La préparation de dossiers de presse comprenant des informations de base pour les médias peut apporter un gain de temps considérable aux OGE et leur permettre de s’assurer, dans le même temps, que les médias sont informés et que les informations qu’ils diffusent sont exactes. Les journalistes ont besoin d’une grande quantité d’informations de nature générale : nombre d’électeurs inscrits (par circonscription électorale, le cas échéant), nom des candidats, sièges brigués, résultats des précédentes élections, nombre de créneaux de diffusion et durée des émissions, cadre législatif électoral, etc. Ils peuvent aussi avoir besoin de davantage d’informations de base sur le plan démographique, institutionnel et politique. De plus, ils souhaiteront savoir quels sont les équipements et les ressources mis à leur disposition, comme le centre de presse, les points de presse réguliers, les badges de presse, etc.
Toutes ces informations sont utiles et doivent être incluses dans le dossier de presse (également appelé trousse d’information). La plupart, voire toutes ces informations peuvent être regroupées avant la campagne et l’élection elle-même. Une bonne partie du matériel peut aussi servir à d’autres personnes, telles que les observateurs électoraux.
Voici une liste de contrôle type du matériel qui pourrait se trouver dans un dossier de presse :
- Calendrier électoral
- Liste des candidats
- Fiche d’information sur l’OGE (histoire, mandat, profils de ses membres)
- Électeurs inscrits – à l’échelle nationale ou par circonscription ou division de vote, le cas échéant (veuillez noter que, dans certains pays, la divulgation publique de ces informations peut mettre en danger les électeurs)
- Liste des circonscriptions ou des divisions électorales (le cas échéant) et des lieux de scrutin
- Résultats des élections précédentes (le cas échéant)
- Liste des parlementaires en poste (le cas échéant)
- Procédures d’inscription
- Procédures de vote
- Procédures de dépouillement
- Recueil de la législation électorale, avec les règlements et procédures pertinents
- Commission et/ou organisme de monitorage des médias
- Organisme de traitement des litiges électoraux et/ou des plaintes électorales (et les mandats légaux)
- Échantillons de matériel électoral
- Code de conduite de la campagne électorale des partis
- Code de conduite des journalistes
- Documents d’éducation électorale préparés par l’OGE
- Foire aux questions
- Coordonnées du siège et des bureaux de terrain
- Calendrier des points de presse et autres renseignements concernant le centre de presse
