Période d'activités
Les ONG et les groupes d'observateurs locaux sont souvent actifs pour des périodes de temps importantes avant et après l'élection. Le gouvernement en place ne voit cependant pas toujours leurs activités d'un très bon oeil.
Consultation de routine
La consultation de routine est tout simplement un échange d'informations sur le processus électoral plutôt que sur des questions de fond qui exigent des changements à la loi électorale ou aux règlements.
Il est facile pour ceux qui n'ont pas à gérer le processus de suggérer des changements qui amélioreraient les procédures et de critiquer le fait que ces suggestions ne sont pas acceptées à cause de contraintes de temps et législatives. Il existe bien des problèmes relativement à la conduite des élections locales et nationales au parlement au Royaume-Uni qui exigent des changements législatifs en vue de faciliter l'accessibilité au processus électoral. Les ONG et les groupes d'intérêts font continuellement des représentations à ce sujet mais jusqu'à présent aucun gouvernement n'a accordé à ces questions la priorité d'action nécessaire. Et pourtant tous sont d'accord pour le changement.
Les gestionnaires électoraux doivent tenir compte des points suivants lorsqu'ils font affaire avec toute organisation qui s'implique directement ou indirectement dans le processus électoral :
- transiger avec tous les intervenants de façon neutre et objective;
- s'assurer que l'information est transmise sur une base équitable;
- établir des réseaux de communication avec les organisations qui permettent d'utiliser toutes les ressources le plus efficacement possible;
- s'entendre sur des protocoles qui éviteront que les mêmes questions soient soulevées continuellement auprès d'autres gestionnaires. Si on en arrive à des opinions divergentes sur un point en particulier et qu'il n'y a pas moyen de s'entendre, mieux vaut laisser tomber la discussion.
Changements à la loi
Les gestionnaires électoraux peuvent réagir aux commentaires des organisations et essayer de faire des changements à la loi électorale assez tôt afin qu'ils soient en vigueur à l'élection. Toutefois, dans bien des cas, leurs efforts demeureront infructueux. Il importe donc au cours des consultations de routine de préciser les points qui demeurent à la discrétion du gestionnaire électoral et ceux qui doivent entrer en vigueur. Il faut de plus établir les suggestions qui exigent des changements législatifs. La séparation de tous ces points facilitera la discussion pour tous.
Réagir aux points de vue
Il importe de maintenir des relations professionnelles : le fait d'entretenir différents points de vue sur le même sujet ne doit aucunement envenimer les relations de travail. Le gestionnaire électoral qui agit conformément à la loi et qui ne voit aucune raison pour appuyer des demandes de changement à certains aspects du processus doit s'expliquer clairement auprès des organisations concernées. Il doit donc mentionner l'article de la loi, expliquer son interprétation de cet article et les raisons qui le motivent à ne pas appuyer ou à ne pas être d'accord avec les commentaires émis.
Certaines idées qui sont avancées peuvent être très bonnes et devraient être étudiées. Si l'on peut donner suite à ces idées, il faut également en donner le crédit à ceux qui les ont émises.
Relations entre organisations
Il n'est pas rare que les diverses organisations aient certaines convictions fortes au sujet de certains aspects du processus électoral. Il arrive que ces convictions soient incompatibles entre elles. C'est là une des raisons pour lesquelles les gestionnaires électoraux doivent entretenir des relations neutres avec les organisations. Tout comportement qui laisse croire que les gestionnaires électoraux ont un parti pris en faveur d'une organisation en particulier ne peut que miner la confiance. Les renseignements devraient être livrés à toutes les organisations en même temps, par exemple lors de réunions conjointes. De telles réunions permettent à chacun de se rendre compte que tous ne sont pas du même avis. Ces réunions fournissent également une occasion pour les gestionnaires électoraux de renseigner les organisations et d'apprendre d'elles si les suggestions reçoivent l'appui de la majorité ou si les plaintes émanent d'une minorité.
Le maintien de relations avec les diverses organisations demande beaucoup de temps : la première priorité demeure celle de gérer le processus électoral.
Le personnel non impliqué dans la gestion des activités opérationnelles peut être chargé des relations avec les organisations. Le personnel-clé est alors à l'abri de toute la pression d'avoir à transiger avec ces organisations alors qu'il ne croit pas qu'elles comprennent l'ampleur du travail que doivent accomplir les gestionnaires électoraux.
Examen
Les relations ne seront que meilleures si les membres des organisations savent qu'ils pourront participer à des rencontres postélectorales au cours desquelles les divers aspects du processus seront examinés et qu'ils auront l'occasion de se faire entendre. On peut profiter de telles rencontres pour discuter de certaines questions qui auraient été mises de côté à cause de divergences d'opinion et en les considérant à la lumière de l'expérience de l'événement.
