Peu importe qu’il s’agisse d’une évaluation formative ou sommative, dans les deux cas on y retrouvera des recommandations. Mais celles qui sont formulées à la conclusion d’un rapport sommatif font face à un double défi : dans un premier temps, elles doivent obtenir une approbation générale, puis leur mise en œuvre pourrait être reportée jusqu’au prochain programme.
La formulation et la communication des recommandations sont essentielles au succès d’une évaluation. Si les recommandations ne sont pas prises au sérieux et si elles n’ont pas d’incidence sur le travail à venir, en quelque sorte l’exercice aura été effectué en vain. Cela peut être le cas lorsque le mandat ne demande que de porter un jugement sur l’efficacité du programme car, aussi étonnant que cela puisse paraître, l’évaluation qui porte sur l’impact du programme n’est pas toujours aussi bien reçue. Souvent, le client voudra avant tout obtenir une reconnaissance de sa réussite. Ceci dit, il tiendra aussi à obtenir des recommandations pour la suite des choses.
Une évaluation pourrait permettre de découvrir plusieurs éléments d’intérêt. Mais encore là, la portée des recommandations ne pourra outrepasser le mandat défini au départ ou devra tenir compte des dispositions qui auront été modifiées en cours de route.
Mettre à l’essai les recommandations
Avant de soumettre leur rapport définitif, les évaluateurs devraient présenter les recommandations envisagées auprès d’un groupe représentatif de parties prenantes. Dans le cas de recommandations qui affecteront des programmes ultérieurs, les évaluateurs devraient entrer en contact avec les personnes qui seront en mesure de vérifier la validité et la faisabilité des recommandations.
Si une recommandation a une incidence sur le budget, le personnel ou l’organisme lui-même, il pourrait être nécessaire de faire ces vérifications avec l’aide d’un expert externe. Si cela n’est pas possible, la recommandation pourra intégrer des propositions sur des mesures à prendre avant que l’on procède à sa mise en œuvre.
Soumettre les recommandations
Les recommandations s’adressant à un organisme qui n’est pas en mesure de les mettre en œuvre sont peut-être intéressantes à lire, mais elles n’auront pas l’utilité voulue, soit constituer des propositions pour l’élaboration de politiques. D’autre part, si l’on ne peut connaître avec certitude les responsables d’une éventuelle mise en œuvre des recommandations au moment de préparer celles-ci, il faudrait tenter de remédier à cette situation à l’étape de vérification ou du rapport définitif.
Si nécessaire, une recommandation pourrait être formulée comme une proposition à deux volets. Ainsi, on pourrait recommander que l’organisme étudie la possibilité de mettre sur pied un comité permanent de l’évaluation.
Regrouper les recommandations
L’équipe d’évaluation devrait regrouper les recommandations de manière à ce qu’on puisse facilement les comprendre et les mettre en ordre de priorité.
Ainsi, il serait pertinent de circonscrire les recommandations qui sont faciles à mettre en œuvre et qui ne sont sujettes à aucune controverse. Pour les évaluateurs, l’avantage réside dans le fait qu’en acceptant ces recommandations, le récipiendaire vient cautionner le rapport d’évaluation sans qu’il lui en coûte.
Les recommandations qui sont essentielles devraient être séparées des autres. Ainsi, on pourrait regrouper d’un côté, celles qui auront une incidence de premier plan sur le programme faisant l’objet de l’évaluation, et de l’autre, celles que l’on pourrait mettre à l’essai éventuellement si les gens manifestent un intérêt à cet égard.
Déterminer la durée de vie des recommandations et du rapport
Le temps est un facteur primordial pour toute évaluation. Aussi, certaines recommandations devraient comprendre un calendrier de mise en œuvre, par exemple si elles touchent à des responsabilités entourant l’évaluation du programme préliminaire.
Cependant, le rapport au grand complet devrait avoir une durée de vie. Avec le temps, les recommandations qui ont été laissées de côté ou remises à l’avant-plan longtemps après le dépôt du rapport pourraient avoir perdu de leur pertinence. Ceci est particulièrement le cas des recommandations qui touchent à la dotation ou ont trait à des changements organisationnels.
Les évaluateurs devraient préciser une période de temps au-delà de laquelle l’efficacité des recommandations s’estompera, et suggérer une approche pour la tenue d’évaluations futures.
Planifier la mise en œuvre
Une fois leur travail terminé, les évaluateurs passent à autre chose et plusieurs de leurs écrits demeurent lettre morte. Si l’on parvient à renforcer la légitimité et la fiabilité du processus d’évaluation au fur et à mesure de son déroulement, ainsi que le sentiment de responsabilité des gens à son égard, il est plus probable que les recommandations se concrétiseront.
Par ailleurs, il se peut aussi que les gens procèdent à une mise en œuvre de façade pour ainsi dire sans vraiment tenir compte du contenu du rapport. Les évaluateurs devraient se préparer à cette possibilité.
Ceci étant, les évaluateurs devraient parfois étudier la possibilité de travailler avec le client pour définir les modalités du mandat, y compris le fait de planifier la mise en œuvre des recommandations et une participation de l’équipe d’évaluation dans ce travail d’application.
Les équipes d’évaluation qui intègrent des membres du personnel du client y réussiront peut-être mieux, tout comme celles qui se donnent du temps pour transmettre leurs conclusions et en discuter au préalable avec un groupe de parties prenantes.
