Les organismes électoraux auront plusieurs raisons de vouloir établir et cultiver des relations avec les organisations actives dans le domaine de la formation électorale. Parmi celles-ci, soulignons l’accès aux ressources dont peuvent disposer les organisations de la société civile, l’élargissement de la portée du programme officiel de formation électorale, et le fait de nourrir une atmosphère démocratique pour le déroulement des élections.
De leur côté, quelle que soit l’approche qu’ils peuvent préconiser, les formateurs qui mènent des programmes de formation électorale mais qui ne travaillent pas sous la direction d’un organisme électoral, devront tout de même créer des liens avec l’organisme électoral.
Les approches en matière de formation électorale
En premier lieu, il se peut que les activités d’une organisation découlent d’un engagement contractuel avec l’organisme électoral, où celui-ci paie l’organisation en contrepartie de ses services. En deuxième lieu, l’organisme électoral pourrait conclure une entente en vertu de laquelle on reconnaîtrait ou on inscrirait l’organisation afin qu’elle soit responsable de mener, à ses frais, la totalité ou une partie d’un programme qui aurait été approuvé. Enfin, une organisation pourrait mener un programme indépendant qui pourrait être ou ne pas être reconnu par l’organisme électoral.
Chacun de ces aménagements nécessite des liens réguliers avec l’organisme électoral. Il est possible que ce dernier établisse les modalités de cette relation; mais il se peut aussi que l’organisation doive faire des propositions et offrir ses services aux fins d’entretenir la relation, notamment si les capacités de l’organisme électoral en matière de programme de formation sont déficientes.
Le but de la relation
Tout d’abord, il faut créer des liens en vue de pouvoir échanger de l’information qui influera sur la conception et l’exécution du programme, et sur l’évolution de l’élection. Si le programme est mené de manière totalement indépendante, il se peut que liens se limitent à cela. Mais les liens peuvent servir aussi à préciser les rôles, à évaluer l’efficacité, et à accéder aux responsables et aux renseignements nécessaires pour la réussite d’un programme dont on aura convenu.
Cela est particulièrement important si l’organisation dispose de son propre financement, mais cherche à travailler au nom d’un organisme électoral ou à appuyer celui-ci. S’il existe une obligation contractuelle, celle-ci précisera probablement les exigences en matière de productions de rapports et de reddition de comptes, la responsabilité au chapitre des produits, l’utilisation des logos officiels et autre matériel, le partage des coûts et l’utilisation des ressources, et ainsi de suite; si les relations tiennent davantage du bénévolat, la nature des relations ne sera pas aussi précise. Et pourtant, les mêmes questions surgiront et il faudra un mécanisme simple pour en discuter sur une base régulière.
L’absence d’un mécanisme de liaison
En l’absence d’un mécanisme de liaison, les réunions ne seront convoquées que si les choses vont mal et – tout le monde le sait –inévitablement, ces réunions se tiendront dans un climat de tension et auront un caractère officiel. On aura mal communiqué l’information, les organisations ne partageant pas de nombreux commentaires au sujet de l’élection, et les organismes électoraux n’offrant pas l’information nécessaire pour mener un programme de formation électorale avec des renseignements exacts.
Les mécanismes pouvant servir pour les relations
Tout mécanisme de liaison doit reposer sur la régularité et la continuité, et la meilleure façon d’y parvenir sera de déterminer, tôt dans le processus, un petit groupe de personnes au sein de l’organisation et de l’organisme électoral qui sera chargé de ces liens. En déterminant un groupe plutôt qu’une personne, il sera possible d’éviter certains pièges propres aux liens et aux communications entre deux personnes; ceux-ci pourraient comprendre la rupture possible des communications en raison de la maladie ou de l’absence d’une personne, le fait de quitter l’organisation ou des conflits de nature interpersonnelle. Par ailleurs, il est arrivé aussi que des personnes dirigeant le processus de liaison aient tellement impressionné l’organisme électoral ou l’organisation qu’on a convaincu ces gens de changer d’employeur ou elles ont décidé elles-mêmes de le faire. Si cela peut permettre d’améliorer les relations au fil du temps, cela peut entraîner aussi un disfonctionnement et des retards car il faudra trouver de nouvelles personnes pour occuper ces fonctions.
Dès qu’un groupe de personnes est chargé des relations, il mettra sur pied différents mécanismes, tels que des réunions conjointes régulières, des séances de compte rendu, la participation à des réunions des instances dirigeantes des deux organisations ainsi que des conférences et des retraites occasionnelles.
Inévitablement, ces réunions comporteront deux ordres du jour pour ainsi dire, et ceux en charge de la liaison ne relevant pas de l’organisme électoral devront s’assurer qu’ils continuent toujours d’en être ainsi, soit que les items à l’ordre du jour comprennent ceux des deux instances. De même, si l’une ou l’autre partie estime que les réunions ne mènent à rien ou qu’elle n’y trouve aucun avantage, un sentiment de désillusion risque de s’installer et on préférera utiliser son temps à d’autres fins.
L’organisation qui n’est pas l’organisme électoral est probablement celle qui aura le plus besoin d’obtenir des renseignements et de connaître le nom des personnes-ressources afin de pouvoir faire correctement son travail. C’est elle aussi qui aura probablement le plus de questions à poser et qui aura le plus de demandes à présenter et d’avis à donner. Quant à l’organisme électoral, il pourrait avoir tendance à prendre ces réunions pour de l’acquis et y déléguer des employés de niveau inférieur.
Ceci peut sembler tout à fait logique du point de vue de l’organisme électoral, mais cela ne sera pas le cas pour ceux qui offrent un service. En conséquence, il pourrait être nécessaire de tenir des réunions régulières avec des personnes de différents niveaux – les réunions les plus nombreuses pouvant être celles portant sur la procédure et les moins fréquentes portant sur l’examen de questions plus politiques.
De même, il pourrait être possible d’établir d’autres formes de communication, par exemple la distribution des procès-verbaux, des documents d’information et des listes de personnes-ressources vers lesquelles on pourrait se tourner pour des dossiers précis.
La liste des personnes-ressources
Une liste des personnes-ressources est un outil de liaison très utile, surtout si elle est exacte et comprend quelques renseignements sur les domaines de compétence de chaque personne. Sa valeur sera d’autant plus grande si elle est conçue spécifiquement pour le travail de liaison, plutôt qu’une liste générale qui se trouverait à être disponible ou une liste de distribution des différents comités. Si une liste de personnes-ressources est fournie, les deux instances devront informer les gens dont le nom y apparaît que telle ou telle personne pourrait les contacter pour obtenir une information donnée. Il arrive parfois que des listes comprennent le nom de personnes dont on estime qu’elles seront utiles; or, les organisations communiquent ensuite avec ces gens, qui affirment ne pas les connaître ou hésitent à donner l’information sans d’abord se référer à une personne de plus haut rang – un phénomène qui entraîne la centralisation des demandes. C’est exactement ce qu’une liste de personnes-ressources cherche à éviter.
Les activités de liaison ne devraient pas être trop compliquées. Souvent, des conversations de couloir pour ainsi dire pourraient suffire à maintenir des échanges réguliers. Mais des relations qui reposeraient entièrement sur ce type de contacts pourraient éloigner les deux instances alors qu’elles doivent collaborer étroitement. La planification de réunions permettra d’éviter que ceci se produise.
Le jour du scrutin
Souvent, le travail de liaison perd grandement de son importance le jour du scrutin ou lors des derniers jours avant les élections. À ce moment, l’organisme électoral se concentre sur le travail à faire et les programmes de formation électorale sont terminés. Toutefois, les organisations qui ont participé à la formation électorale ont tissé des liens avec les électeurs, des liens qui continuent d’exister et qui peuvent même être plus forts que jamais. En conséquence, il arrive que ces organisations finissent par s’occuper des plaintes, des observations, des demandes d’aide et ainsi de suite. Dans certains cas, les électeurs auront de la difficulté à distinguer l’organisation et l’organisme électoral. De même, il pourrait leur être difficile de rejoindre l’organisme électoral à la dernière minute, une tâche qui pourrait s’avérer beaucoup plus facile pour le formateur; c’est pourquoi les organisations œuvrant en formation sont considérées comme des relais pour véhiculer les réactions des citoyens vis-à-vis des élections.
Parfois, il suffira simplement d’écouter la plainte, sans plus. Mais à d’autres moments, l’information transmise pourrait s’avérer cruciale. En conséquence, il faudrait qu’il puisse y avoir moyen de téléphoner à l’organisme électoral, et une façon pour ce dernier de faire appel aux gens pour que ceux-ci lui communiquent des renseignements. La meilleure façon de faire pourrait être d’utiliser un formateur qui comprend ce processus, et qui ne participe pas à d’autres questions opérationnelles, et de l’installer dans le centre de contrôle de l’organisme électoral où il pourra recevoir les appels des organisations externes qui travaillent en formation. De même, l’organisme électoral pourrait fournir à ces organisations des listes de personnes-ressources concernant l’ensemble des services qu’il dispense, tels que la sécurité, la logistique, les groupes de travail, les surveillants, etc.
