Sélection du personnel électoral
Le processus de sélection doit être établi sur des principes clairement énoncés et il doit faire preuve de transparence. À cette fin, il importe de bien identifier chaque catégorie de personnel requis et préciser le processus de recrutement.
Pour ses élections de 1994, l'Afrique du Sud a dû recruter plus de 200 000 personnes dont la nomination était sous la responsabilité du directeur général de l'Independent Electoral Commission (IEC), qui a insisté pour que le recrutement se fasse parmi l'ensemble de la population du pays, parmi les hommes et les femmes de race noire comme de race blanche et dans les milieux ruraux autant qu'urbains. Les sections 2 et 7 du manuel d'instructions à l'intention du responsable et des autres préposés au vote (voir poll workers handbook - south africa) énumèrent les fonctions de chaque catégorie d'employés, explique le processus de sélection ainsi que l'importance du secret du vote et les moyens de le préserver.
Autorité en matière de nominations
Il est très important de bien préciser qui a l'autorité de faire les nominations. Le fichier Nomination et formation du personnel énumère les centres d'autorité pour la nomination de chaque groupe d'employés. Les membres d'un organisme électoral national peuvent être nommés par le gouvernement ou peuvent être proposés par les partis politiques et, sous certains systèmes, l'organisme une fois en place peut nommer ses propres membres. La responsabilité de la plupart des gestionnaires électoraux en matière de nomination concernera surtout le personnel permanent et temporaire de son bureau de même que les nombreux préposés à l'inscription des électeurs, au vote et au dépouillement. Le fichier Nomination et formation du personnel se penche sur les caractéristiques principales des préposés, suggère des sources possibles de recrutement et aborde également le processus de nomination.
Sous le système de commission électorale, l'autorité pour la nomination du personnel peut être répartie entre les commissions des niveaux national, régional et local. La même répartition peut s'appliquer sous un système de conseils régionaux et locaux et dans ces deux cas, la personne à qui l'autorité est confiée est considérée comme l'employeur. Dans tous les autres cas, l'autorité de nomination est confiée à une personne désignée qui possède également l'autorité de destitution.
Procédures équitables de sélection
Il est important pour toute organisation d'établir et de suivre des principes en matière de nomination du personnel et cette importance est encore plus grande pour un organisme électoral. Tout soupçon de parti pris dans le processus de nomination aura pour effet d'éroder rapidement la confiance que les participants pourraient accorder au processus électoral. Il n'est évidemment pas possible d'appliquer les mêmes principes à la nomination des nombreux préposés temporaires qu'à celle des employés permanents qui devront combler des postes clés. Il faudra prendre des décisions discrétionnaires en établissant le principe d'équité pour les différentes catégories de postes. Généralement, les principes s'appliquant à la nomination du personnel temporaire sont beaucoup moins sévères que pour le personnel permanent; le recrutement pourrait être aussi simple que la recommandation d'une personne par un autre préposé, pourvu qu'on soit en mesure de déterminer que la personne n'a pas de liens avec un parti politique ou avec un candidat.
La plupart des organisations ont des critères spécifiques de recrutement. Un bon exemple est le code établi par l'université de Bath au Royaume-Uni, qui énonce les règles principales à suivre pour la nomination à n'importe quel poste universitaire (voir recruitment code - united kingdom). Les principes établis dans ce code peuvent aussi bien s'appliquer à la nomination du personnel électoral permanent. Une pratique qui peut contribuer à la transparence du processus de sélection est celle utilisée dans certains pays, voulant que tous les préposés à l'inscription des électeurs soient soumis à un processus de triage impliquant les principaux partis politiques.
Exigences des divers postes
Les exigences requises pour chaque catégorie de postes devraient être clairement établies à l'avance. Les préposés au vote doivent travailler de longues heures, parfois dans des conditions difficiles. Il est important de signaler ces exigences au moment du recrutement et de bien décrire les tâches à accomplir. Les personnes considérées devraient être averties à l'avance qu'elles ne doivent pas entretenir de liens avec un parti politique ou avec un candidat. Une question qui se présente souvent est de savoir si les restrictions concernant les liens politiques devraient également s'appliquer aux membres de la famille immédiate de la personne considérée. Si la loi électorale ne contient pas de dispositions à cette effet, la question doit être réglée par les gestionnaires électoraux. Il importe de bien énoncer les tâches de chaque poste, particulièrement pour les postes permanents. Il est parfois également nécessaire d'imposer des limites d'âge.
Documents de nomination
Au moment de finaliser les nominations permanentes, il est nécessaire de documenter le processus au moyen de descriptions de tâches, d'offres d'emploi, de codes de conduite et de tout autre document relatif au poste.
Pour les emplois temporaires, il faut préciser les conditions d'emploi et énumérer en détail les tâches et les exigences du poste. Ces documents, tout en étant complets, doivent être dans une forme simple et brève si l'on veut qu'ils soient lus et compris.
Un autre document important est le formulaire d'engagement de l'employé, dans lequel il déclare qu'il n'a pas participé à des activités pour le compte d'un candidat et, si nécessaire selon le système en place, dans lequel il fait également une demande pour voter par anticipation. La documentation devrait également préciser les points suivants :
- les tâches à accomplir;
- le lieu de travail;
- la personne à qui l'employé répond;
- le point de contact en cas de problème;
- la marche à suivre une fois les tâches complétées;
- le montant de la rémunération;
- les mesures à prendre avant le début des fonctions.
Il est préférable de fournir à chaque personne nommée une carte d'identité ou une preuve de nomination. Ce document permettra de maintenir la sécurité lors de l'événement électoral pour lequel la personne a été nommée et permettra aux électeurs de vérifier qu'ils traitent avec des personnes nommées en bonne et due forme.
Bureau des ressources humaines
Les services du bureau des ressources humaines à l'intérieur de l'organisme électoral peut contribuer largement au succès du processus électoral. Il devra planifier très efficacement le recrutement du personnel électoral, établir des normes dictinctes pour l'embauche du personnel permanent et du personnel temporaire, déterminer sur quoi seront basées les décisions à prendre s'il y a surabondance de ressources, identifier les exigences que devra respecter chaque catégorie d'employés (qualités requises, aptitudes, limites d'âge), et assurer l'impartialité politique du personnel.
Le processus de nomination devrait être le plus parfait et efficace possible, mais le déclenchement d'élections sans préavis, le grand nombre d'employés temporaires à recruter, de même que les échéanciers à respecter obligeront souvent à assouplir les normes établies. D'autre part, l'organisme électoral n'est pas toujours en mesure d'exercer le plein contrôle des employés qui lui ont été affectés en détachement d'autres organismes du gouvernement. Il peut alors être impossible de renvoyer les employés concernés ou d'imposer des mesures disciplinaires. C'est le genre de situations qu'il faut tâcher d'éviter.
Destitutions de personnel
Peu importe le degré d'efficacité du processus de recrutement et de nomination, il surviendra inévitablement des cas d'incompétence, d'omissions et de non-conformité à la loi et aux instructions. Il faudra prendre les actions qui s'imposent, comme émettre des avertissements ou donner de la formation ou des instructions supplémentaires ou, dans certains cas, prendre des mesures de destitution. Ce qui importe est d'agir promptement. Rien ne sert d'attendre la fin de l'élection pour prendre des mesures disciplinaires. Si un préposé au vote est une source de problèmes, il est urgent de le remplacer immédiatement.
