Plus un programme formation est décentralisé et plus il compte sur la production centralisée de dépliants, d’affiches et de publications, plus le problème d’entreposage et de distribution sera compliqué, surtout pour les programmes relatifs aux élections.
Les formateurs devront trouver des façons de réduire les coûts et les problèmes associés à l’entreposage et à la distribution. Et ce travail devrait être fait à l’étape de la planification en examinant les choix qui auront été faits sur le plan du programme et des stratégies.
Les programmes qui s’appuient sur les médias
Les programmes conçus autour d’un ensemble centralisé de messages, qui utilisent principalement des médias nationaux, auront pour effet de réduire les problèmes de distribution et d’entreposage.
L’équilibre entre la complexité et l’impact
Les formateurs devront trouver un équilibre d’une part, entre la valeur de leur engagement personnel, les rencontres en personne et la distribution du matériel sur une base individuelle, et d’autre part, les coûts ainsi que les problèmes inhérents à l’entreposage et la distribution du matériel.
Certaines méthodes permettent d’atténuer ces difficultés, Entre autres, on retrouve :
- respecter un calendrier de production très serré qui permet aux documents d’être distribués dès leur production, sans avoir à être entreposés;
- établir un système de production centralisé, auquel contribuera plus d’un producteur, et situé près d’un point de distribution;
- favoriser la production locale des documents selon les spécifications et les messages convenus;
- utiliser, pour la formation, des documents qui ont été prépares pour d’autres aspects du processus électoral.
Les coûts
Les formateurs qui doivent distribuer du matériel devront s’appuyer sur un vaste réseau de formation et d’organismes participants, ou ils devront signer des ententes avec ceux qui se spécialisent dans la distribution. Dans les contextes de transition où il ne peut y avoir aucune véritable distribution à l’échelle du pays et où l’infrastructure de transport est de piètre qualité, les formateurs devront relever plus de défis en mettant en place un plan de distribution efficace et rentable. La géographie et le climat du pays peuvent aussi entrer en jeu. Dans les pays montagneux comptant des régions éloignées et des conditions climatiques qui peuvent rendre les routes infranchissables lors de certaines périodes de l’année, les formateurs pourraient devoir utiliser le fret aérien ou le système ferroviaire plutôt que des camions. Le fret aérien est la méthode la plus dispendieuse pour le transport des documents. Enfin, règle générale, plus la période est courte et plus l’activité est complexe, plus le coût sera élevé.
L’espace
Si le matériel doit être entreposé et qu’ensuite, il doit être déplacé, selon des quantités variables, à des endroits différents, les formateurs devront alors évaluer exactement combien d’espace est requis, par exemple pour entreposer 1 million de dépliants à trois plis, et quelle est la grandeur et quel est le nombre de camions ou de conteneurs de transport qui seront nécessaires pour les amener à destination. Les formateurs devraient consulter à la fois les imprimeurs et la société de distribution sur ces questions. Si, par exemple, on a recours à un groupe ponctuel de distributeurs issus d’organisations de la société civile, il sera d’autant plus important de recueillir les avis des experts sur la quantité d’espace requis.
Le temps requis
Une erreur que font les formateurs débutants est de ne pas accorder suffisamment de temps pour la distribution. Les gens ont tendance à mettre l’accent sur les étapes de production et sur le projet. Pourtant, si les documents n’arrivent pas à temps pour une activité donnée ou aux participants afin qu’ils reçoivent et réfléchissent sur l’information que ceux-ci comportent, alors tout ce qui aura été entrepris n’aura servi à rien. Les formateurs doivent prévoir du temps dans leur plan de travail pour la livraison et la distribution. La quantité de temps nécessaire à la distribution sera tributaire des défis associés à la destination finale où devra aboutir le matériel, le nombre de documents à distribuer et le nombre de personnes qui participeront au processus de distribution.
Une distribution axée sur l’avenir
Ceux qui livrent du matériel à des centres de distribution locaux ou régionaux doivent s’assurer que les documents seront distribués aux utilisateurs et que le matériel est attendu et qu’il sera bel et bien distribué. Il existe de nombreux exemples de documents, en particulier ceux qui ne sont pas indispensables à la réussite de la gestion électorale, qui croupissent dans un lieu d’entreposage parce que la personne qui les attendait n’a pas été alertée sur le fait que ce matériel était arrivé. Il pourrait également être utile d’inclure des instructions relatives à la distribution sur le matériel d’emballage des documents afin que les gens recrutés pour les distribuer ou les laisser à des établissements locaux soient au fait du travail à réaliser, y compris les restrictions. Par exemple, il pourrait être inapproprié d’accrocher des affiches officielles sur la formation électorale au siège social d’un parti politique. De même, la réglementation locale pourrait limiter l’accrochage d’affiches sur certains emplacements historiques ou culturels. Les distributeurs auront besoin d’être mis au courant de ces éléments afin d’éviter des amendes éventuelles, des disputes avec les responsables locaux ou même des plaintes de citoyens.
Les considérations relatives au poids
L’entreposage comporte toujours un coût élevé. Les programmes nationaux qui se fondent sur de grandes quantités de papier, particulièrement pour les affiches présentées les une à la suite des autres et pour les dépliants de campagne, devraient comprendre l’importance du poids et la difficulté et les coûts associés au fait de les déplacer d’un endroit à un autre.
