Si
los educadores han conducido las evaluaciones del programa necesarias y han
desempeñado sus propias actividades de información, obtendrán un conjunto de
reportes y documentos sustanciales con las recomendaciones pertinentes. (Ver Preparación de reportes).
Aún
cuando éstos han sido preparados de acuerdo con los mejores estándares
posibles, contendrán mucha información que no tendrá ninguna utilidad en los
siguientes programas, que por necesidad empiezan a partir de una base distinta
a la que ha sido evaluada. Adicionalmente, aquellos reunidos para establecer el
siguiente programa —inmediatamente después del programa anterior o unos años
después— pueden no tener tiempo para leer toda la documentación. Un documento,
corto y conciso, listando todas las lecciones aprendidas puede ser preparado en
muy corto tiempo. Esta pequeña guía puede ser la primera orientación para todos
los futuros equipos educativos.
¿Cómo hacerlo?
Por
ende, será muy útil conducir un ejercicio de clausura después de la
presentación de cualquier reporte al cual asista un gran número de
participantes del programa. Este incluirá al equipo de educadores,
representantes de la autoridad electoral, y posibles representantes o miembros
de organizaciones de interés público que representen los intereses de la
ciudadanía en su totalidad. Dicho ejercicio incluirá presentaciones de varios
reportes, si hay más de uno, y contemplará varias recomendaciones hechas para
desarrollar un documento mucho más corto que liste un conjunto de afirmaciones
que puedan ser utilizadas por los planeadores de los programas educativos
futuros.
Dicha
lista debe consistir de afirmaciones agrupadas bajo el lema de "lecciones
aprendidas" o "principios para ser adoptados en los programas
futuros". Las afirmaciones serán una combinación de las distintas
recomendaciones válidas para un programa educativo, que serán agrupadas y
categorizadas bajo una serie de distintos temas tales como: planeación, administración
e instrumentación.
Dos ventajas clave
- Autoría de las lecciones aprendidas. Los futuros programas deben partir
de la creencia en que existe una aceptación general de los cambios y las
innovaciones, o de cualquier alteración en las funciones y las responsabilidades
de las oficinas y las organizaciones específicas. Dicha confianza es
esencial si los programas han de ser desarrollados rápidamente, y se
construye a partir del desarrollo del conjunto de declaraciones sobre el
aprendizaje y del hecho de que han sido creadas por un grupo de gente y no
sólo por un educador o por un evaluador.
- Enunciados sobre planeación resumidos
y comprensibles. Tal
escrito es un inevitable resumen de una serie de recomendaciones. Es en
esa calidad que los grupos de educadores que preparan futuros programas
pueden consultarlo. Puede hacer las veces de información básica para
quienes desarrollen encuestas, establezcan grupos de enfoque o hagan
investigación de campo, y puede ser enviado a los productores de
materiales por fax o correo electrónico, cosa que no sería posible con un
reporte completo. De hecho, si se prepara con cuidado y está
apropiadamente documentado, a diferencia de las recomendaciones que suelen
desprenderse de los reportes, es mucho más probable que sea instrumentado.
Conservación de la documentación
Sin
embargo, todo esto puede perderse si no se guarda la documentación. En general,
parece ser más fácil guardar libros en vez de un pequeño documento de un par de
páginas de papel. Es muy posible que la
declaración de "mejores prácticas y lecciones aprendidas" se transforme en un
libro (oscureciendo su verdadero propósito) o de que sea dejado de lado para
favor los reportes más voluminosos de los cuales fueron extraídos.
La
mejor manera de asegurar su conservación es incluirlo como un prefacio o
resumen ejecutivo en los reportes de proyecto; o si esto no es posible, que se
haga referencia a éste y que se incluya como un apéndice. En algunos casos, una
colección de todos los reportes pueden archivarse como un solo documento
empastado o en una caja de archivo, y luego ese documento reducido puede ser
incluido, preferiblemente, como el primero dentro del conjunto de documentos.
