Si les formateurs ont effectué les évaluations nécessaires au terme des programmes et organisé les rencontres pour faire part de l’information obtenue, ils se retrouveront alors avec une série de rapports et de documents fourmillant de recommandations (voir La rédaction des rapports).
Or, même si ces derniers auront été préparés conformément aux meilleures normes, ils contiendront plusieurs renseignements qui ne seront d’aucune utilité à des programmes dont le point de départ sera différent du programme qui aura été évalué. De plus, les personnes qui se réuniront aux fins de mettre sur pied un nouveau cycle du programme, que ce soit tout de suite après le plus récent exercice ou plusieurs années plus tard, n’auront peut-être pas le temps de lire toute la documentation. Dès lors, il serait fort utile de préparer un court document qui expose les pratiques exemplaires et les leçons apprises, lequel pourrait être le point de départ pour des équipes de formation subséquentes.
La méthodologie
Il serait donc utile, après la présentation des rapports, d’effectuer un exercice de clôture en présence de plusieurs des principaux participants du programme, y compris des représentants de l’équipe de formation, de l’organisme électoral et possiblement d’organisations d’intérêt public qui pourraient représenter les citoyens. On pourrait y présenter divers rapports et étudier les recommandations pour en arriver à des documents plus concis qui contiendraient une liste d’énoncés à l’intention des planificateurs éventuels.
Une telle liste contiendrait des énoncés sur les pratiques exemplaires et les leçons apprises ou les principes à adopter pour un programme subséquent. Les énoncés verraient à combiner ou classer les recommandations applicables à un programme de formation, et pourraient être regroupés par sujets comme la planification, la gestion et la mise en œuvre.
Deux grands avantages
- Les pratiques exemplaires, les leçons apprises et agir de manière responsable. Les programmes ultérieurs voudront amorcer leurs travaux avec l’assurance que tous acceptent les changements et les innovations ou les modifications apportées aux responsabilités de l’un et de l’autre. Ce sentiment de confiance, essentiel pour que le programme puisse démarrer rapidement, pourra être obtenu au moyen d’un énoncé des connaissances acquises et par le fait qu’il aura été préparé par un groupe de personnes, et non pas seulement un évaluateur ou un formateur.
- Des énoncés de planification courts et accessibles. À l’évidence, un tel document se veut un résumé de plusieurs recommandations et mettra en confiance l’équipe de formation préparant un nouveau programme. De même, il pourrait servir de base pour les séances d’information destinées aux gens qui préparent des sondages, forment des groupes de discussion ou font de la recherche sur le terrain; son contenu pourrait aussi être expédié par télécopieur à des fournisseurs d’outils de formation, ce qui serait impossible avec un rapport complet. De fait, s’il est rédigé avec soin et documenté avec précision, il est davantage probable que son contenu sera appliqué que ne le serait la longue série de recommandations que les rapports contiennent souvent.
Conserver la documentation
Cependant, tout ceci sera inutile si la documentation n’est pas sauvegardée. En général, il semble plus facile de conserver un livre qu’un petit document de quelques pages. Il est donc fort possible que l’énoncé des pratiques exemplaires et des leçons apprises soit converti en un volume, ce qui est contraire à son objectif, ou qu’il cédera sa place à des rapports plus volumineux qu’il cherche à résumer.
La meilleure façon d’en assurer la survie est de le joindre, à titre de préface ou de sommaire, aux rapports de projets ou, si ceci n’est pas possible, d’en faire en annexe. Dans certains cas, on pourrait vouloir regrouper tous les rapports dans un seul document ou une seule boîte, et l’énoncé pourrait en constituer le premier volet.
