Pour être efficace, le service des relations avec les médias de l’OGE doit adopter une attitude proactive plutôt que réactive. Cela signifie que le personnel doit non seulement se tenir informé des événements et des tendances, mais également préparer le matériel de communication. En préparant à l’avance le matériel audio, vidéo et la documentation imprimée, l’OGE peut s’assurer que son propre message sera diffusé exactement comme il le souhaite.
Le service chargé de l’éducation civique/électorale pourra préparer différents messages éducatifs qui pourront être diffusés pendant des créneaux d’information de radiodiffuseurs publics (parfois sous condition de détention de licence pour les radiodiffuseurs privés ou d’achat de créneaux publicitaires ou de temps d’antenne). Il n’est pas nécessaire que le service des relations avec les médias fasse de même, mais il peut envisager d’appuyer ces initiatives en acheminant ces informations auprès d’une grande variété de médias. Cet effort devra être mené en collaboration avec le service d’éducation civique/électorale.
Cependant, le matériel audio et vidéo préenregistré ainsi que les documents préimprimés qui sont destinés exclusivement aux relations avec les médias permettent également au service des relations avec les médias de s’assurer que les médias reçoivent rapidement des renseignements exacts. Cette technique rappelle combien il est nécessaire d’adopter une attitude proactive. Par exemple, s’il est informé qu’un bureau de vote ne sera pas ouvert pour des raisons de sécurité en vertu d’une décision de l’OGE, le service des relations avec les médias peut envisager de préparer un clip vidéo, un clip audio et un communiqué de presse qui en expliquent le motif ainsi que les efforts mis en œuvre pour trouver une solution ou compenser les préjudices. Cette approche constitue un exemple d’attitude proactive qui évitera éventuellement au personnel du service d’être pris au dépourvu par les questions des médias ou de se retrouver dans l’incapacité d’expliquer de manière adéquate la situation. Cela permet également d’envoyer un message aux médias et aux électeurs leur indiquant que l’OGE attache une attention particulière à une communication rapide et transparente.
La préparation du matériel électoral présente les avantages suivants :
- L’OGE peut déterminer le contenu exact de son message et le formuler avec ses propres mots.
- L’OGE peut intervenir de manière préventive concernant les sujets délicats.
- L’OGE peut fournir le matériel à l’avance aux radiodiffuseurs.
- L’OGE peut utiliser des techniques créatives pour diffuser ses messages.
En général, le matériel préenregistré est diffusé sur le site Internet de l’OGE et fait l’objet d’une déclaration par écrit. Il peut également être distribué sous la forme de CD ou d’autres formats d’enregistrement.
