Que doit-on rechercher?
Les exigences matérielles doivent tenir compte des possibilités réelles. Idéalement les bureaux de vote devraient être accessibles, visibles et être assez spacieux pour que le processus électoral se déroule efficacement.
Ils doivent aussi permettre d'assurer la sécurité.
Incidences de la loi électorale
La loi électorale prescrit parfois le périmètre autour d'un bureau de vote au sein duquel les activités électorales sont interdites. Il faut donc tenir compte de cette disposition et de toute autre disposition concernant la sécurité dans la sélection des emplacements des bureaux de vote.
Aménagement
Il est essentiel que l'emplacement choisi puisse être aménagé efficacement. Les coûts auront une incidence sur le choix. Aux États-Unis, plusieurs bureaux de vote sont établis dans des édifices publics de haute qualité où des systèmes de vote informatisés dispendieux sont utilisés. Ces bureaux sont spacieux et les électeurs peuvent attendre leur tour, exercer leur droit de vote en secret et quitter le bureau dans le plus grand confort. En Ouganda par contre, un bureau de vote dans une région rurale peut être situé dans un édifice bien sommaire offrant peu de protection contre les intempéries, peu spacieux et où il est difficile de contrôler les allées et venues et le processus de votation. Certains facteurs entrent en ligne de compte lorsque vient le temps de déterminer les besoins matériels d'un bureau de vote, notamment les suivants :
- la protection du secret du vote tout au long du processus de votation, ce qui veut dire éviter que les personnes qui ne sont pas admises au bureau de vote y aient accès ou puissent observer ce qui se passe à travers les fenêtres, les entrées ou les sorties;
- le contrôle de la porte d'entrée et de la porte de sortie; il est préférable que les électeurs entrent par une porte et sortent par une autre;
- la sécurité du matériel tout au long des procédures de votation; il faut s'assurer qu'aucune personne non admissible au burau de vote ait accès au matériel électoral;
- la circulation des électeurs dans le calme tout au long du processus électoral dans un espace adéquat.
Si le dépouillement des votes se déroule au bureau de vote à la fermeture du bureau, il faut en tenir compte. Le dépouillement des votes pour une élection où plusieurs postes sont à combler ou pour laquelle la liste des candidats est longue, exige un espace adéquat et une sécurité absolue. Les procédures du dépouillement sont complexes et les personnes qui sont admises au bureau de vote lors du dépouillement subissent déjà des pressions considérables. Les espaces trop exigus pour le nombre de personnes et un pauvre éclairage à la fin d'une longue journée de travail ne peuvent que rendre la tâche plus difficile. Il faut souligner l'importance d'un aménagement approprié lors des séances de formation. L'observateur d'expérience peut constater dès son entrée dans un bureau de vote si les procédures se déroulent efficacement. Des files d'attente désordonnées, un mauvais positionnement des isoloirs et un manque de contrôle à l'entrée et à la sortie du bureau indiquent à coup sûr que les préposés sont mal organisés.
Il importe que l'espace soit suffisant pour que chaque électeur soit traité un après l'autre, selon l'ordre d'arrivée, de façon nette, logique et définie. Les électeurs et les préposés doivent être séparés les uns des autres. Il est donc souhaitable que l'entrée et la sortie soient bien contrôlés. Les électeurs qui attendent en ligne doivent être installés convenablement en dehors de la pièce où est situé le bureau de vote. Toute force policière ou de sécurité, s'il y a lieu, devrait être installée à cet endroit.
On ne peut souligner assez l'importance de constater du premier coup d'oeil le bon déroulement des opérations dans un bureau de vote et le choix judicieux de l'emplacement.
La tâche des préposés sera plus facile si on leur fournit des plans et des illustrations qui leur permettent de choisir et d'installer des bureaux de vote le plus efficacement possible. Plusieurs affiches préparées dans le cadre d'un programme d'éducation de l'électeur peuvent être utiles pour les préposés au vote (voir voting process - el salvador, voting process - haiti, voting process - bosnia-herzegovina, voting process - south africa, polling station - south africa).
Signature ou scellé
L'électeur devrait comprendre facilement ce qui se passe. Les affiches devraient donc être de bonne qualité, simples et faciles à lire. Elles devraient indiquer le chemin de l'entrée et de la sortie et l'endroit où l'électeur doit attendre, et lui expliquer ce qu'il doit faire. Le tout peut sembler facile à comprendre pour le préposé d'expérience. Il faut cependant penser à l'électeur de 18 ans qui vote pour la première fois et à l'électeur de 80 ans qui peut être quelque peu confus. Un bon aménagement, des affiches adéquates et un personnel bien formé assurent le déroulement efficace des opérations de vote.
Examen postélectoral
Un examen postélectoral de la situation s'impose. La question de l'aménagement des bureaux de vote doit tenir compte des commentaires des préposés aux bureaux de vote, des candidats, des représentants des partis et des électeurs, de façon à améliorer la situation pour le scrutin subséquent. Le préposé responsable d'un bureau de vote devrait remplir un formulaire d'évaluation du site, identifier les problèmes qui ont surgi et faire des recommandations en vue d'améliorer la situation. Des représentants du gestionnaire électoral devraient, dans la mesure du possible, visiter les bureaux pendant les heures d'opération pour vérifier si tout se déroule adéquatement. Ces visites permettront d'identifier les bureaux qui connaissent des problèmes associés au personnel ou à l'agencement physique de l'endroit.
