Établissement d'un budget
Il est essentiel d'établir un budget détaillé avant toute élection. Même si un organisme électoral n'a pas à faire approuver ses besoins financiers et ses fonds à l'avance, le budget permettra d'exercer un contrôle sur les coûts et de maintenir des systèmes comptables exacts pour la rémunération du personnel et pour les remboursements de services.
Règle générale, l'organisme sera obligé de faire approuver ses budgets. Sans un contrôle du budget et des dépenses, l'organisme pourra difficilement obtenir la confiance de la population parce qu'il existera une perception que si l'on ne peut pas exercer un contrôle sur les dépenses, il en sera de même pour les bulletins de vote. À l'intérieur du budget global, des postes budgétaires distincts devraient être établis pour chacune des tâches principales du processus électoral. Pour les systèmes qui comportent des activités électorales sur une base annuelle, l'établissement des budgets ne devrait pas représenter une tâche difficile. Par contre, si des élections importantes ont lieu sur une base sporadique, l'exercice de budgétisation exigera plus de temps et sera plus complexe.
L'International Foundation for Election Systems (IFES) a collaboré à l'établissement d'un budget pour l'élection du Kenya qui a eu lieu en 1993. draft election budget - kenya contient un extrait de ce budget qui illustre bien jusqu'à quel point les estimations doivent être détaillées, jusqu'aux tarifs horaires du personnel et les coûts du transport et de l'équipement, etc.
La commission électorale indépendante du Libéria a également établi un budget semblable pour son élection de 1997. Il est toujours préférable d'avoir recours à des spécialistes pour la préparation de budgets de cette envergure. Tant d'élections ont lieu à travers le monde qu'il est possible d'en identifier une qui peut servir de modèle et de réaliser une économie de temps en évitant de réinventer la roue.
Des spécialistes en logistique peuvent également offrir de bons conseils dans l'évaluation des coûts. Le temps consacré à la préparation d'un budget sera largement profitable parce qu'il permettra d'éviter d'avoir à demander des fonds additionnels, ce qui pourrait retarder les commandes d'équipement essentiel.
Le budget du Libéria prévoit toute une gamme d'activités électorales dont l'inscription des électeurs, l'information, l'éducation populaire et la formation. Certains organismes électoraux peuvent être responsables de divers programmes tels que le contrôle des médias et le déploiement des observateurs et des organisations non gouvernementales. L'organisme peut être dans l'obligation de faire des choix discrétionnaires lorsque les fonds disponibles imposent des restrictions budgétaires. Par exemple, il est essentiel de faire imprimer suffisamment de bulletins de vote même s'il faut effectuer certaines coupures dans les sommes à consacrer à l'éducation de l'électorat nonobstant qu'il s'agisse d'un programme important.
Établissement des coûts
Au départ, on doit identifier les personnes responsables de l'évaluation des coûts et déterminer si ces coûts sont négociables, si la loi électorale fixe déjà certaines allocations ou des coûts spécifiques applicables à tout le pays ou si le gestionnaire peut exercer une certaine discrétion en cette matière. Certaines lois peuvent prescrire que la rémunération des préposés au vote soit établie au niveau local ou encore, elles peuvent prévoir que les préposés soient nommés parmi les fonctionnaires ou les enseignants, sans rémunération additionnelle. Si le gestionnaire électoral a des pouvoirs discrétionnaires, il doit trouver des solutions économiques en considérant entre autres les points suivants :
- les préposés au vote doivent-ils être présents aux bureaux pour la durée entière du vote?
- peut-on en désigner un certain nombre qui travailleront seulement durant les heures de pointe?
- est-il possible d'installer plus d'un bureau de vote dans un même édifice?
- quel est le moyen le plus énonomique de transmettre aux électeurs des détails sur le processus de vote; est-il possible de les faire livrer par des étudiants ou par les conjoints des employés plutôt que par le courrier?
- est-il possible de demander à des entreprises de présenter des soumissions pour exécuter certaines activités du processus en sous-traitance?
Systèmes coûteux
Plus un système ou une procédure est complexe, plus il risque d'être coûteux. Un système simple exige moins de personnel et moins de planification. Il faut éviter de compliquer indûment les formulaires et les procédures. Un processus simple coûte moins cher et offre plus de transparence.
Sommaire
Le processus de budgétisation devrait respecter les principes suivants :
- entreprendre l'établissement des budgets le plus tôt possible;
- diviser le processus en parties distinctes;
- obtenir des soumissions des fournisseurs;
- envisager l'approche de la sous-traitance et des soumissions pour obtenir les meilleurs prix;
- avoir recours à des personnes spécialisées en matière de finances;
- envisager le recours à des intervenants externes pour l'accomplissement de certaines tâches;
- utiliser les pouvoirs discrétionnaires pour simplifier les procédures et en réduire les coûts;
- établir un mécanisme de contrôle des coûts et des prévisions budgétaires et le respecter tout au long du processus;
- conserver des données financières à jour.
Une bonne règle à suivre est de prévoir les postes budgétaires qui pourraient être coupés si les fonds alloués étaient moins élevés que prévu. Il importe aussi de bien évaluer la rentabilité d'investissements majeurs comme l'informatisation. Avant d'investir des sommes considérables, il convient de considérer la rapidité d'évolution des systèmes informatiques en regard des intervalles qui existent entre les élections.
