La supervisión normalmente requiere de varias condiciones para ser efectiva y cumplir con su papel de factor de supervisión y equilibrio. En general, estas condiciones incluyen:
Independencia
Las agencias de supervisión y los inspectores generales normalmente necesitan contar con la suficiente independencia para efectuar imparcialmente su trabajo. Esto requiere a su vez de los recursos financieros y humanos a efecto de que pueden llevar a cabo su trabajo apropiadamente sin tener que dependen de otras instituciones. Asimismo, necesita contar con un grupo de trabajadores independientes que no tengan participación directa en los resultados, así como independencia institucional con el propósito de que su trabajo se realice sin interferencia alguna.
Los auditores deben mantenerse alejados de las presiones políticos de tal forma que se asegure que pueden conducir sus auditorías objetivamente y puedan informar sus conclusiones y opiniones de manera objetiva sin temor de ser objeto de represalias de carácter político. Cuando sea posible, deberán estar bajo un sistema personal en donde la compensación, la capacitación, la permanencia en un puesto y los ascensos estén basados en el mérito laboral. 278
En Canadá, por ejemplo, las actividades de supervisión son efectuadas por el Comisionado de Elecciones de Canadá, quien es independiente, pero está obligado a informar a un Comité Parlamentario a través del Jefe de la Oficina Electoral. "La independencia es vital para el papel del Comisionado, quien debe tener libertad de acción sin influencia de los partidos políticos o del gobierno. Esta independencia política se convierte en un aspecto fundamental en el mantenimiento y promoción del ejercicio de los derechos democráticos fundamentales en el proceso electoral." 279
Algunos de los problemas que pueden provenir de una carencia de independencia pueden incluir:
- Interferencia e influencia que, indebidamente o imprudentemente, limitan o modifican el alcance de las actividades de supervisión, auditoría e investigación;
- Limitación en la selección de los procedimientos y mecanismos de supervisión a ser utilizados;
- Restricciones poco razonables sobre el monto de tiempo permitido para terminar con una investigación o auditoría;
- Interferencia en la selección del personal de supervisión, auditoría e investigación;
- Restricción de fondos u otros recursos destinados a actividades de supervisión que podrían afectar negativamente las facultades de la organización para llevar a cabo sus responsabilidades;
- Influencia o cambios en el contenido de los informes de supervisión, auditoría e investigación; y
- Amenazas sobre la permanencia laboral del personal, de los auditores e investigadores originado por el contenido de sus informes.
Acceso
Para brindar una efectiva supervisión, la agencia de supervisión oficial necesita tener acceso a las oficinas, a personas y a la información electoral. La agencia de supervisión debe estar habilitada para revisar los registros de bases de datos documentales y computarizados. Necesita acceso físico para verificar la existencia y las condiciones de las propiedades y servicios adquiridos con recursos públicos.
El acceso normalmente es garantizado a través de una ley o regulación. Adicionalmente, es recomendable que este acceso sea oportuno y apropiado. En muchos sistemas electorales, a las agencias oficiales de supervisión les es otorgada cierta autoridad para obtener órdenes judiciales a efecto de obligar a las autoridades electorales, y otros organismos, a producir documentación específica. Estas órdenes son remitidas a instancias de un tribunal, y también contempla el castigo por falta de cumplimiento. En Israel por ejemplo, The Internal Audit Law (Israel) contempla la imposición de multas por situaciones donde:
- Un auditor no fue designado, pero se supone que llevará a cabo esta actividad;
- Si se nombra a un auditor poco caliicado; o
- Si a un auditor interno le fue impedido el acceso a la información, instalaciones o formatos oficiales al conducir una revisión. 280
Si a una agencia de supervisión se le otorgan facultades de investigación, generalmente está habilitada para administrar y tomar declaraciones bajo juramento (ver Entrevistas y Reunión de Evidencias). Por ejemplo, La Comisión Independiente contra la Corrupción en Nueva Gales del Sur, Australia, puede solicitar a una autoridad pública que dicte sentencias, produzca documentación y cierta autoridad escrita específica, para poder entrar a instalaciones, inspeccionar y copiar documentación. Se pueden obtener garantías para realizar búsquedas en propiedades, escuchar e interceptar dispositivos y llamadas telefónicas. Como parte de sus investigaciones puede mantener cierta presencia y llamar a testigos quienes deben comparecer y testificar. 281
Calidad y precisión
La supervisión es profesional, oportuna, imparcial y precisa. Esto es de mucha ayuda cuando las agencias de supervisión no cuentan con el personal apropiado y cuentan con personal con la habilidad y capacitación adecuada. La supervisión puede mejorarse con la existencia de un personal que siga los estándares de práctica, y que escuche y entienda el contexto legal del sistema electoral.
Para propósitos de integridad, las conclusiones de las actividades de supervisión deben ser precisas y reflejar con justicia la situación actual. Los problemas y ejemplos por falta de cumplimiento son documentadas e informadas en perspectiva. Los informes sobre hechos que contengan la información más importante puede ayudar a los supervisores y a los administradores electorales localizan y corrigen problemas de integridad. Los informes sobre supervisión no deben ser editoriales, contener opiniones y puntos de vista insustanciales o tender inclinaciones partidistas. Para mayor información sobre informes, ver
Auditorías.
Las agencias de supervisión generalmente se benefician de un apropiado sistema de control de calidad interno que lo revisa y hace el informe correspondiente. Un sistema de revisión interna puede ayudar a hacer más seguro que los estándares aplicables, las políticas y procedimientos se sigan adecuadamente. Un buen control de calidad depende de varios factores, incluida la magnitud de la agencia, "el grado de autonomía operativa permite a su personal y a su oficina auditora, por la naturaleza de este trabajo, una estructura organizacional y apropiadas consideraciones de rentabilidad." 282
Autoridad
La integridad puede alcanzarse si el organismo encargado de la supervisión cuenta con la facultad para publicar sus conclusiones y recomendaciones, sin interferencias. Un informe, y sus conclusiones, no deben suprimirse, censurarse o alterarse porque puede ser políticamente embarazoso o es crítico para la administración electoral o para el partido gobernante.
La facultad para distribuir públicamente sus conclusiones y recomendaciones es un problema de integridad muy importante. Tiene que ver con la independencia del organismo de supervisión para estar habilitado para hacer su trabajo de manera oportuna y profesional sin interferencias. Se refiere a la transparencia del proceso, y a su impacto directo sobre la responsabilidad de los administradores y participantes en la elección.
Uso político de la supervisión
La supervisión oficial no debe ser utilizada como una herramienta política. Debe ser una revisión y balance rutinario, imparcial sobre la administración electoral y las acciones de sus participantes. Desafortunadamente los políticos, quienes llevan implícita una función de supervisor en su capacidad de comités legislativos, algunas veces puede usar la supervisión como una razón de partido. Esto puede afectar la programación de una investigación (iniciándola en un momento políticamente muy sensitivo), el alcance de la investigación (expediciones de pesca), o el horario de su liberación (justo antes de la jornada electoral). Puede dar como resultado la congelación de los fondos hasta la finalización de la investigación dificultando la administración de la elección, o puede resultar en llamados a renuncias de oficiales electorales de alto nivel en los organismos de administración y de política electoral.
La supervisión legislativa sirve como una función de revisión y balance válido, pero puede volverse muy difícil hacer una división de políticas en esta modalidad de supervisión. Una de las revisiones sobre los excesos partidistas en la supervisión legislativa es el monitoreo público de las acciones legislativas efectuada por los medios de comunicación y los grupos de interés público.
Cumplimiento de las conclusiones y recomendaciones
Los problemas de integridad identificados por los organismos de supervisión necesitan ser tratados. En muchos sistemas cuentan con un mecanismo para asegurar que las conclusiones y recomendaciones de las supervisiones efectuadas sean llevadas a cabo por el organismo de administración electoral o por otra organización que le competa. Estos mecanismos usualmente son incorporados dentro del marco legal, y pueden incluir sanciones, tales como la congelación de los fondos públicos o la imposición de multas, para asegurar su cumplimiento. Las actividades ilegales no cubiertas en los trabajos de supervisión generalmente son instrumentadas por el sistema penal de justicia.
