Que le personnel soit composé de bénévoles, de contractuels ou d’employés à plein temps, ils doivent connaître, de manière précise, leurs tâches, leurs objectifs, les normes de rendement, le processus de résolution des conflits ainsi que les procédures et les stratégies d’évaluation. De plus, ils doivent savoir quelle est leur place au sein de l’équipe.
L’atteinte d’un équilibre entre les besoins du programme et ceux des employés, surtout les bénévoles, exige un style de gestion qui encourage le travail d’équipe et l’autonomie personnelle tout en maintenant la priorité sur les objectifs du programme. Voici quelques suggestions visant le travail d’équipe et la gestion des bénévoles.
Les programmes d’éducation à la citoyenneté et de formation électorale devraient chercher à miser sur le bénévolat, ce qui ne les empêchera pas pour autant de compter sur des spécialistes, y compris des contractuels, des consultants, du personnel en détachement, des stagiaires et des chercheurs.
La gestion d’un groupe aussi divers pourrait s’avérer ardue, surtout si elle est à la charge de formateurs dont la principale responsabilité est la prestation du programme et qui sont plutôt habitués à mettre de l’avant leur expertise.
Lorsque les équipes regroupent des employés aux compétences et aux descriptions de tâches diverses, il se peut fort que le programme de formation satisfasse alors aux besoins des gens, qui pourraient avoir le sentiment d’apprendre des choses, de trouver un sens à leur travail et de se réaliser sur le plan professionnel. D’autre part, faire preuve de discrimination à l’endroit des bénévoles et des spécialistes pourrait créer des divisions. Enfin, il sera essentiel d’avoir suffisamment de personnel pour superviser et gérer les bénévoles et les employés à long terme.
Le travail d’équipe
Les membres des équipes de formation doivent bien comprendre les objectifs du programme (voir La constitution d’une équipe). Ensuite, ils pourront y ajouter leur expérience et leur enthousiasme.
Les bénévoles
Il est important qu'il existe une convention formelle et explicite avec les bénévoles, qu’ils travaillent ou non au sein de l’équipe en charge de l'éducation électorale. Une telle convention devrait préciser leurs droits et résponsabilités et comprendre les éléments suivants:
- le temps de travail que les bénévoles sont engagés à consacrer;
- les jours de la semaine où ils devront être présents;
- la rémunération prévue, le cas échéant;
- les normes de rendement.
De plus, la convention de bénévolat devrait comprendre une clause explicite sur la possibilité et les modalités de résiliation, même s’il s'agit d'une activité non rémunérée.
Il se peut que les bénévoles aient une opinion concernant ce qu’ils pourraient ou devraient faire. La convention de bénévolat vise à garantir que le rôle des bénévoles dans l’équipe soit reconnu, sans être ni sous-estimé ni surestimé (certains bénévoles sont parfois traités comme des esclaves alors que d’autres croient pouvoir être traités mieux que même les gestionnaires eux-mêmes). De toute façon, il faudrait s’assurer que les bénévoles soient bien motivés.
