El organismo de administración electoral es responsable de la administración de las elecciones. Se enfrenta con problemas y toma de decisiones. Es responsable de la instrumentación honesta, imparcial y precisa de los procedimientos detallados en los marcos legal y regulatorio. En algunos casos, probablemente también tenga injerencia con el diseño de las regulaciones en materia electoral y, en la mayoría de los casos, en el diseño de los procedimientos operativos para el registro de electores y candidatos, de la jornada electoral y del escrutinio de los votos.
Para que un organismo de administración electoral lleve a cabo su papel fundamental de sustentar elecciones libres, justas y confiables debe:
Administrar el proceso de manera imparcial con estricto apego a la ley
La creación de un administrador electoral obedece a la necesidad de administrar el proceso de forma imparcial y de acuerdo a los requerimientos legales. Las leyes están diseñadas para proteger los derechos de los ciudadanos y los principios básicos de una elección libre y justa, así como limitar el poder discrecional de los administradores,. La ley debe ser respetada y puede ser utilizada para mantener la confianza en las acciones instrumentadas por el organismo electoral. Si se presentan problemas legales, el organismo de administración electoral puede llevarlos a las autoridades competentes para que sean solucionados, porque con la instrumentación selectiva de la ley, se pueden enfrentar serios problemas de integridad.
Por ejemplo, uno de los problemas identificados en las elecciones de Camboya90 y en 1998 e Indonesia91 en 1999, fue que el organismo de administración electoral no administró las elecciones con apego a la ley, dando como resultado que los muchos salvaguardas contenidos en la ley, como en el caso de los procesos de impugnación, debilitaran los procesos electorales.
Mantener una administración profesional, neutral y transparente
La administración neutral y profesional del proceso es esencial para tener una elección libre y justa. Todos los participantes en el proceso electoral son susceptibles de recibir el mismo trato en términos de igualdad por parte del organismo de administración electoral, y las decisiones que sean tomadas y acciones llevadas a cabo deben ser tan precisas y transparentes como sea posible. Para mayor información, ver Proceso Justo y Equitativo). Aún si está actuando correctamente el EMB debe percibirse como una institución neutral o en caso contrario puede perder credibilidad. A efecto de evitar la percepción de que está favoreciendo a alguien en particular, es esencial que sus acciones sean transparentes, con tanta información sobre una base programada como sea posible, con el objeto de difundirla entre los partidos políticos, los medios de comunicación y el público en general.
Adoptar procedimientos que protejan la integridad de sus operaciones
La administración interna y los procedimientos operativos adoptados por el organismo de administración electoral tienen un efecto significativo en la integridad del proceso. Los procedimientos deben estar escritos, sistematizados y disponibles a quien los solicite. Generalmente cubren cada uno de los aspectos involucrados en la administración electoral, incluyendo el presupuesto, la administración interna, el reclutamiento y supervisión (Ver Contratación de Personal y Reclutamiento), y los procedimientos operativos, que incluyen reglas para la Adquisiciones. También se considera un control de procedimientos para los materiales electorales y los mecanismos de salvaguarda que deben cumplirse para asegurar su protección.
Mecanismos para proteger la integridad de la elección a través de la instrumentación de elecciones se discuten con mayor profundidad en Integridad en la Administración Electoral .
Diseño de materiales electorales para asegurar la integridad de la elección.
Los materiales electorales diseñados y adquiridos por el organismo de administración electoral deben proteger la integridad del sistema y la documentación electoral. Por ejemplo, la forma en son diseñadas las papeletas tienen un efecto sobre la forma en que va a votar el elector. ¿Quién consigue estar al inicio de la lista nominal?¿quién está al final?¿quién es colocado en medio? Las papeletas deben ser neutrales, sin que ningún partido obtenga alguna ventaja por la forma en que se encuentre ubicado en la papeleta. El diseño de la papeleta también necesitar incluir salvaguardas para proteger la integridad de los materiales, tales como los números de folio o seguridad del papel.
Identificar y evaluar los riesgos de integridad y llevar a cabo acciones correctivas cuando sea necesario
La administración interna y los procedimientos operativos deben incluir mecanismos orientados a la identificación de los riesgos de integridad, evaluación de los riesgos involucrados, y asegurar que se contacte a las personas o agencias de supervisión indicadas, y que se instrumenten acciones correctivas inmediatamente. El organismo de administración electoral necesita asegurar que también se cuenta con un sistema para recibir y direccionar las impugnaciones hechas a los partidos políticos, observadores o agencias de supervisión. Este es un factor importante para asegurar no sólo la integridad del sistema, sino que también promueve la responsabilidad de sus adminsitradores y de todos los participantes en general.
Promover la toma de conciencia de los electores sobre temas relacionados con la integridad de las elecciones
El organismo de administración electoral debe promover la más amplia difusión de la información sobre el sistema electoral, los mecanismos construidos dentro de estos sistemas para salvaguardad la integridad y la necesidad de los ciudadanos para tomar un activo rol en la protección de su proceso electoral. Esto se puede llevar a cabo a través de la instrumentación de programas de educación electoral específicos por parte del organismo de administración electoral, o a través de otros mecanismos para difundir la información, como la instrumentación de reuniones informativas de prensa, programas de capacitación a la sociedad civil o programas de educación cívica instrumentados por el gobierno en instituciones educativas (ver Educación Electoral.)
