La plupart des formateurs ont l’habitude d’ouvrir et de garder des dossiers sur les participants. Ils font de même pour le contenu des activités et des documents de formation, et parfois, pour les dossiers d’évaluation du rendement du personnel. Les dossiers d’un programme d’éducation à la citoyenneté et de formation électorale doivent permettre aux planificateurs d’épargner du temps et des efforts quand ils sont appelés à créer un nouveau programme et les aider à comprendre le contexte du programme précédent. Ceci facilitera les ajustements et les adaptations nécessaires.
L’organisation ou le personnel responsable
Si un organisme électoral est en place ou si un organisme public est responsable de l’éducation à la citoyenneté ou de la formation électorale et de la tenue des dossiers, il sera alors assez facile de déterminer les gens responsables. Mais bien souvent, ce ne sera pas toujours aussi évident. Plusieurs programmes s’appuient sur la participation de diverses organisations nationales et internationales, et chacune pourrait insister pour tenir ses propres dossiers; qui plus est, il pourrait n’y avoir aucune entente préalable relative au partage de l’information. De même, lorsque les ressources sont partagées, on n’obtiendra que des données partielles. Enfin, si une organisation chargée d’une tâche particulière, p. ex. la mise en œuvre ou l’évaluation du projet, s’occupait aussi de la tenue des dossiers connexes, il pourrait s’avérer que ceux-ci auront été remisés sans qu’on ne sache trop où ou encore qu’ils aient été remis à une organisation qui en ignorerait l’existence même.
Les méthodes pour conserver l’information
Peu importe la méthode choisie, le but principal de la conservation de l’information est de s’assurer qu’on puisse y accéder au besoin. Les moyens pour conserver l’information pourront varier selon le type de renseignements, mais le choix de l’approche devra tenir compte des besoins des utilisateurs éventuels.
- Les fiches. Les fiches classées alphabétiquement dans des tiroirs ou autres outils du genre, tel un Rolodex, constituent une excellente façon de conserver des données personnelles. Plusieurs professionnels les utilisent pour l’information sur leurs clients car elles sont faciles à utiliser et à mettre à jour, et prennent peu d’espace. Par contre, on ne peut y inscrire beaucoup d’information, encore moins le contenu de documents. Par ailleurs, elles sont souvent utilisées conjointement avec des étagères ou des classeurs et servent alors de répertoire ou de document-sommaire pour un système de dossiers plus important.
- Les systèmes de classement. Un système simple et facile d’accès doit être mis sur pied pour le classement des documents. La personne chargée d’élaborer ce système devra comprendre que son but principal est la récupération des documents, et s’assurer aussi que l’on puisse classer l’information par ordre d’importance. D’autre part, il faudra toujours faire des compromis entre la conservation des documents et l’espace disponible; et puisque parfois il faudra se départir de certains documents, des processus devront être mis en place à cette fin. Les systèmes de classement peuvent prendre la forme de boîtes, de classeurs, de microfiches et, naturellement, d’ordinateurs. Il faudra s’assurer que le système choisi ne causera pas de dommages aux documents au fil du temps et qu’on aura pris de soin de procéder aux sauvegardes nécessaires afin d’éviter de perdre des données.
- Les répertoires de contacts et d’adresses. À la fin d’un programme de formation, la documentation et les ressources peuvent se retrouver éparpillées. L’outil idéal est un cahier où les données, inscrites en ordre alphabétique, indiqueront où trouver le matériel, les documents et les personnes (par exemple les hôtels pourraient paraître sous la rubrique « Hébergement » ou les services téléphoniques sous la rubrique « Communications »). L’objectif est de conserver en un seul endroit tous les renseignements qui permettront au programme de retrouver les fournisseurs, les ressources et les bénévoles auxquels on a déjà fait appel et qui connaissent le programme.
- Les archives et les étagères. Certains outils d’information devront être conservés dans une bibliothèque, et si une bibliothèque centrale existe, on devrait en profiter. Mais si tel n’est pas le cas ou si les ressources sont dispersées, il faudra un système centralisé de catalogage qui permette de retrouver lesdits outils. Un système d’étagères est particulièrement utile pour conserver des rapports et des publications, mais elles peuvent servir aussi à d’autres fins. Par exemple, le Centre de ressources électorales F. Clifton White de la Fondation internationale pour les systèmes électoraux utilise une série d’armoires et de mécanismes pour entreposer du matériel audio et vidéo, des documents électoraux et portant sur des études de cas, ainsi que des échantillons, auxquels il est ensuite possible d’accéder.
- L’informatisation. Avant de procéder à l’informatisation d’un système de classement, il faudra se doter d’une stratégie d’entreposage, d’indexation et de récupération des données. Le système informatisé le plus élémentaire pourrait remplacer le système de fiches. Si on a la capacité de numériser les documents, on pourra conserver des images; si on peut enregistrer du matériel, on pourra conserver des extraits sonores; et si on peut faire les deux, on pourra conserver des films. Avec ces différents moyens, on pourra établir un lien entre une personne-ressource, une photo, un discours ou un curriculum vitae. Ceci dit, comme tout autre système, l’ordinateur n’aura que la valeur des données qui s’y trouvent.
Tous les systèmes doivent disposer de lignes directrices qui soient limpides :
- Qui sera responsable de la collecte et de l’enregistrement du matériel?
- Quel format devra-t-on utiliser pour la tenue des dossiers?
- Que devra-t-on conserver?
- Où seront conservés les dossiers?
- Qui pourra avoir accès aux dossiers?
- Qui sera en charge de la tenue des dossiers?
