C’est au début de l’étape préparatoire d’un programme qu’il faut discuter du rapport final, y compris son format, son contenu, les gens auxquels il sera destiné et les personnes qui seront responsables de sa rédaction. Les formateurs ont une responsabilité envers leur organisation, l’organisme électoral, les donateurs ou les commanditaires ainsi que le public en général, et ils doivent faire rapport lorsque le programme est terminé.
Certaines lois électorales stipulent des limites de temps pour la remise des rapports après les élections, et ces échéanciers pourraient tout aussi bien s’appliquer à des programmes de formation commandités par l’organisme électoral ou organisés en son nom.
Quand c’est fini, il est trop tard
Une fois que le programme est terminé constitue le pire moment pour se pencher sur la rédaction d’un rapport. La motivation n’y est plus, les données nécessaires ne sont pas toujours facilement accessibles et le personnel dont les commentaires sont nécessaires aura quitté et sera difficile à rejoindre. De plus, bien que ceux qui ont tenu des rencontres en personne ou fait de la publicité y auront peut-être intégré des mécanismes d’évaluation ou visant à recueillir des commentaires après l’activité, les liens entre ces renseignements et le rapport final ne seront pas évidents à établir. Une grande quantité de renseignements, dont seulement certain seront pertinents au rapport final, devra être assimilée, ce qui pourrait exiger beaucoup de temps et d’énergie.
La préparation du rapport
Ayant décidé au début du processus qu’un rapport sera requis, le personnel nécessaire sera affecté à sa préparation et commencera à choisir les données à collecter et au sujet desquelles il faudra faire rapport. Il tiendra également des discussions avec les gens auxquels est destiné le rapport pour s’enquérir de leurs attentes et la façon dont ils entendent l’utiliser et le mettre à la disposition du public.
L’objectif du rapport devra être très précis dès le départ. Doit-il prendre la forme d’un historique du programme, d’un journal de bord, d’un aperçu des points saillants ou sera-t-il le fruit d’une analyse en profondeur réalisée à l’externe? Dans certains cas, on pourra être tenté de laisser la tâche aux ressources externes qui effectuent une évaluation, mais la meilleure approche consistera plutôt à intégrer le rapport final aux documents des évaluateurs.
Pour s’assurer que l’on puisse tirer des leçons, les rapports devront contenir suffisamment de données empiriques et de renseignements pour permettre à de futurs formateurs de comprendre le contexte du programme et d’analyser les données pertinentes afin qu’ils puissent élaborer le contenu de leur programme de formation.
Le type de rapport
On a vu plusieurs bons rapports qui ont fait de l’évaluation du programme un exercice de formation et de communication. Pour ce faire, il faut intégrer plusieurs points de vue sur le programme et citer des participants, des formateurs locaux, des planificateurs et des gestionnaires. Par ailleurs, un rapport sommaire permet au lecteur de faire une réflexion sur le programme et il sert également comme un dossier public de qualité.
Il n’est pas nécessaire qu’un rapport prenne uniquement la forme écrite. D’autres approches ont été utilisées pour sauvegarder les données et raconter le déroulement des choses; d’ailleurs, plusieurs présentent l’avantage de transmettre les émotions et la dimension humaine du programme de formation et de communiquer le tout au public de manière plus accessible et plus convaincante.
Ainsi, les documentaires photographiques, les enregistrements audio ou vidéo et des éditions spéciales de certaines revues pourraient être ajoutés au rapport écrit, un document plus technique qui peut être obligatoire en vertu de la loi ou d’une entente avec un bailleur de fonds.
À tout le moins, un rapport devra aborder les aspects suivants du programme :
- le contexte entourant la conception et la mise en œuvre du programme (voir L’évaluation du contexte);
- les stratégies adoptées (voir L’élaboration d’une stratégie de formation);
- les objectifs du programme (voir Les objectifs du programme de formation);
- les publics cibles du programme;
- la méthode de mise en œuvre du programme (voir La mise en œuvre du programme de formation électorale);
- l’impact du programme et le degré d’atteinte des objectifs (voir M esurer l’impact);
- les résultats imprévus (voir L’importance de la planification préalable);
- les leçons apprises pour les prochains programmes (voir La documentation sur les pratiques exemplaires et les leçons apprises);
- les finances, y compris une divulgation financière complète;
- la création et la conversation des dossiers (voir La tenue de dossiers).
Les rapports préparés après une activité mais dont la production est retardée en raison d’un manque de ressources, de renseignements ou d’accès aux sources de renseignements, pourront servir à présenter des données sur l’activité comme telle, mais n’auront probablement pas la valeur informative de rapports préparés dans les meilleurs délais. On pourrait prétendre qu’un tel rapport tirera avantage de la sagesse rétrospective qui ne vient qu’avec le temps, mais ce faisant, sa valeur ne pourrait être plus qu’une valeur théorique avec tous les désavantages que cela comporte.
De plus, ces rapports s’appuient sur des données issues de procès verbaux, de registres et autres rapports quotidiens, hebdomadaires, mensuels ou trimestriels sur des événements passés. Si certains de ces documents n’ont pas été produits, le rapport sera d’autant plus difficile à préparer et pourrait s’avérer de moins et moins précis à mesure que le temps passe.
L’accessibilité au public et la transparence
Peu importe la manière dont le rapport sera produit, même s’il s’agit du regroupement de différents rapports, il est essentiel qu’il soit mis à la disposition de toutes les parties prenantes du programme de formation. Aussi, dès l’étape de planification du rapport, il faudra s’entendre sur la méthode de diffusion afin que tous prennent un engagement à cet égard et n’y renoncent pas en cours de route par crainte du contenu qu’il pourrait véhiculer.
Si on croit qu’un rapport contient des données confidentielles qui ne peuvent être révélées au public, les formateurs devront examiner diverses options leur permettant de résoudre ce problème. Un rapport pourrait être préparé à l’intention du public, et dans le cas des principales parties prenantes, celui-ci pourrait s’accompagner de notes confidentielles qui leur seraient destinées. On pourrait scinder le rapport pour en faire un de nature technique et un autre de nature empirique au contenu plus général. On pourrait intégrer une annexe exposant les divers éléments confidentiels et retirer celle-ci au moment de mettre le rapport à la disposition du public. Ou encore, on pourrait fixer une date de publication du rapport après qu’il ait fait l’objet d’un examen confidentiel. Enfin, les principales parties prenantes auxquelles est destiné le rapport pourraient le mettre à la disposition du public sans pour autant lui donner leur approbation ou en y joignant une mise en garde.
Toutes ces approches sont des compromis qui permettent au moins que le public ait accès à des rapports qui l’intéressent et qui le concernent en grande partie. Il est à souhaiter que de tels compromis ne soient pas nécessaires, mais ils sont quand même préférables à la proscription complète de rapports à cause d’un contenu un peu trop critique – mot d’ailleurs qui pourrait précisément expliquer la raison d’un tel refus. Or, ce serait d’autant plus dommage que, souvent, ces rapports contiennent d’importantes leçons pour le public et les formateurs.
