La fonction principale de l’organisme de surveillance ou de réglementation, lorsque le processus de campagne est entamé, est de s’assurer que les règles ou les ententes déjà en place sont respectées : en d’autres termes, que le temps d’accès direct est distribué selon les règles, que l’éducation électorale est impartiale et conforme aux normes, et que les partis et les médias se conduisent selon les pratiques convenues relativement aux discours haineux.
Il importe que l’organisme de réglementation soit également aux aguets pour déceler toute ingérence de l’État ou des partis politiques qui empêcherait les médias de couvrir la campagne librement. Il doit signaler tout type d’ingérence aux autorités gouvernementales, en plus de condamner cette ingérence clairement et publiquement. L’organisme peut ainsi agir concrètement comme facilitateur et gardien de la liberté des médias au cours du processus électoral.
C’est également au cours de ce processus que la procédure de plaintes entre en jeu. Il est d’importance capitale que ce mécanisme permette la réception, l’examen, l’audition et la résolution des plaintes de façon expéditive pendant la période électorale – les solutions postélectorales à long terme ne donnent satisfaction à personne.
Toutefois, afin de s’occuper des plaintes et d’accomplir ses autres fonctions, l’organisme de surveillance doit pouvoir surveiller la couverture médiatique des élections. Cela lui permettra non seulement de régler rapidement les plaintes relativement à la couverture médiatique, mais aussi d’agir de sa propre initiative si les partis ou les médias enfreignent les lois et les règlements.
Dans plusieurs cas, les organismes réglementaires n’accomplissent tout simplement pas les fonctions de surveillance, ce qui les limite énormément lorsque vient le temps d’évaluer les plaintes. Ils sont également incapables d’amorcer les procédures qui s’imposent, par exemple, si les émissions d’accès direct ne sont pas diffusées comme il se doit. Une unité de surveillance coûte indubitablement de l’argent – surtout au chapitre des salaires puisque la surveillance demande beaucoup de ressources humaines. Le budget d’un projet non gouvernemental assez important de surveillance des médias, qui a duré trois mois dans un pays d’Afrique à la fin de 2000, s’élevait à environ 250 000 $ US.
Une formule souvent utilisée dans les démocraties bien établies consiste à exiger que les médias remettent à l’organisme réglementaire une copie de tout matériel pertinent. Si cette règle est respectée, l’organisme dispose du matériel nécessaire pour évaluer d’éventuelles plaintes, mais ne peut pas amorcer ses propres actions, à moins de disposer du personnel nécessaire pour évaluer tout le matériel reçu.
Selon une troisième formule, de plus en plus courante, l’organisme de réglementation travaille conjointement avec des groupements non gouvernementaux qui surveillent les médias. Une telle collaboration peut être informelle ou faire l’objet d’un contrat détaillé. En 1999, en Afrique du Sud, le Media Monitoring Project (projet de surveillance des médias), un organisme non gouvernemental, a obtenu un contrat officiel pour travailler avec l’autorité responsable de la radioffusion, la Independent Broadcasting Authority. Le plus souvent, cependant, les organismes non gouvernementaux de surveillance soumettent leurs constatations à l’organisme réglementaire, qui décide des mesures à prendre.
