Introduction
En plus des détails que contient la présente section sur l'approvisionnement, la planification devrait inclure des prévisions budgétaires et des modes de paiement, un échéancier des activités, des plans pour le recrutement et la formation, des calendriers de livraisons, l'identification des jalons et des risques et des plans d'urgence. La planification devrait établir des échéanciers réels pour toutes les activités. Le temps requis pour chacune des activités variera considérablement selon les pays et les facteurs en jeu comme les sources des approvisionnements et les modes de livraison.
Sources des approvisionnements
Il faut accorder une priorité à l'identification de sources d'approvisionnement locales afin d'encourager la réduction locale du matériel d'élection. Les compétences du personnel du gestionnaire électoral et la capacité technique des fournisseurs du pays auront une incidence sur la production régionale du matériel électoral. Au Canada, par exemple, l'impression des bulletins de vote se fait au niveau régional (voir Instructions pour l'impression des bulletins de vote - Élections Canada).
Lorsqu'il y a lieu de recourir au marché international pour l'approvisionnement pour acheter du matériel électoral, il faut, dans la mesure du possible, faire appel à des fournisseurs d'expérience dans ce domaine. Dans l'évaluation de la nécessité d'avoir à recourir à des fournisseurs internationaux pour l'approvisionnement de matériel, il faut porter une attention particulière au matériel délicat. Il se peut que l'achat de papier à bulletins de vote et l'impression des bulletins présentent un aspect plus sécuritaire si on utilise des services à l'extérieur du pays.
De façon générale, le meilleur rapport coûts-efficacité s'atteint de la façon suivante :
- identifier les sources de matériel et d'équipement bien à l'avance de toute élection;
- dans la mesure du possible, obtenir le matériel de sources locales et nationales;
- éviter le financement international qui oblige la commission à s'approvisionner auprès de fournisseurs spécifiques ou d'autres pays.
Définition des besoins
Pour fins de planification, il est généralement utile de regrouper le matériel en trois catégories, notamment :
Spécifications
Des spécifications vagues ou incomplètes mènent à des retards coûteux et peuvent entraîner des problèmes de rendement au bureau de vote.
Les conditions locales, y compris le climat, la saison au cours de laquelle se déroule l'élection, l'expérience et les compétences des préposés au bureau de vote, le niveau d'alphabétisation des électeurs et l'acceptabilité du matériel par les électeurs auront tous une incidence sur le choix de matériel et la nécessité de le mettre à l'épreuve avant de s'en servir. Il importe de spécifier clairement les caractéristiques, comme l'imperméabilité, la durabilité et la résistance à la chaleur.
Si les spécifications sont trop vagues, les fournisseurs internationaux pourront les mal comprendre, ou remplacer des articles par d'autres qui ne font pas l'affaire et qui ne sont pas efficaces sous les conditions locales. Il est donc sage d'obtenir des modèles de tous les articles avant de confirmer les commandes, même si on doit prévoir un délai de trois à quatre semaines.
Il se peut qu'il soit nécessaire de mettre à l'épreuve les propriétés physiques de certains articles pour s'assurer de leur rendement dans des conditions particulières. Le temps de mise à l'épreuve peut être réduit si l'on choisit des produits qui ont déjà été testés et dont la qualité a été prouvée dans des environnements semblables. Il est souhaitable d'établir des contacts avec d'autres administrations électorales et des gestionnaires électoraux pour échanger des renseignements sur le matériel.
Il faut aussi spécifier aux fournisseurs le type d'emballage requis, plus particulièrement pour le matériel délicat. Par exemple, si chaque bureau de vote requiert 1000 bulletins de vote, ils devraient être fournis en livrets de 50 et de 100, enveloppés et placés dans des boîtes en quantité de 500 à 1000. Les numéros consécutifs devraient être clairement indiqués sur les livrets et sur les boîtes. L'attention que l'on apporte à ce niveau de détail simplifiera l'assemblage des trousses et augmentera l'efficacité (voir Récupération et évaluation du matériel).
L'emballage du matériel fragile et les besoins en matière de formation et de soutien technique pour l'utilisation d'équipement compliqué doivent aussi être clairement spécifiés.
Pour des exemples de spécifications qui illustrent le niveau de détail approprié pour s'approvisionner efficacement, voir Ballot Pencils and Ink Specs .
Caractéristiques de sécurité
Le choix des caractéristiques appropriées de sécurité pour le matériel électoral est une composante cruciale de l'approvisionnement.
L'entreposage sécuritaire et des procédures transparentes sont importants mais avant tout, il faut s'assurer que toute falsification du matériel sera immédiatement évidente. C'est pour cette raison que l'utilisation de cadenas sur les urnes n'est pas souhaitable, sans égard à leur qualité ou les procédures utilisées pour contrôler l'utilisation des clés.
Les caractéristiques de sécurité les plus efficaces relativement au matériel d'élection sont les suivantes :
- des scellés qui sont impossibles à falsifier;
- une impression spéciale des bulletins;
- une numérotation consécutive sur les documents délicats et les scellés;
- des enveloppes sécuritaires qui sont impossibles à altérer, pour entreposer et transporter le matériel délicat, comme les listes d'inscription, les bulletins, la compilation des résultats.
On peut utiliser du papier sécuritaire qui possède des caractéristiques spéciales, comme par exemple un filigrane, mais plusieurs pays évitent les coûts élevés associés à ce genre de papier en utilisant d'autres procédés. Par exemple, certains pays marquent le papier à bulletins de vote à son point d'origine en le perforant.
Les caractéristiques principales relativement au matériel d'inscription sont les suivantes :
- du papier sécuritaire et une impression spéciale des cartes d'inscription, portant une marque, comme un filigrane;
- une carte d'identité avec photo et empreintes digitales;
- des cartes plastifiées qui sont impossibles à altérer.
Spécifications et validation des systèmes complexes
Il faut choisir avec minutie les systèmes informatisés complexes pour voter et compiler les votes. Si des systèmes informatisés ou de l'équipement électronique sont choisis, il importe de s'assurer qu'il existe des systèmes manuels de rechange au cas où l'équipement flancherait ou qu'il y ait des pannes d'électricité.
Les compétences des préposés au bureau de vote et le temps qu'ils ont pour apprendre à opérer cet équipement aura une incidence sur le choix de son niveau de complexité. L'utilisation de systèmes trop complexes peut faire diminuer la confiance dans le processus de vote. Tous les intervenants, y compris les partis politiques et les candidats, doivent bien comprendre le fonctionnement de l'équipement pour avoir confiance dans les résultats.
Évaluer les quantités
L'ensemble des quantités sont estimées sur la base du nombre potentiel d'électeurs. Il faut cependant tenir compte du degré de confiance que l'on a dans les données du recensement, des listes d'électeurs et des autres données démographiques. Dans le cas des bulletins de vote et d'autres formulaires, il faut pouvoir compter sur une réserve.
Le matériel général comprend le matériel non délicat livré au bureau central et aux bureaux d'inscription ou de vote. Il s'agit par exemple de calepins, crayons, plumes, aiguise-crayons, trombones, brocheuses, ciseaux, bannières, isoloirs et rubans gommés. Les quantités de ce matériel sont basées sur une estimation des besoins au bureau central et l'importance des bureaux d'inscription et de vote. Il faut ajouter une réserve (jusqu'à 5 %) pour compenser pour les dommages en cours de livraison ou les erreurs humaines lors de l'assemblage des trousses. Le matériel délicat comprend les bulletins de vote, les urnes, l'encre sécuritaire, les cartes d'inscription, les scellés, les enveloppes qui sont impossibles à altérer et les formulaires servant à tenir compte de la distribution et du retour du matériel. L'ajout de ce matériel aux trousses de matériel doit être étroitement contrôlé et sera rendu plus facile par le pré-assemblage et la numérotation du matériel. Des pertes au moment de l'assemblage sont inacceptables.
Appels d'offres et contrats
Peu importe si l'administration électorale ou le gestionnaire s'occupe directement de l'acquisition du matériel ou utilise les services d'un agent, le but d'aller en appel d'offres est d'obtenir les meilleurs prix et les meilleures garanties de livraison possibles pour tout le matériel, d'obliger les fournisseurs à respecter les spécifications et les ententes de livraison et de minimiser les risques.
Les appels d'offres doivent demander le prix et la date de livraison pour une quantité totale estimée mais doivent également prévoir le matériel de formation, la possibilité que des quantités supplémentaires doivent être commandées ultérieurement et la participation des fournisseurs principaux à la formation et à la mise à l'épreuve du matériel et de l'équipement. Les risques associés au rendement des fournisseurs et aux échéanciers de livraison peuvent être réduits en vérifiant leurs références et en les liant par une garantie financière. Une garantie financière au moment de la soumission engage le soumissionnaire à accepter le contrat s'il lui est offert ou de payer les coûts additionnels encourus par l'acheteur dans la sélection d'un autre fournisseur.
Une garantie financière de rendement oblige également le fournisseur à fournir du matériel qui est conforme aux spécifications et à le livrer à temps.
La commission a peu à gagner d'une compensation financière lorsque la livraison du matériel est en retard. Par contre, la vérification des références et l'exigence d'une garantie financière de rendement éliminent les fournisseurs non sérieux ou ceux qui n'ont jamais fourni du matériel d'élection.
On peut s'assurer que le soumissionnaire respectera son contrat en établissant des conditions de paiement contractuelles sur preuve de manufacture et d'envoi et en retenant le paiement jusqu'à ce que la totalité du matériel ait été livré.
Procédures d'importation
Il faut :
- chercher conseil au sujet des procédures d'importation;
- informer le ministère approprié du gouvernement de la marchandise attendue et obtenir le dédouanement et les dispenses nécessaires;
- utiliser les services d'un bon courtier en douane;
- s'assurer qu'au moins un membre du personnel connaît les procédures associées aux formulaires de douane et la certification des importations;
- s'assurer d'identifier la personne avec qui il faut communiquer si des problèmes surviennent dans l'importation du matériel.
Pour plus de renseignements, voir Commande du matériel et Livraison du matériel aux bureaux de vote.
