Il importe de déterminer le travail à réaliser ainsi que les liens entre les différentes fonctions et les objectifs du programme de formation avant de pouvoir procéder au recrutement du personnel. Ceci dit, certaines organisations en croissance ou qui ont été mises sur pied rapidement fonctionnent avec un organigramme établi où les titres de poste sont déjà définis.
Or, une telle façon de faire pourrait empêcher la formation d’une équipe interdépendante. Souvent, les titres de l’un et de l’autre entraînent d’interminables négociations. Et puisque le titre d’un poste ne précise pas pour autant les tâches à accomplir, on aura alors tendance à déterminer le travail des gens en fonction de leurs compétences. En conséquence, il y a de fortes chances que le programme s’arrimera alors aux aspirations du personnel plutôt qu’à ses objectifs.
Un exemple de définition de tâches se trouve dans Description de tâches/Profil des employés – Nouvelle-Zélande. Ci-dessous se trouve un résumé de ses principaux éléments.
La responsabilité
Le titre de la personne qui dirige un employé devrait être précisé. Si un employé doit se rapporter à une plus d’une personne ou à plusieurs comités, cette information devrait aussi être consignée.
Aussi, on aura beau se doter d’une description de tâches, c’est la chaîne de responsabilité qui permettra principalement d’établir les indicateurs de rendement, les attentes de l’organisation et le travail à faire.
L’objectif principal
Un court énoncé devrait préciser le but visé par la création d’un poste, mais l’objectif principal sera de préciser ses grands éléments. À cet égard, les renseignements qui suivent offrent des pistes de travail.
Les résultats
Afin d’atteindre ses principaux objectifs, une personne devra obtenir certains résultats, par exemple sur le plan de la gestion du personnel, du contrôle financier, du renforcement de l’esprit d’équipe, de l’achat de documents, de l’élaboration de sessions de formation et des relations avec le public. Ces critères sont à la base d’une définition de tâches, laquelle devra porter sur les résultats à atteindre et non pas uniquement sur le travail à faire.
L’élaboration d’un cadre des résultats pourrait permettre de détailler chaque objectif et les résultats à atteindre de manière précise.
La description de tâches devrait préciser le travail à accomplir tout en laissant à la personne occupant le poste une grande marge de manœuvre sur la manière d’y parvenir. Ce faisant, même les gens occupant un poste de niveau inférieur pourront exercer un certain contrôle sur leur travail, se développer et faire preuve d’initiative.
Le niveau décisionnel et le pouvoir discrétionnaire
Enfin, on devra établir le niveau décisionnel du poste, en indiquant notamment les gens devant se rapporter à une personne donnée.
De même, on pourra préciser d’autres responsabilités, par exemple le pouvoir discrétionnaire par rapport aux budgets, ou la capacité de signer des ententes contractuelles, de parler au nom de l’organisation ou de prendre des décisions dans des domaines qui ne font pas partie des paramètres habituels du travail à faire, etc.
Définir le profil d’un candidat
La description de tâches permet de procéder au recrutement, de signer des lettres d’embauche et de faire des évaluations. Ceci dit, les responsables du recrutement devraient établir un profil du candidat apte à occuper un poste.
Ce profil devra intégrer les compétences nécessaires au travail et les qualités requises pour s’intégrer au sein de l’équipe.
Le travail visant à établir le profil d’un candidat se fera à l’interne et devra prendre en considération les lois du pays relatives au travail. Il devrait chercher aussi à promouvoir les droits de la personne et le développement démocratique.
Certains postes exigent des personnes extraverties ou qui peuvent s’exprimer en différentes langues ou qui, pour des raisons politiques ou culturelles, sont en mesure d’avoir accès à certaines parties prenantes ou à des partenaires éventuels du programme de formation. Les personnes qui constitueront les équipes devront déterminer s’il sera plus efficace de compter sur un personnel aux expériences variées et issu de différents groupes d’âge, ou s’il est préférable de se doter d’une équipe homogène.
De même, elles devront déterminer s’il faut faire une place aux femmes ou aux personnes issues de groupes minoritaires en se fondant sur des critères autres que ceux énoncés ci-dessus, et ce, afin de promouvoir l’égalité des chances dans une société qui pourrait avoir tendance à faire preuve de discrimination à leur égard.
Une fois le profil du candidat établi pour le poste à combler, on pourra amorcer le processus de recrutement.
