Las elecciones requieren mucho equipo, materiales y servicios. Es necesario comprar e instalar sistemas de comunicación y de cómputo. Hay que imprimir millones de credenciales de elector y de papeletas. Para fines de integridad electoral, estos sistemas deben ser seguros y confiables. También implican mucho dinero y abren oportunidades para la corrupción.
La encuesta de pago de sobornos de 1999 hecha por Transparencia Internacional puso en evidencia que el 33% de los encuestados sintió que la corrupción iba en aumento. De éstos, 51% afirmó que el abuso en las prácticas de adquisición pública es una de las razones principales.118 Asegurar la integridad en el proceso de adquisición es un componente importante de la integridad electoral.
Problemas de integridad
Algunos de los problemas de integridad que pueden surgir de un sistema de adquisiciones inadecuado o mal diseñado son:
- oportunidades para recibir sobornos. Las firmas deshonestas pueden ofrecer sobornos u otros incentivos financieros a los funcionarios encargados de las compras y a otras personas involucradas para obtener contratos electorales lucrativos. Esto puede resultar en funcionarios corruptos que obtienen ganancias financieras personales adquiriendo equipo y servicios que pueden no cumplir las necesidades básicas;
- compra de equipo y materiales por debajo del estándar debido a incentivos financieros personales o a que el organismo de administración electoral está tratando de quedarse con dinero del presupuesto electoral. El equipo por debajo del estándar puede resultar poco confiable y fallar en un momento crítico, tal como si las máquinas de votación no funcionan el día de la jornada electoral;
- compra de equipo y tecnología inadecuados. Esto puede suceder debido a la ignorancia, por contar con especificaciones incorrectas o por carecer de especificaciones y o elegir algo inadecuado. O puede ser resultado de un soborno u otros incentivos financieros personales; y
- adquisición lenta o tardía que trae como consecuencia que el equipo no llegue a tiempo. Esto puede generar problemas para cumplir con el calendario electoral;
Mecanismos de integridad
Se puede evitar muchos problemas de adquisiciones que afecten la integridad electoral. A continuación se mencionan algunos mecanismos que pueden emplearse durante la fase de compras para reducir los problemas de integridad:
- Buena planeación. Un plan detallado de compras con políticas y procedimientos detallados es crucial. Antes de desarrollar un plan, los funcionarios de adquisiciones necesitan saber exactamente qué se necesita y cuándo debe estar disponible. Tener claro cómo funciona cada artículo en el plan operativo general de la elección puede facilitar la planeación, así como contar con especificaciones y estándares para cada artículo que sea necesario comprar. Algunos sistemas recurren a la asistencia profesional para escribir las especificaciones técnicas a fin de asegurar de que sean correctas y estén adecuadamente detalladas.
Por ejemplo, un experto en computación podría enumerar las especificaciones para las computadoras, o un experto en telecomunicaciones podría escribir las especificaciones para un sistema telefónico o un conmutador. Para fines de integridad, estos expertos deben ser ajenos a cualquier persona relacionada a los participantes en la licitación por el contrato. Los funcionarios de adquisiciones también deben conocer las fechas en que se necesita el equipo para que puedan programar los tiempos de entrega e instalación. Para mayor información sobre planeación, ver Planeación Estratégica y Obtención del Material Electoral .
- Adquisiciones por licitación. La mayoría de los sistemas recurre a las adquisiciones por licitación para asegurar la integridad, y las propuestas para artículos que rebasan cierta cantidad (generalmente 25,000 dólares, dependiendo del sistema) se solicitan por escrito. La lista de artículos requerida se anuncia entre las firmas invitadas a la licitación. Los criterios para la selección de la firma ganadora están incluidos en la solicitud de propuestas. Se da suficiente tiempo a las compañías para elaborar y presentar sus propuestas y la fecha límite se incluye en el anuncio. Las fechas límite deben respetarse, rechazarse las propuestas tardías, y un comité deberá revisar y clasificar las propuestas de acuerdo con el grado de cumplimiento con lo que se solicitó en el anuncio.
Para los contratos que tengan que ver con una cantidad sustancial de fondos, la apertura de las propuestas se puede hacer en público. El contrato se asigna a la propuesta que mejor responde a los requisitos. Esta elección se basa en factores tales como el precio, el cumplimiento con lo requerido, la experiencia del participante en la licitación, la disponibilidad de su personal en cuanto a requisitos profesionales y habilidades técnicas, y los resultados de los informes externos sobre el control de calidad que ofrece. Todos los participantes en la licitación reciben notificación por escrito sobre la asignación del contrato.
- Pago independiente a la adquisición. La mayoría de los sistemas usa oficinas diferentes para negociar y asignar los contratos, así como para pagar las facturas correspondientes. Esto permite que haya una separación de poder entre el pago y la compra, y proporciona una revisión de la compra en la oficina financiera.
- Procedimientos transparentes. La transparencia en el proceso de compra puede contribuir a reducir las oportunidades de corrupción. Llevar a cabo el proceso competitivo de manera que tenga la mayor exposición al público puede contribuir no sólo a la transparencia sino que puede ayudar a asegurar que los materiales se compren al mejor precio.
- Monitoreo del cumplimiento con los contratistas. Incluyendo los procedimientos que se usarán para vigilar el desempeño del contratante en la invitación para participar en la licitación, y seguir monitoreando después de asignado el contrato puede ayudar a asegurar que se cumplan los términos del contrato. Esto también puede lograrse mediante una auditoría del contrato una vez que se formaliza.
- Asegurar un buen rastreo y monitoreo del sistema del proceso de compras. El rastreo de las compras (desde la orden de compra hasta la entrega) es una parte integral de las prácticas administrativas adecuadas adoptadas por la sección de compras del organismo de administración electoral. El monitoreo del plan de compras también puede llevarse a cabo mediante mecanismos internos de control y supervisión dentro del organismo de administración electoral y de la agencia de supervisión.
- Revisar el plan de compras para ver si todos los bienes y servicios que se espera adquirir sean razonables y justificados. Una revisión del proceso de asignación del contrato puede asegurar que se haya respetado la licitación. Un chequeo del equipo y los servicios recibidos puede mostrar si cumplen con las especificaciones del contrato y si se les está dando el uso señalado en el plan de adquisiciones.
Para mayor información sobre la elaboración de un sistema de adquisiciones competitivos, ver Election Procurement, Open and Free (IFES).
Estándares
La mayoría de los artículos adquiridos tienen que cumplir con estándares mínimos. Esto es particularmente importante en el caso de equipo cuyo uso repercute directamente en la integridad del proceso. Los estándares incluyen normalmente medidas de seguridad para las papeletas y las credenciales de elector, y estándares mínimos para las máquinas de votación. (ver
Mecanismos de Votación ). Estos estándares están enumerados en la solicitud de propuestas y pueden usarse también como factores determinantes al asignar un contrato.
Los estándares se desarrollan normalmente por el organismo de administración electoral, en coordinación con los fabricantes del tipo de equipo que se utiliza y de las agencias de pruebas gubernamentales o independientes. El grado de colaboración dependerá del sistema en cada país. Los estándares normalmente incluyen especificaciones técnicas que se usan como directrices para asegurar que el equipo comprado sea confiable y preciso. Los estándares también incluyen procedimientos de prueba para asegurar que el equipo cumpla con los estándares. Los estándares para artículos tales como computadoras y máquinas mecanizadas de votación pueden cubrir tanto el hardware como el software.
