إن الموظفين، سواء كانوا متطوعين، أو عمال بعقود، أو موظفين بدوام كامل، في حاجة لأن يكون لديهم بيانات واضحة عن الغرض من العمل، ومعايير الأداء، وحل النزاعات واستراتيجيات التقييم وإجراءاته. ويحتاج الموظفون إلى معرفة كيفية التواؤم مع فريق العمل.
إن الحفاظ على التوزان بين احتياجات البرنامج واحتياجات الموظفين، ولاسيما المتطوعين، يتطلب أسلوب إدارة يشجع على العمل الجماعي بروح الفريق والاستقلال الشخصي، مع الإبقاء على أهداف البرنامج في الصدارة. وفيما يلي بعض الاقتراحات لضمان العمل بروح الفريق وإدارة المتطوعين.
تعمل برامج توعية الناخبين والتوعية المدنية على تشجيع التطوع. كما أن لديها موظفين متخصصين، قد يجد البرنامج من بينهم مجموعة من المقاولين، أو الاستشاريين، أو الموظفين المعارين، أو المتدربين والباحثين.
وقد يصعب إدارة هذه المجموعة المتنوعة من الأشخاص، ولاسيما إذا كان يديرها مجموعة من اختصاصيي التوعية الذين يتولون كمسئوولية رئيسية تنفيذ البرنامج واستغلال ما لديهم من خبرة متخصصة.
إن فرق العمل المسؤولة عن عنصر من عناصر البرنامج يتألف من مجموعة من التعريفات الوظيفية والمهارات الشخصية، تُمكِّن البرنامج من تلبية مجموعة متنوعة من الاحتياجات الشخصية لأغراض الأهمية، أو التعلم، أو الوفاء بمتطلبات الوظيفة. وقد يؤدي الفصل بين الأشخاص لمنع الاتصال بين المتخصصين والمتطوعين إلى خلق انقسامات. ومن الضروري وجود موظفي إشراف إضافيين لمتابعة المتطوعين والموظفين العاملين بعقود طويلة الأجل وإدارة عملهم.
العمل الجماعي
ينبغي أن يتسم أعضاء فرق العمل بالوضوح فيما يتعلق بأهداف البرنامج (انظر تنمية قدرات فريق العمل)، حتى يتمكن الموظفون، بعد ذلك، من إضافة خبراتهم وحماسهم إلى هذا المزيج.
يحتاج المتطوعون، سواء كانوا يعملون أو لا يعملون في فريق، إلى اتفاقات رسمية صريحة عن ما يتوقعه البرنامج منهم وما يحتمل أن يتلقوه من البرنامج. وينبغي أن تغطي هذه الاتفاقات ما يلي:
المتطوعون
· حجم العمل ومقدار الوقت المتوقع
· أيام الأسبوع المحددة التي سيحضر فيها المتطوع
· توقع أي أجر من عدمه
- مجموعة من معايير الأداء التي يلتزم بها
إضافة إلى ذلك، ينبغي تقديم بيان صريح حول ما إذا كان يمكن إنهاء العقد، حتى وإن لم يكن عقدًا نظير أجر.
وقد يكون للمتطوعين رأي حول ما يمكنهم عمله أو ماينبغي عليهم عمله، ويعمد الاتفاق الصريح إلى ضمان الاعتراف بمكانهم في البرنامج دون الإنقاص من قدرهم (يُعامل بعض المتطوعون وكأنهم عمال سخرة) أو المبالغة فيه (يطلب بعض المتطوعين نوعًا من الرعاية والاهتمام قد لا يطلبه حتى كبار المسؤولين). وعلى أية حال، فمن الأهمية بمكان، الحفاظ على حماسة المتطوعين.
