Dans toute organisation, on rigole souvent avec le fait que la secrétaire est plus importante que le patron. Si ce dernier se prend pour un dieu, la secrétaire est souvent celle qui dans les faits exerce le contrôle. Sans elle, il arriverait à peine à se pointer à l’extérieur, encore moins être un dieu. Cette petite anecdote, aussi amusante soit-elle, révèle une vérité profonde sur les personnes qui permettent que le travail soit bel et bien fait.
Plusieurs renseignements importants, qu’ils soient officiels ou non, documentés ou non, sont entre les mains des secrétaires, des commis ou des adjoints, qui sont aussi souvent les personnes chargées de préparer les horaires ainsi que de rédiger les rapports de réunions et ayant trait à des décisions. Malheureusement, dans le domaine de la formation, il est fort probable que ces personnes n’y soient plus quand on aura besoin de renseignements parce qu’elles auront quitté, tout comme leur patron ou les autres représentants de l’organisation, afin de s’occuper d’autres activités. Qui plus est, si l’organisme responsable de la formation a un caractère très temporaire, le départ d’une ou deux personnes importantes chargées de la gestion de l’information pourrait entraîner la perte des connaissances acquises.
Par conséquent, il faudra pouvoir disposer de documents bien consignés et que l’on pourra récupérer facilement afin de permettre aux nouveaux venus, ou à ceux qui reviennent au programme, de gagner rapidement et facilement en efficacité. Même lorsqu’un petit groupe de personnes demeure en place, il sera essentiel de posséder un manuel de logistique et sur les procédures de gestion afin de pouvoir communiquer rapidement aux nouveaux formateurs l’information nécessaire.
Un tel manuel devrait comprendre toute une série de renseignements et être structuré de façon à pouvoir être consulté facilement. À cet égard, des listes alphabétiques ou des onglets de section seront particulièrement utiles. Pour les documents informatiques, on pourrait les classer de manière à pouvoir les retrouver selon des mots clés. Peu importe la manière de concevoir ces outils, il faut toujours garder à l’esprit l’utilisateur et ses besoins.
Les fournisseurs de produits et de services
Quand on songe aux produits et aux services, il peut s’agir de choses très élémentaires comme les locaux que peuvent louer les agents d’immeubles, ou de choses beaucoup plus complexes comme des statistiques démographiques sur les auditeurs de stations de radio. Une liste de fournisseurs de produits et services pourrait comprendre ceux que l’on préfère retenir pour les services téléphoniques, les services juridiques, les locaux dans les établissements d’enseignement, et même l’adresse de restaurants-minute du coin et d’autres produits ou services d’usage quotidien.
De telles listes ne contiendront pas seulement les données de base, mais aussi le nom des personnes à contacter pour obtenir les services. On pourrait également y retrouver des notes sur la relation commerciale antérieure et sur des ententes ayant permis d’obtenir des produits spéciaux ou des services à moindre coût.
Ce sont des renseignements que l’on s’attend de retrouver facilement dans une grande organisation, où il y a plus de stabilité, ou que pourraient avoir recueillis l’organisme électoral. Cependant, il est étonnant de constater combien il est fréquent, même dans de telles organisations, que ces renseignements soient connus seulement de quelques personnes et sont disponibles tant et aussi longtemps que celles-ci demeurent sur place. Or, dans le cas des programmes de formation, on ne peut tenir pour acquis qu’une telle liste existe et ce problème concerne tout particulièrement les organisations non gouvernementales qui sont associées aux programmes.
Le réseau des organisations de la société civile
Il faut tenir des dossiers sur les organisations de la société civile qui ont soutenu le programme de formation. Dans ce cas, le recours à des dossiers informatisés est recommandé afin de pouvoir conserver et mettre à jour divers renseignements sur chacune des organisations. En particulier, les formateurs voudront conserver de l’information, y compris les coordonnées personnelles, ayant trait aux personnes qui ont participé à des coalitions ou des consortiums. Comme le personnel des organisations non gouvernementales va et vient, il pourra s’avérer nécessaire d’associer à cette démarche les personnes et l’ancienne organisation responsable du programme.
Les sources
Étant donné la dispersion probable du personnel et surtout des documents préparés pour les programmes de formation antérieurs, il faudrait mettre en place un mécanisme permettant de s’assurer qu’on puisse les retracer ainsi que la façon de s’y prendre pour y parvenir. De même, une liste pourrait regrouper des renseignements sur le droit d’auteur, des bibliothèques, des instituts de recherche et des chercheurs.
La méthodologie
Pour tout programme de formation, des procédures devront être mises sur pied afin de protéger les biens, d’assurer la responsabilité financière et des règles d’emploi équitables, de réduire les dépenses et d’améliorer le rendement du personnel. Ces procédures devront être documentées et mises à la disposition des travailleurs avant qu’ils ne fassent fausse route ou qu’ils n’aient à vivre les mêmes expériences qui ont mené à l’élaboration des procédures. Puisque plusieurs de ces procédures ont une incidence légale ou financière, elles devraient être rédigées d’une manière non équivoque. Conçues pour faciliter la vie des utilisateurs, elles devraient être simples et accessibles plutôt que compliquées et hors de portée des gens.
