Une élection est une série d'activités qui se déroulent selon un plan structuré pour aboutir à la proclamation des élus. L'échéancier auquel sont soumises ces activités se compose de nombreuses étapes et le calendrier électoral peut fort bien être constitué de deux séries d'échéanciers distincts :
- le calendrier statutaire énonçant les échéances prescrites par la loi et qui détermineront la structure organisationnelle;
- le calendrier administratif détaillé qui détermine les dates des événements les plus importants et des tâches à accomplir pour assurer le bon déroulement de l'élection.
Le principe d'éthique (voir Principes directeurs) qui dicte la transparence de l'administration électorale suppose que le calendrier électoral devrait être mis à la disposition des principaux intervenants, soit le personnel électoral, les partis politiques, les candidats et leurs représentants et les organisations non gouvernementales (ONG). Ce calendrier devrait également être publié pour le faire connaître à l'électorat.
Le calendrier statutaire devrait être rendu public et devrait indiquer clairement les étapes les plus importantes et les dates auxquelles elles doivent être complétées. Le calendrier administratif est un instrument interne qui précise les tâches principales confiées au personnel électoral, lequel doit en respecter religieusement les délais. Pour des exemples illustrant l'utilisation de ce calendrier dans différents pays et le point auquel cet outil de gestion électorale a été perfectionné, voir les fichiers russian federation election calendar quick reference guide., russian federation election calendar plan, Diary of Duties of Returning Officer, Calendrier électoral -Élections Canada, briefing notes - united kingdom et 1995 election action plan - united kingdom.
Le calendrier administratif peut être établi à partir de divers logiciels ou programmes de planification de projets. Il ne serait pas rentable d'avoir recours à de l'équipement et à des logiciels à la seule fin d'établir ce calendrier, mais si cette capacité est disponible à l'intérieur d'autres systèmes informatiques susceptibles de servir à l'administration des élections d'autres manières, la dépense peut être justifiable.
Cet outil de travail doit nécessairement être élaboré en fonction de plusieurs facteurs. Il importe de considérer qu'un calendrier indiquant des échéances suffisamment éloignées permettra de réaliser des économies dans les approvisionnements, ce qui prouve la nécessité pour le gestionnaire électoral de planifier à long terme.
Au Royaume-Uni, les échéanciers ne sont pas énoncés uniquement dans une pièce de législation mais dans plusieurs, imposant au gestionnaire électoral la tâche difficile de les fusionner à un moment donné pour produire un calendrier global plutôt complexe, sinon les participants au processus ne possèderont pas une compréhension claire des exigences.
S'il survient une erreur ou un retard à respecter un échéancier, tous les intéressés doivent en être saisis, en connaître les raisons et disposer d'une version révisée du calendrier.
