Rapports nationaux
Comme il n'existe pas de commission électorale au Royaume-Uni, aucun rapport national n'est publié sur le processus électoral. La responsabilité est répartie entre plusieurs officiers gouvernementaux locaux qui ne s'occupent généralement que de publier les résultats. La Commission électorale de l'Inde publie un rapport national après les élections et celui relatif aux élections générales de 1996 26 est très complet et instructif. Il contient des détails sur le programme électoral, les partis politiques, et les circonscriptions et le nombre d'électeurs qui se sont présentés aux urnes. Il donne également une foule de statistiques sur tous les aspects de l'élection.
La Commission électorale australienne publie un rapport du même genre et son document sur les élections fédérales de 1996 contient une mine de renseignements.27 Il fournit plusieurs statistiques et décrit, en détail, les processus utilisés, y compris le système électoral, le dépouillement des votes, la compilation des résultats à l'échelle nationale, les activités de la Commission visant à informer les électeurs, des renseignements sur le financement des partis, le règlement des litiges et le coût total du processus.
Des rapports de ce genre, publiés à l'échelle nationale, renseignent beaucoup et sont intéressants. Ils informent le public en général sur le déroulement du processus électoral, sur les problèmes qui ont surgi et sur les améliorations proposées. Les commissions électorales nationales sont mieux placées pour rédiger ce type de rapports que les commissions locales ou leurs officiers électoraux étant donné que des renseignements à l'échelle du pays sont plus pertinents bien que tout aussi intéressants au niveau local si les contribuables défraient les coûts. C'est là le grand avantage des commissions électorales nationales. La Commission électorale fédérale des États-Unis prépare un tel rapport statistique à l'échelle nationale mais c'est surtout pour produire un rapport historique des élections des sénateurs et des représentants au Congrès.
De tels rapports ne sont pas rédigés seulement en fin de processus électoral. La Commission électorale intérimaire de l'Ouganda a préparé un rapport en juin 1996 (voir report of interim electoral commission - uganda) qui établit clairement la base du processus électoral de l'Ouganda, les devoirs et les pouvoirs de la Commission électorale et qui sont ses principaux officiers et cadres. Ce document intéresse peu le citoyen moyen mais intéresse grandement tout participant au processus électoral, qu'il s'agisse d'un candidat, d'un membre d'un parti ou d'un gestionnaire électoral. Des renseignements de ce genre peuvent toujours servir à démontrer la transparence et l'intégrité du processus électoral et leur diffusion est d'une importance particulière quand le public exprime des inquiétudes ou connaît peu les responsabilités inhérentes au processus électoral.
Il faut aussi étudier différentes façons de produire ces renseignements. La Commission électorale de l'Australie publie aussi un CD-ROM contenant les statistiques électorales, ce qui est très utile quand le rapport contient une foule de données et que les usagers éventuels ont l'équipement nécessaire pour l'utiliser. La Commission électorale du Queensland a préparé un rapport sur une élection complémentaire tenue le 24 mai 1997 (voir by-election report - australia). Elle est tenue de le faire par la Loi électorale de 1992 et le rapport est un très bon exemple d'un commissaire électoral qui expose clairement la conduite de l'élection aux candidats, aux électeurs et à la communauté en général.
Rapports traitant de problèmes, de plaintes et de questions qui pourraient être soumis aux cours de justice
Certains systèmes électoraux chargent certaines personnes d'enquêter sur les problèmes et de régler les conflits. La Loi électorale de la République de l'Afrique du Sud prévoit la nomination de surveillants dans les bureaux de scrutin pour observer le processus, examiner les problèmes et résoudre les conflits. C'est une façon de faire la distinction entre le fonctionnement des bureaux de scrutin, qui est la responsabilité du gestionnaire électoral, et l'examen des plaintes et des problèmes. Le rôle des surveillants couvre aussi des questions comme les réunions politiques, la sollicitation et la publicité. Les surveillants doivent produire des rapports concernant les questions qu'ils sont appelés à étudier. Ceci devient essentiel surtout si les questions deviennent l'objet de litige devant les cours de justice. Le gestionnaire électoral doit établir un système pour faire rapport des plaintes et des problèmes (voir Procédure de litiges).
La sécurité et l'accès aux dossiers
Le maintien de dossiers à jour est une chose, mais il faut aussi établir qui peut y avoir accès. La loi et les règlements électoraux imposent plusieurs exigences au gestionnaire électoral en ce qui a trait à la création et au maintien des dossiers et à leur destruction éventuelle. Le système doit être bien rodé et la conservation des dossiers et documents électoraux sûre. Même si le public a accès aux données, la documentation qui contient ces données doit être conservée dans un endroit sûr. Les renseignements concernant l'inscription des électeurs et autres données électorales impliquent une foule de documents. L'enregistrement des documents par lecteur optique est une option de plus en plus viable pour rendre les renseignements facilement accessibles et requiert peu d'espace.
Le personnel électoral doit être formé de façon à pouvoir trouver les renseignements suivants :
- l'information qui peut être mise à la disposition de tous ceux qui la demandent;
- l'information qui peut être transmise aux candidats, aux partis et à leurs agents;
- l'information qui ne peut être transmise qu'aux fonctionnaires électoraux;
- l'information qui peut être demandée par les cours de justice en cas de poursuites intentées pour des infractions électorales ou dans les cas de contestation d'élection;
- l'information qui doit être protégée à la fin du processus électoral et qui ne peut être transmise à personne.
La loi électorale stipule normalement des exigences pour la tenue des dossiers et la conservation et la destruction des documents. Le gestionnaire électoral est souvent tenu de détruire les bulletins et autre matériel directement reliés à l'élection, après une période précise suivant le jour du scrutin. Il s'agit habituellement de la période durant laquelle des appels peuvent être logés.
Dossiers électroniques
De plus en plus, les dossiers et autres informations sont stockés électroniquement et dans de tels cas, il faut à tout prix sauvegarder des doubles. Plusieurs systèmes de liste électorale se fient aux lecteurs optiques pour enregistrer chaque dossier d'électeur et ne conservent pas la copie papier. La liste n'est imprimée que lorsque l'élection l'exige. Il s'agit d'une excellente façon de procéder qui épargne beaucoup d'espace et de coûts, mais qui peut créer des problèmes si les données électroniques sont corrompues. L'avis de spécialistes sur la sauvegarde de copies supplémentaires est essentiel afin d'éviter une situation où il faudrait recueillir et traiter l'information à nouveau, et ce, à grands frais.
La tenue des dossiers
La tenue des dossiers est essentielle tout au long du processus électoral. è chaque étape, on crée des dossiers qui traitent, entre autres :
- des électeurs;
- des personnes qui se croient électeurs mais qui n'ont pas la qualité d'électeur;
- des bureaux de scrutin;
- des secteurs de vote;
- du personnel électoral;
- des candidats;
- des partis;
- des agents des partis;
- du processus du vote;
- des résultats;
- des plaintes.
La sécurité et la transparence sont de toute première importance. Le matériel et les dossiers électoraux doivent être bien protégés pour s'assurer que le public a confiance dans le processus et en reconnaît la transparence. Il faut qu'advenant une plainte importante, les dossiers pertinents soient accessibles, complets et aptes à justifier la décision.
Il y a plusieurs systèmes de tenue de dossiers, de la lecture optique à la conservation des documents dans des boîtes, et une multitude de combinaisons de ces deux approches. Peu importe le système utilisé, il doit être établi de façon logique afin d'être accessible à toute personne autorisée. Bien que certains puissent être impressionnés lorsqu'il y a une foule de documents et de formulaires, il s'agit plutôt habituellement d'un manque d'organisation.
Ce qui arrive après la déclaration des résultats
Aux yeux du public, l'élection est terminée quand les résultats sont connus et pourtant, une multitude de tâches incombent encore au gestionnaire électoral. Il faut revoir le processus, entreposer le matériel électoral, rémunérer le personnel, récupérer l'équipement, etc. Étant donné que le personnel est épuisé après ce qui est une période très stressante, il faut bien planifier d'avance tout ce que chacun doit faire dans son domaine de responsabilité et y procéder le plus rapidement possible. Sinon, le dernier 5 % du travail s'éternisera.
Autres considérations
Les documents peuvent être conservés de plusieurs façons. Il est sage de consulter des spécialistes en la matière afin d'adopter l'approche la plus sécuritaire et la plus économique. Il faut toujours s'assurer que, dans la mesure du possible, des copies de sauvegarde supplémentaires sont conservées. Il faut aussi prévoir ce qu'il faudrait faire dans l'éventualité d'un feu ou autre urgence, et planifier la tenue des dossiers en conséquence.
