Es importante contar con el personal adecuado para el manejo y la administración electoral. La persona equivocada puede generar problemas de integridad, tanto intencionalmente como por ignorancia y por cometer errores. La persona adecuada en el puesto correcto hará que el sistema funcione mejor y elimina muchos problemas potenciales de integridad. La persona adecuada es por lo general la que tiene experiencia, actitud y capacitación profesional para ese puesto en particular. También es un empleado honesto con conducta ética. (Para mayor información, ver Nombramiento y Capacitación del Personal.)
Para crear un organismo de administración electoral con personal profesional, honesto y dedicado, hay que tomar en cuenta los siguientes factores:
Elaborar un esquema racional de contratación de personal
Uno de los primeros pasos para crear un organismo de administración electoral es determinar su estructura organizativa interna y sus esquemas de personal. Esto puede trazarse en un organigrama que los administradores electorales pueden usar para delimitar con claridad las diferentes responsabilidades entre las divisiones y el personal.
La mayoría de los organismos de administración electoral se dividen por líneas de funcionalidad-manejo, administración (incluyendo recursos humanos), finanzas, operaciones, servicios legales, apoyo tecnológico y relaciones públicas. Registrar gráficamente los sistemas de personal y de trabajo por divisiones, incluyendo cada puesto, puede facilitar la elaboración de un esquema racional de contratación de personal. Definir un objetivo claro para cada división y para cada miembro del personal de dicha división puede evitar problemas de integridad que podrían surgir cuando el personal no tiene claras sus responsabilidades laborales, así como los problemas de duplicación de esfuerzos.
Una forma de elaborar un organigrama es hacerlo jerárquicamente comenzando por el director electoral y los jefes de división, y descendiendo a los jefes de oficina y al personal que supervisan. Estos gráficos pueden ayudar a asegurar que haya integridad institucional y electoral porque muestran la distribución de responsabilidades y del personal asignado para cada tarea. La distribución de esta información a todos los empleados asegura que todos sepan cómo participan en la estructura general, cómo funciona la cadena de mando, cuáles son sus responsabilidades, de qué o de quién son responsables y cómo se desplazará la información a través del sistema.
Estos gráficos también pueden contribuir a conservar la integridad en el reclutamiento puesto que informan a los gerentes de recursos humanos cuántos miembros deben reclutar, cuáles son los requisitos del puesto y para quién estarán trabajando. Puesto que también clasifica al personal de acuerdo con sus responsabilidades, posibilita la clasificación de cada puesto en la escala profesional de sueldos. Si se sigue el sistema, puede contribuir que se contrate personal calificado para los puestos adecuados, y que reciban pago equitativo para su nivel de trabajo.
Los organigramas también pueden usarse como herramienta de monitoreo puesto que especifican quiénes son los supervisores para los miembros del personal. La supervisión del proceso y del personal es otro elemento importante para salvaguardar la integridad de las elecciones.
Reclutamiento competitivo
La integridad requiere que se reclute al personal con base a sus méritos. Anunciar la existencia de puestos disponibles asegura ampliamente que el personal potencial con las características adecuadas se entere de las vacantes. Los anuncios generalmente mencionan el tipo de puesto, la descripción del trabajo, los criterios de selección y el rango de sueldo, con tiempo suficiente para que la información circule y para que los candidatos entreguen sus solicitudes. Las fechas límite para recibir solicitudes de empleo se deben respetar, y se debe seleccionar a la persona que tenga las características más idóneas. Para mayor información, ver Oficina de Personal.
Políticas por escrito para contratar personal
La integridad también requiere políticas de personal estandarizadas para asegurar que todos los empleados reciban el mismo trato y conozcan sus derechos y responsabilidades como empleados. Esto se facilita si las políticas de empleo se escriben y distribuyen a todos los empleados.
La mayoría de los empleadores del sector público, incluyendo a los administradores electorales, fijan las normas del comportamiento profesional y un código de ética y de conducta en sus políticas para el personal. Las sanciones por violación de la conducta profesional, tales como el despido del empleo por aceptar sobornos o por manipular los materiales electorales se incluyen por lo general en el código de conducta. Algunos sistemas electorales emplean voluntarios para el trabajo en las mesas de votación. En México, por ejemplo, más de 730,000 ciudadanos trabajaron como funcionarios de mesa electoral en las elecciones de 1997. 114 Con esta cantidad de voluntarios, la integridad se puede facilitar mediante el uso de políticas por escrito para el personal que incluyen los criterios de selección utilizados para reclutar voluntarios, la descripción del trabajo, la conducta esperada y las sanciones por abuso de confianza o mala conducta.
Sueldo competitivo para personal profesional
La cuestión de cuánto pagarle a un empleado electoral siempre genera debate. Las nóminas son una parte significativa del presupuesto de la administración electoral, y cuando no hay fondos suficientes, hay una tendencia a recortar los salarios. Sin embargo, si el sueldo para los trabajadores electorales profesionales (los trabajadores que viven de su sueldo electoral) es demasiado bajo, es probable que haya problemas de integridad, que pueden incluir:
- el empleado hace el trabajo con gran lentitud o se pone en huelga;
- el empleado toma un segundo trabajo, lo cual reduce la cantidad de tiempo dedicado al trabajo electoral y limita la productividad;
- aumentan las tentaciones para que los empleados abusen de su puesto como medio para suplementar su ingreso, tal como la exigencia de cuotas de usuario o sobornos. Transparencia Internacional descubrió en la encuesta de pago de sobornos hecha en 1999 que el 65% de los participantes señaló a los sueldos bajos del sector público como el factor principal que contribuye a un aumento en la corrupción.115
- crecientes niveles de hurto de provisiones o equipo necesario para llevar a cabo el proceso electoral;
- mayor probabilidad de que los empleados, especialmente los del padrón electoral o los de las mesas de votación, se apoderen de material electoral, tal como credenciales de elector, hojas de conteo o papeletas, y lo usen como rehenes que pueden intercambiar por un aumento de sueldo; y
- aumento en la probabilidad de que los empleados molestos acepten estimulos financieros o económicos para manipular el proceso o para no reportar irregularidades.
Los empleados descontentos han sido una fuente primaria de problemas de integridad en varias elecciones. Por ejemplo en Mozambique, los funcionarios de las mesas de votación que querían recibir el pago correspondiente a un día adicional, ya que hubo un día adicional de votación en las elecciones de 1994, rodearon las oficinas centrales de UNOMOZ, sin permitir la salida del personal de la ONU que estaba en dichas oficinas sino hasta haber negociado la paga del día extra. En Haití en las elecciones de mayo de 2000, los funcionarios de mesa de votación en el norte se rehusaron a recibir capacitación hasta que recibieron mejor sueldo, y pospusieron la entrega de materiales electorales a las mesas de votación hasta la mañana de la jornada electoral. 116
Capacitación
El personal electoral debe estar debidamente capacitado para que sus miembros puedan actuar como agentes de integridad, en lugar de ser una fuente de problemas de integridad. Los empleados necesitan capacitación a todos los niveles. Los administradores deben recibir capacitación con respecto a las técnicas de administración más adecuadas y a la supervisión de los empleados. El personal de comunicación necesita capacitación sobre el equipo que usa la administración electoral. El personal de bodega requiere capacitación sobre la adecuada administración de la bodega y sobre los sistemas de control de inventario. Los registradores necesitan capacitación con respecto a quién es elegible para ser registrado y sobre el desarrollo del proceso. Los trabajadores en las mesas de votación requieren capacitación en cuanto al manejo de mesas de votación y al conteo.
Además de saber cómo llevar a cabo su trabajo, los miembros del personal deben estar familiarizados con las cuestiones generales de integridad y los mecanismos de control incorporados al sistema para proteger la integridad. Aunque la capacitación de los trabajadores de las mesas y los registradores por lo general es corta y está enfocada en la labor a realizar, la integridad del proceso se beneficia si pueden obtener conocimientos más amplios sobre temas tales como el funcionamiento del proceso de quejas y la importancia de hacer sugerencias para mejorar el proceso. La integridad también se beneficia si el personal permanente recibe capacitación sistemática e integral sobre todos los aspectos de la integridad y del proceso electoral. La buena capacitación puede reducir sustancialmente la cantidad de errores que provocan muchos problemas de integridad. También ayuda a desviar intentos deliberados por boicotear el sistema desde dentro, ya que los empleados y los empleadores saben que hay mecanismos de control y que los empleados saben cómo usarlos.
La buena capacitación requiere buena planeación y organización ya que las reglamentaciones y los procedimientos tendrán que desarrollarse antes de que pueda comenzar la capacitación. Los manuales de registro de electores y de mesas de votación pueden ayudar a proteger la integridad de la elección porque se les puede usar durante la capacitación como libros de texto, y pueden servir como referencia durante la elaboración del padrón electoral y la instalación y operación de las mesas de votación.
Se ha descubierto que algunos sistemas que hacen simulaciones del registro de electores o de las elecciones pueden incrementar la eficacia de la capacitación, ya que el personal puede realizar el proceso antes de la jornada electoral. Pueden recibir capacitación práctica en cuestiones tales como la manera de instalar una mesa de votación, la forma en que los sellos se anexan a las urnas y el llenado de formularios.
Supervisión
La supervisión eficaz es otro mecanismo clave para la integridad y una herramienta de la administración adecuada. Puede ayudar a asegurar que los empleados no sólo desempeñen su labor con eficiencia, sino que lo hagan de la forma profesional y ética que se requiere para tener elecciones libres, justas y creíbles. Los supervisores pueden identificar a los empleados y las áreas problemáticas, y asegurarse de que se tomen las medidas de corrección necesarias. Un ejemplo de algunas de las cosas que los supervisores revisan, y que justifican un despido en la mayoría de los sistemas, se encuentran en esta lista de la Comisión Electoral Sudafricana:
- mala conducta, incompetencia o incapacidad;
- ausencia del trabajo sin aprobación del supervisor;
- prejuicio;
- violar o no imponer la ley; y
- cualquier otra consideración relacionada con las elecciones libres y justas.117
