Une conférence de presse permet de communiquer davantage d’informations qu’un communiqué de presse. Elle permet également de réunir l’ensemble des médias pour qu’ils puissent poser à une seule occasion des questions d’actualités à l’OGE. À ce titre, les conférences de presse offrent également aux responsables de l’administration électorale l’occasion d’intervenir devant le public (par le truchement des médias) pour apporter des explications sur le processus électoral.
Les radiodiffuseurs apprécient les conférences de presse, car les communiqués de presse ne sont que des textes sur papier, c’est-à-dire des informations sans image et sans son. Au cours des conférences de presse, les radiodiffuseurs peuvent enregistrer et filmer les interventions. S’ils ont accès à un centre de presse personnalisé, il sera plus facile de répondre à leurs exigences sur le plan pratique. D’autres informations sur la création d’un centre de presse sont fournies ci-dessous. Dans le cas contraire, les organisateurs des conférences de presse devront prendre les mesures nécessaires pour répondre aux besoins des équipes de télévision et de tournage de vidéos, des journalistes de radio et des photographes.
En règle générale, dans les conférences de presse, le porte-parole, le délégué ou tout autre représentant de l’OGE fait une déclaration et répond ensuite aux questions des journalistes. La conférence de presse devrait être présidée par une personne autre que celle qui fait la déclaration. Il est utile de définir clairement les horaires de la conférence et de commencer rapidement, car les journalistes ont des délais à respecter. La personne qui préside la conférence doit s’assurer que les journalistes de différents médias et de tendances politiques différentes ont tous la possibilité de poser des questions. Cette approche équilibrée, tenant compte des besoins des interlocuteurs, permettra d’instaurer un climat de confiance entre les médias et l’autorité organisatrice de la conférence de presse.
Le service des relations avec les médias doit s’assurer que les hauts responsables de l’OGE sont bien informés des tendances médiatiques à propos des questions qu’il est prévu d’aborder au cours de la conférence ainsi que d’autres questions. En effet, les journalistes peuvent soulever d’autres sujets ou simplement poser des questions auxquelles les responsables ne se sont pas préparés. Le service des relations avec les médias peut également fournir aux responsables des points à évoquer pour guider leurs interventions et leur fournir des éléments de référence pour communiquer des messages particuliers.
Les intervenants doivent également posséder les compétences nécessaires pour éluder certaines questions, refuser d’y répondre ou changer de sujet si celui-ci ne leur semble pas approprié ou risque de perturber la conférence de presse. Dans ce numéro d’équilibriste, il peut être également contre-productif d’écarter certaines questions car cela peut créer un climat de suspicion ou susciter des accusations. Il convient aussi de respecter en toutes circonstances le code de déontologie de l’OGE sur le plan de la neutralité, de la transparence et de l’accessibilité.
De nombreux supports d’informations complémentaires doivent également être fournis lors des conférences de presse, notamment les coordonnées du service des relations avec les médias de l’OGE, des dossiers de presse, des communiqués et des déclarations de presse (y compris, le cas échéant, des archives), etc.
