Personnel cadre
Dans tout processus électoral, un personnel de haut calibre demeure la principale ressource de l'organisme électoral, même si l'informatisation des systèmes se fait de plus en plus fréquente. La formation joue un rôle de premier plan à toutes les étapes de la dotation en personnel et le gestionnaire électoral devrait constamment garder en mémoire qu'une seule erreur par un membre de son personnel à quelque niveau que ce soit peut être catastrophique si le résultat de l'élection en est affecté. Une erreur peut même entraîner la tenue d'une autre élection pour combler un siège donné, et ce, à un coût exorbitant.
D'égale importance à la formation du personnel est la nécessité de voir à ce que les membres du personnel soient non seulement de haut calibre, mais aussi qu'ils soient dignes de la confiance et du respect de la communauté et des participants à l'élection.
Personnel temporaire et permanent
L'inscription des électeurs et la tenue du vote nécessitent particulièrement un grand effectif temporaire. Lorsque le vote se déroule durant une seule journée ou durant quelques jours, les préposés au vote ne sont en fonction que pour ces journées et doivent être formés au préalable. Par ailleurs, les employés permanents cumulent souvent d'autres fonctions en plus de celles directement reliées à l'élection. L'organisme électoral doit disposer d'un personnel permanent suffisant pour lui permettre de faire fonctionner le processus électoral en permanence et pour s'assurer que les tâches de recrutement et de formation du personnel temporaire seront effectuées de manière à assumer le volume de travail à accomplir. Le fichier Nomination et formation du personnel offre plus de détails sur les tâches de recrutement et de formation.
Au cours de sa planification stratégique, l'organisme électoral doit considérer ses besoins en ressources humaines, particulièrement le personnel permanent, comme une de ses principales tâches, même si la formation du personnel permanent requiert moins d'organisation que celle du personnel temporaire. Alors que dans certains milieux la tenue d'élections à date fixe offre suffisamment de temps pour procéder au recrutement et à la formation, dans d'autres pays elles sont déclenchées sans préavis et l'organisme dispose de très peu de temps à consacrer au recrutement et à la formation parmi toutes les autres activités qui se déroulent.
Une planification au moment opportun est donc essentielle et doit porter sur les tâches suivantes :
- tenir des bases de données du personnel temporaire;
- tenir des séances de formation avant le déclenchement de l'élection, même s'il est nécessaire d'en répéter quelques-unes après le déclenchement;
- identifier des sources optionnelles de recrutement si une pénurie d'effectifs s'avère possible;
- fixer à l'avance les allocations et les frais de dépenses pour le personnel temporaire;
- préciser les problèmes reliés au personnel permanent et temporaire survenus lors d'élections antérieures et trouver les solutions qui s'imposent.
En général, même les commissions électorales nationales ne disposent pas d'effectifs permanents nombreux à la grandeur du pays. Élections Canada ne dispose que d'un petit noyau de personnel permanent oeuvrant à partir d'Ottawa entre les élections. Les gestionnaires électoraux qui gèrent le processus dans les 295 circonscriptions électorales n'entrent en fonction qu'au déclenchement d'une élection et doivent alors procéder au recrutement et à la formation du personnel dont ils ont besoin.12
Besoins en effectifs
Une autre considération que l'organisme électoral peut examiner à l'avance est le recours aux effectifs déjà existants dans d'autres organismes. Certaines lois électorales obligent les enseignants et les fonctionnaires d'État du palier national ou local à agir en qualité de préposés au vote ou à l'inscription lorsque nécessaire.
Descriptions de tâches
Les exigences minimales auxquelles doit satisfaire le personnel électoral doivent être énoncées à l'avance et le processus de dotation doit respecter les normes établies pour chaque poste à combler. La commission électorale de la Nouvelle-Zélande a établi des descriptions de tâches pour chacun de ses postes (voir job descriptions/staff profiles - new zealand) qui énoncent également les exigences auxquelles doivent satisfaire les postulants.
Recours aux spécialistes
Le fichier Nomination et formation du personnel suggère de déléguer à des spécialistes les tâches qui n'exigent pas une expertise en matière électorale. Une fois les normes de dotation des préposés au vote établies, la dotation et, s'il y a lieu, la rémunération de ces effectifs peuvent être confiées à des personnes qui ne possèdent pas nécessairement des connaissances en matière électorale.
Les organismes électoraux ont généralement tendance à centraliser toutes les activités reliées à l'élection à l'intérieur de leurs bureaux. Il ne faut pas oublier que certaines tâches, comme l'embauche du personnel occasionnel, peuvent fort bien s'effectuer ailleurs une fois que les normes ont été établies. Les tâches qui ne requièrent pas les connaissances des spécialistes en matière électorale devraient être confiées à d'autres personnes, laissant les spécialistes électoraux libres pour accomplir des tâches qui requièrent en effet leurs connaissances spécialisées.
Ressources à éviter
Bien que les organismes électoraux ont souvent de la difficulté à recruter un nombre suffisant d'effectifs, ils doivent se garder d'embaucher certaines catégories de personnes. La transparence du processus électoral sera brimée si des personnes reconnues pour leur allégeance politique (p. ex. des membres de la famille immédiate d'un candidat) ou qui ont déjà été reconnues coupables de corruption, sont affectées aux bureaux de vote - sauf lorsque la loi électorale prévoit la nomination de représentants de partis politiques à des bureaux d'inscription et de vote. Il est donc important d'initier des mécanismes de sélection assurant que le personnel éventuel (des gestionnaires électoraux de niveau supérieur jusqu'aux préposés au vote et les aides cléricales) respectera ces exigences. Les personnes nommées devraient toujours être tenues, lorsqu'elles acceptent un poste, de s'engager formellement à accomplir les tâches qui leur sont confiées et qu'elles ne sont pas dans une situation qui pourrait mettre en doute leur intégrité.
Il est important que les membres du personnel soient toujours bien identifiés, que ce soit dans les locaux de l'organisme électoral aussi bien que dans un bureau d'inscription ou de vote, afin de pouvoir distinguer les personnes qui travaillent en qualité officielle de celles qui agissent comme représentants des partis. Ceci permet aux électeurs d'identifier les personnes en autorité à qui elles peuvent poser des questions, ce qui leur sera utile en particulier si survient la nécessité de déposer une plainte.
Évaluation du rendement
Comme pour tout autre aspect de l'administration électorale, il est essentiel d'évaluer le rendement du personnel après chaque élection. Cette évaluation permettra notamment de déterminer ce qui a bien fonctionné tout en indiquant les activités pour lesquelles une meilleure formation s'impose.
Il est également important de féliciter et de récompenser ceux qui se sont bien acquitté de leurs tâches. Le responsable des élections à Fort Lauderdale, en Floride (É-U), évalue le rendement dans chaque bureau de vote et publie une liste de ceux où aucune erreur n'est survenue pour la dernière, pour les deux dernières et pour les trois dernières élections, encourageant ainsi les préposés au vote à viser l'excellence.
