Las auditorías pueden ser un mecanismo muy útil para proteger la integridad. Son empleadas tanto como parte de la inspección y supervisión de rutina del proceso electoral por parte de la agencia de Supervisión oficial , como herramientas de investigación cuando se sospecha de corrupción. Las auditorías pueden coadyuvar a que los partidos políticos y autoridades electorales que reciben fondos públicos cumplan con la ley, rindan cuentas por sus actos. Las auditorías pueden incrementar la transparencia al revelar los registros y publicar los reportes correspondientes.
Los principios básicos de una auditoría 363 son que las personas e instituciones a quienes se les ha confiado el manejo de recursos públicos sean responsables de aplicarlos de manera eficiente y efectiva para lograr los propósitos para los que fueron otorgados. También deben cumplir con las leyes y regulaciones aplicables que se relacionan con el financiamiento público.
Los servidores públicos y otros que manejen o gasten fondos públicos, son responsables de establecer y mantener controles efectivos para asegurar que se cumplan los objetivos y metas consecuentes; que los recursos estén salvaguardados; que se observen las leyes y regulaciones; que se obtenga y conserve información confiable y que ésta pueda ser de dominio público. Estas personas también son responsables ante el público y ante otros niveles y ramas de gobierno por el uso de recursos públicos y, como parte de la rendición de cuentas, deben presentar reportes de manera periódica.
El tipo de auditoría que se realice depende de los objetivos. Puede ser una auditoría al desempeño de las autoridades electorales o una auditoría financiera para revisar los libros de contabilidad y ver como han sido utilizados los fondos. Puede ser una combinación de ambas. O puede tener un propósito específico como buscar establece mecanismos de control interno.
Las auditorías independientes buscan evaluar el desempeño de los administradores electorales a fin de mejorar la responsabilidad y rendición de cuentas públicas y facilitar los procesos de toma de decisión de quienes están encargados de supervisar o realizar acciones correctivas. Las auditorías a los reportes de finanzas de campaña de los candidatos o partidos pueden verificar que los fondos hayan sido utilizados de acuerdo con las leyes aplicables y no gastados en otros rubros.
A menos que restricciones legales o consideraciones éticas lo impidan, los reportes de la auditoría suelen ser hechos del dominio público. Esto ayuda a incrementar la transparencia de la administración electoral y su supervisión. También incrementa la rendición de cuentas mediante una amplia diseminación de información para que los ciudadanos, sus representantes y los administradores electorales puedan evaluar la integridad, desempeño y administración de las actividades electorales financiadas con recursos públicos.
Auditorías de desempeño
Una auditoría de desempeño es un examen objetivo y sistemático de la evidencia, para efectos de ofrecer una evaluación independiente del desempeño de la autoridad o administradores electorales y la agencia que regula el financiamiento de campaña u otras instancias beneficiadas de financiamiento público como los candidatos y partidos políticos.
Estas auditorías ofrecen información sobre como está funcionando el proceso, identifica debilidades o áreas de incumplimiento y formula recomendaciones sobre como mejorar el proceso. Los hechos descubiertos por una auditoría y su evaluación y recomendaciones sobre cuestiones de integridad, pueden ayudar directamente a la autoridad a corregir sus problemas y hacer más efectivos los procesos.
Las auditorías de desempeño pueden incluir criterios de economía y eficacia así como programas que determinen que las autoridades o agencias electorales están adquiriendo, protegiendo y utilizando sus recursos (humanos, físicos) de manera económica y eficiente. Este es un mecanismo importante para combatir la corrupción y la mala administración.
Las auditorías de desempeño observan:
- las causas de prácticas ineficientes o costosas;
- si la organización ha cumplido con las leyes y regulaciones en términos de economía y eficiencia;
- que tan sólidos son los procedimientos de suministro;
- el tipo, calidad, monto y costo de los recursos adquiridos y que tan apropiados son;
- la protección y mantenimiento de esfuerzos y si son adecuados;
- la duplicación de esfuerzos, excesos de personal y la ejecución de tareas que sirven de poco o no tienen ninguna utilidad;
- el empleo de procedimientos en operativos eficientes;
- si se utiliza un monto óptimo de recursos (personal, equipo e instalaciones) para producir o entregar la cantidad y calidad apropiada de bienes y servicios de una manera oportuna;
- el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios para la adquisición, mantenimiento y uso de los recursos de la institución;
- qué tan adecuados son los sistemas de control administrativo para medir, reportar y monitorear la economía y eficiencia de los programas; y
- si las medidas reportadas de economía y eficiencia son válidas y confiables. 364
Los programas de auditoría pueden incluir:
- determinar si los resultados deseados están siendo logrados;
- evaluar la pertinencia de los sistemas de control administrativo para medir, reportear y monitorear la efectividad del programa;
- medir el nivel de cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables al programa y a las elecciones;
- evaluar si los objetivos del programa en curso son apropiados o relevantes;
- determinar en que medida se han logrado los resultados deseados e identificar los factores que inhiben un desempeño satisfactorio;
- determinar si la administración ha previsto alternativas para llevar a cabo el programa que puedan ofrecer los resultados esperados de manera más eficiente o a un menor costo;
- determinar si el programa complementa, duplica o entra en conflicto con otros programas; y
- identificar formas para lograr que el programa funcione mejor.
Auditorías financieras
La corrupción económica puede convertirse en un grave problema de integridad para la administración electoral. Usualmente cuenta con un enorme volumen de personal disperso, contrata miles de empleados temporales y destina millones de dólares a la compra de equipo y materiales. El sueldo puede ser bajo y los trabajadores pueden estar descontentos. La existencia de contratos lucrativos puede provocar el ofrecimiento de sobornos o posibilidad de malversaciones. Las auditorías financieras, especialmente aquellas que se realizan de manera regular, pueden detectar e inhibir la corrupción económica o los malos manejos financieros.
Las auditorías financieras determinan si los informes en esta materia realizados por la institución o los candidatos reflejan con precisión su situación financiera y si la contabilidad se realiza de acuerdo con los principios establecidos.
Las auditorías financieras también pueden determinar si:
- la organización se ha ceñido a los requerimientos financieros establecidos o a su propia estructura de control interno para el manejo de sus finanzas; y
- el sistema de salvaguardas para proteger los valores ha sido debidamente diseñado e instrumentado para lograr los objetivos de control.
Para lograr estas determinaciones, las auditorías financieras usualmente se concentran en:
- las declaraciones y registros financieros, así como la información bancaria;
- los controles internos para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales para la obtención, contabilidad y reporte de préstamos y contratos; y
- los controles internos para los reportes financieros y la salvaguarda de valores.
Reportes de auditoría precisos y por escrito
Para servir a sus propósitos como un mecanismo de integridad, las auditorías deben realizarse de manera objetiva y sin interferencias de otras agencias o personas (para más sobre este tema, (ver Asuntos de Integridad en la Supervisión.) Los reportes de auditoría también deben presentar de manera precisa y justa, los resultados más significativos para cada propósito. El incluir información suficiente, calificada y relevante en el reporte puede ayudar a la organización que esté siendo auditada, a las agencias de supervisión y a los tomadores de decisiones a comprender la situación y determinar las acciones correctivas que deban adoptarse.
Las auditorías deben documentarse cuidadosamente y sus reportes por escrito tienen por lo general carácter público. Normalmente describen sus objetivos y alcances, así como la metodología utilizada. También incluyen los resultados y recomendaciones más importantes. Generalmente se incluye documentación de soporte que también está disponible para inspección pública. La absoluta transparencia de los propósitos y los resultados de la auditoría puede incrementar la compresión pública de los problemas descubiertos o, en su caso, incrementar la credibilidad del proceso si no hay ningún hallazgo significativo. La absoluta transparencia también puede evitar que se extiendan problemas de percepción que pueden surgir si un político o candidato utiliza los hallazgos de una auditoría de manera selectiva o fuera de contexto como un asunto de campaña.
Los reportes de auditoría efectivos incluyen recomendaciones sobre como corregir las áreas problemáticas y mejorar las operaciones. También pueden incluir recomendaciones sobre como mejorar los controles legales y administrativos.
Además los reportes normalmente:
- certifican que la auditoría fue realizada de acuerdo con las normas aceptadas. Si no fue el caso, el reporte explica porqué no fueron utilizadas y cuáles fueron tomadas en cuenta;
- reportan todos los casos de incumplimiento advertidos y todos los casos significativos de abuso encontrados durante o en relación con la auditoría. Bajo algunas circunstancias, los auditores reportan actos ilegales a instancias externas a la entidad auditada. Los auditores normalmente no determinan la ilegalidad que es atribución de las cortes, pero evalúan la existencia y consecuencias de incumplimientos, relacionándolas con el número de casos examinados y cuantificándolas en términos monetarios, de ser esto procedente;
- reportan el alcance de sus trabajos en términos de control administrativo y cualquier debilidad significativa encontrada durante la auditoría;
- reportan las opiniones de los responsables de los programas auditados en relación con sus hallazgos, conclusiones y planes correctivos;
- reportan logros significativos, especialmente cuando pueden ser aplicables en otras áreas;
- son completos, precisos, objetivos, convincentes y tan claros y concisos como sea posible;
- son distribuidos de manera oportuna entre los oficiales interesados; y
- los hallazgos que no están relacionados con los objetivos con la auditoría son comunicados por escrito al director o administrador de la institución auditada.
El que los reportes de auditoría son utilizados como evidencia en un caso judicial depende del sistema. En Israel, por ejemplo, los reportes no pueden ser utilizados en procedimientos legales pero si son admisibles como evidencia en procedimientos disciplinarios.365 Otros sistemas permiten que la fiscalía utilice los reportes de auditoría en una audiencia judicial.
