Les pays disposant de systèmes postaux fiables ont une ressource inestimable pour communiquer de l’information. Les formateurs et les administrateurs électoraux qui sont capables de faire en sorte que leur courrier ne ressemble pas à de la publicité commerciale et non sollicitée (courrier indésirable), qui sont en mesure de lui donner un aspect relevé et d’en faire un document facile à lire réussiront à pénétrer directement dans le foyer de chaque citoyen. À l’inverse, dans les pays où le système postal n’est pas fiable, le publipostage ne constituera pas un choix réaliste.
Se préparer
Pour y parvenir, les formateurs doivent :
- avoir accès aux adresses de tous les citoyens, par le biais d’une liste appartenant à organisme public ou d’une liste électorale informatisée;
- allouer suffisamment d’argent pour la préparation du matériel et sa mise à la poste, à moins d’avoir une entente particulière avec les services postaux pour l’envoi gratuit du matériel ou à un coût excessivement réduit;
- mettre en place un système de préparation et de personnalisation du matériel qui doit être expédié.
Déterminer le contenu
Les campagnes par publipostage qui sont réussies peuvent comprendre un ensemble de documents qui seront utiles aux citoyens. Lorsque le matériel est personnalisé, le citoyen pourrait y accorder plus de valeur utile. Ceci dit, si des documents moins utiles lui étaient expédiés personnellement, il serait également davantage motivé à les lire.
Ainsi, les documents qui sont envoyés par la poste pourraient comprendre des renseignements sur l’inscription des électeurs et le vote, de l’information générale au sujet de l’élection et de la constitution, et des documents pour motiver les citoyens à participer au processus électoral.
Une trousse d’information faisant l’objet d’un publipostage devrait comprendre une lettre personnalisée avec papier à en-tête et les documents connexes dont il est question dans la lettre. L’envoi pourrait inclure plus d’un document. Si on ne peut joindre une lettre (ou une circulaire préparée sous forme de lettre), alors il sera préférable d’insérer une moins grande quantité de documents dans l’enveloppe pour éviter la confusion chez le destinataire.
Dans certains pays, la loi oblige l’organisme électoral à envoyer des « invitations » à voter ou des avis à propos du vote. En général, ces invitations comprennent le nom et le numéro d’identification des électeurs, ainsi que le numéro et le lieu du bureau de scrutin où il pourra aller voter. Les formateurs pourraient tirer profit de cet envoi régulier de courrier pour y inclure de courts messages sur la formation électorale.
L’exactitude des noms
Le nom et l’adresse du destinataire doivent être exacts. S’il est possible que cette information soit inexacte, l’envoi devrait prévoir un message d’excuses au destinataire et inviter celui-ci à communiquer ces faits. Ceci donnera l’occasion de vérifier l’exactitude de la liste électorale et de mesurer l’impact de la campagne par la poste; mais il faudra aussi un système pour consigner l’information une fois qu’on l’aura notée.
La livraison en mains propres
Certes, on pourrait livrer les documents en mains propres, mais il se peut alors que le destinataire apprécie moins la chose, surtout si l’envoi est adressé au chef de famille ou ne comporte aucune adresse. Par ailleurs, on pourrait accroître l’impact de l’envoi en insérant les documents dans une enveloppe identifiée aux couleurs de l’expéditeur et en l’intégrant au sein d’une vaste campagne promotionnelle; dans un tel cas, le destinataire pourrait avoir hâte de recevoir l’information.
Les coûts et l’impact
Une campagne par publipostage nécessite un appui solide sur le plan de l’infrastructure et son coût global peut être élevé. Ceci dit, le coût unitaire de chaque envoi pourrait être passablement peu élevé. Les documents ayant un format normalisé, on pourra centraliser la production et utiliser un personnel restreint aux compétences limitées. De même, si les gens accordent une valeur à l’information et qu’ils s’attendent à la recevoir, sa livraison des documents pourrait s’avérer fort efficace.
Lorsque l’on met sur pied une telle campagne, on prend pour hypothèse que l’envoi intéressera les gens en général et qu’il sera bien reçu. Dans les campagnes par publipostage à caractère privé, par exemple lorsque l’on vise à ce que les destinataires répondent en faisant un don ou un achat, le taux de réponse représente moins de 5 % du total des envois.
Ceci semble indiquer qu’une campagne qui repose sur le publipostage afin de motiver les gens ou pour promouvoir des activités ou des produits de formation devra pouvoir compter sur un très grand nombre de noms avant que les retombées ne soient importantes.
Les réponses au publipostage
Si on veut accroître le taux de réponse au publipostage, on adoptera une approche plus scientifique et on orientera l’information transmise de manière à tenir compte des meilleures études démographiques. Par ailleurs, lorsque les gens répondent, on est en mesure de déterminer la source de la réponse. Lorsque des ventes sont conclues ou lorsque des services particuliers sont demandés, on est en mesure de recenser les personnes qui désirent les produits ou les services et ajuster les envois subséquents de manière à mieux tenir compte des besoins que l’on estime qui pourraient être les leurs.
C’est pourquoi les campagnes par publipostage encouragent les gens à répondre. Parallèlement, on observe que les institutions financières sont de plus en plus nombreuses à utiliser la carte de crédit et d’autres cartes pour suivre l’évolution des habitudes de consommation des gens.
À ce jour, aucun programme de formation n’a eu recours à de telles méthodes. En revanche, le secteur privé l’a fait.
Obtenir les listes d’adresses
Les organisations qui participent aux programmes de formation pourraient décider d’ajouter le publipostage à leur programme. Mais outre la liste électorale, ils pourraient ne pas savoir comment obtenir des listes d’adresses d’importance.
Dans certains pays, ces listes sont en vente libre. Cependant, en raison de sa valeur sociale, un programme portant sur la démocratie pourrait obtenir ces listes à meilleur prix et même, avoir accès à des listes que l’on retrouve moins souvent sur le marché. Au nombre de celles-ci figurent les listes d’établissements du secteur des services, les listes des fidèles des églises, les listes d’adhésion syndicale, ainsi que les listes du bureau des véhicules automobiles et des permis de conduire.
Procéder à l’expédition lorsqu’il n’y a pas de service postal
Malgré la difficulté de livrer une trousse d’information aux gens, un programme de formation électorale pourrait décider tout de même d’aller de l’avant afin d’éliminer la complexité associée à l’organisation de rencontres en plein air, de surmonter les préjugés et les craintes des seuls employés attitrés à l’information sur la formation qui soient disponibles, ou pour éviter d’avoir à composer avec le manque de fiabilité des autres formes de communication ou la méfiance qu’elles peuvent susciter chez les gens.
Il est possible de préparer les documents et de les faire distribuer par l’entremise d’organisations centrales, de réseaux de la société civile, de ministères gouvernementaux ou encore, en retenant les services d’une personne pour qu’elle aille cueillir le matériel à un site de livraison et le distribue ensuite. Selon l’état des infrastructures d’un pays, ces systèmes pourraient s’avérer moins fiables que le service postal. Mais quel que soit le système de distribution, s’il n’est pas fiable, le programme de formation électorale ne rejoindra pas tout le monde, des trousses d’information seront perdues et le coût unitaire de chaque livraison augmentera.
