont connu trop de mauvaises expériences avec différents fournisseurs, qui leur ont fourni des documents où l’impression comportait des bavures, des couleurs solubles obscurcissaient le fond ou la partie avant d’une image, des images avaient été mal numérisées ou perdaient en définition en raison de spécifications erronées au niveau du nombre de points de trame, le texte d’une affiche présentait la mauvaise police de caractères, et ainsi de suite.
- L’entreposage, la distribution et la facilité d’utilisation
Quand le matériel arrive de chez l’imprimeur, il doit être distribué. Or, on pourrait s’apercevoir alors : que les enveloppes que l’on comptait utiliser sont trop minces; qu’il faut plier les affiches, ce qui endommage la couleur à des endroits importants; ou encore que les boîtes de manuels sont empilées à une telle hauteur qu’elles mettent les employés en danger. Il faut donc tenir compte de la distribution, et de l’emballage, avant de commander les documents (voir L’entreposage et la distribution); les formateurs devraient se charger de ces questions car elles auront une incidence sur d’autres éléments connexes. Tel que mentionné précédemment, ils devront ainsi régler les questions de durabilité, tout comme celles ayant trait au nombre de documents par trousse de formation, à l’étiquetage, à la distribution et aux instructions afférentes.
En conséquence, il est souvent préférable de ne faire appel qu’à un seul fournisseur qui peut assurer l’impression, l’emballage, l’étiquetage, l’assemblage et la protection des documents (au moyen d’un papier plastique ou d’emballage).
À destination, il faudra entreposer les documents, puis les ressortir pour qu’ils puissent être utilisés, sans compter qu’il faudra aussi les entretenir. Les personnel du programme qui sera confronté à d’énormes rouleaux de carton perforé, de plastique, de tissu ou de palettes qui nécessitent des porte-charges pour les déplacer, pourraient ne pas trop apprécier les efforts de création et de production, au détriment du matériel reçu.
Ceux qui doivent se déplacer avec le matériel seront peut-être obligés de le faire en voiture plutôt que par avion, par train ou par autobus. De même, ils devront peut-être faire venir les participants plutôt que de se rendre dans leur collectivité.
Ces questions n’ont pas de réponses universelles car elles reposent sur le matériel disponible dans un pays donné et sur les exigences particulières propres à chacun des documents.
Dans certains pays, on pourra disposer de matériaux légers comme le plastique ou certains papiers laminés. Mais dans d’autres, il faudra se contenter de ce qu’il y a.
Par conséquent, il faut chercher à produire des outils de formation qui se distribuent facilement, qui puissent être assemblés sur place en suivant les instructions nécessaires, que les formateurs peuvent apporter lorsqu’ils doivent se déplacer ou que l’on peut emballer conjointement avec d’autres documents électoraux.
Il faut s’assurer que le matériel qui se retrouvera entre les mains des citoyens et des électeurs, surtout les jeunes, soit sûr. Ceci ne concerne pas tant les publications que les jeux de simulation et les outils qui seront mis à la disposition du public : ceux-ci doivent résister au feu, être solides, non toxiques, etc.
Il faudra penser aussi à ranger les documents en sûreté, surtout s’ils sont destinés à une formation de haut niveau. Autrement, les documents devraient être conçus de manière à ce que tous les gens puissent en prendre connaissance.
Ceci dit, dans certains pays où la pauvreté est grande et où les ressources sont rares, les gens pourraient leur trouver une valeur, ne serait-ce que pour les recycler à d’autres fins. Mais règle générale, il faudra s’assurer que le matériel soit produit de manière à favoriser sa pérennité. On s’expose à des pertes inutiles si l’on produit, par exemple, des pièces si grandes qu’elles devront demeurer à l’extérieur, des bannières en tissus qui seront exposées aux intempéries et du matériel qui devra être mis en consigne puis expédié avant l’arrivée des formateurs.
Bien qu’on puisse être tenté d’aborder ces questions qu’après la réception du matériel, on réduira les risques avec un peu de prévoyance lors des étapes de préparation et de production.
Les aspects contractuels
En général, le processus de commande comprendra un document d’information détaillé, ainsi qu’une lettre d’entente ou un contrat stipulant que le fournisseur s’engage à livrer le produit à une date bien précise et selon des modalités particulières. De même, il faudra voir à créer un système de gestion des commandes.
Des documents d’information détaillés
Les formateurs devront préparer un document comprenant tous les détails nécessaires, dont certains ont été discutés plus tôt. S’ils ne disposent pas de tous les détails, ils devront négocier une entente en s’appuyant sur le projet de travail à réaliser et confirmer celui-ci avec une version définitive.
Ce document fera partie intégrante du contrat. Il importe donc qu’il soit clair et précis, sinon il pourrait faire l’objet de conflits. Or, s’il est bien rédigé et si un conflit devait survenir, cela pourrait jouer en faveur du client.
Les fournisseurs d’expérience utilisent parfois des formulaires et des lettres types qui contiennent une liste de contrôle des spécifications techniques. Les formateurs qui ne connaissent pas très bien ce type de document devront alors demander des explications.
Les contrats
Il existe plusieurs types de contrats qui peuvent servir d’exemples pour les commandes de documents, mais ils doivent être conformes aux exigences légales du pays où ils sont rédigés et signés.
Par ailleurs, même les petites commandes devraient faire l’objet d’une lettre d’entente. On devrait y retrouver ce qui suit :
- les modalités de l’entente;
- le produit désiré;
- les objectifs visés;
- les normes à respecter;
- les échéanciers;
- l’approche à adopter pour régler les disputes.
Certains fournisseurs voudront utiliser un type de contrat ou de lettre d’entente qu’ils utilisent avec d’autres clients alors que les formateurs pourraient avoir l’habitude de conclure des ententes verbales. Les deux possibilités sont à éviter, à moins que le fournisseur et les responsables du programme se fassent grandement confiance. De plus, les formateurs devraient préparer eux-mêmes l’entente ou réviser attentivement toute entente qui leur serait soumise.
Si la signature d’une entente en bonne et due forme ne se prête pas à la situation (comme lorsqu’on demande à un menuisier local de planter deux poteaux pour suspendre une bannière), il faudra quand même savoir comment on est parvenu à s’entendre sur le travail à réaliser et il faudra que le formateur ou l’équipe de formation puisse documenter la situation.
Le système de gestion
L’approche que les formateurs devraient adopter pour gérer les contrats et les commandes, qu’ils soient de grande ou de moindre envergure, qu’ils soient formels ou non, est présentée dans La gestion des contrats.
