Introduction
La récupération du matériel consiste en la manutention du matériel, plus particulièrement du matériel sensible ou de valeur, après l'inscription et la prise du vote. Elle comprend l'éventuel entreposage, la réutilisation, la disposition ou la destruction du matériel lorsque l'élection est terminée.
Elle devrait également inclure une évaluation du matériel et de la gestion du matériel, de façon à ce que les leçons apprises puissent être appliquées à l'avenir.
Dispositions légales
Les dispositions de la loi électorale ou les procédures établies par l'administration électorale dicteront les procédures à suivre pour la manutention du matériel délicat après la fermeture de la votation. Les dispositions législatives et les procédures électorales qui ont une incidence sur les quantités requises du matériel, la logistique de la gestion du matériel et les exigences d'entreposage comprennent les suivantes :
- l'endroit et la durée de conservation prescrits des listes d'inscription et de la documentation;
- l'endroit prescrit du dépouillement des votes;
- la méthode prévue de tri des bulletins de vote, les modalités de leur entreposage et la durée d'entreposage;
- l'utilisation finale des urnes ou la façon d'en disposer.
Matériel sensible
La sécurité et l'entreposage sécuritaire importent dans la récupération du matériel sensible après l'inscription et la votation. Les listes d'inscription, les urnes et les bulletins (marqués, gâtés, rejetés et inutilisés) font tous partie du matériel qu'il faut protéger. La sécurité de ce matériel exige une provision suffisante de scellés, de ruban et d'enveloppes à l'épreuve des manipulations. Il faut également s'assurer que les endroits où tout le matériel est entreposé soient sécuritaires en tout temps, notamment les endroits suivants :
- les bureaux d'inscription et de vote, après la fermeture de ces bureaux et jusqu'à ce que tout le matériel sensible soit transporté à un autre endroit;
- les bureaux de vote locaux ou régionaux, jusqu'à ce que le dépouillement et la compilation des résultats soient terminés ou jusqu'à ce que les délais pour contester les résultats de l'élection aient expiré et que les résultats de l'élection aient été annoncés;
- le bureau central, jusqu'à ce que le matériel délicat ait été détruit conformément aux dispositions de la loi.
Il est essentiel que le système de dépistage initié au début de la phase de distribution fonctionne efficacement à l'étape de la récupération. L'endroit où est entreposé le matériel sensible, la livraison et toutes les activités qui permettent d'y avoir accès doivent être dûment inscrits jusqu'à ce qu'on en ait disposé ou qu'il ait été détruit.
Le matériel non délicat et les fournitures générales
Le rôle des préposés au niveau régional et du bureau de vote local dans la récupération du matériel qui n'est pas jugé être délicat et des fournitures générales doit être énoncé clairement. La formation et les instructions fournies avec les trousses de matériel devraient contenir un système d'inventaire simple et des directives pour la récupération du matériel, pour son emballage et pour le retour de certains articles. Elles devraient également comprendre des suggestions quant à la façon dont on peut disposer localement de certains autres articles. On pourrait même imposer des pénalités pour le non-retour d'articles de valeur.
Le matériel non délicat, y compris les isoloirs et les fournitures durables (comme les agrafeuses et les lanternes) peut être récupéré et réutilisé à des élections subséquentes. Lors de l'approvisionnement, il faut choisir le matériel en fonction de sa durabilité et de la possibilité de le réutiliser. Lors de l'approvisionnement d'articles dispendieux, il faudrait également tenir compte de leurs coûts de récupération et d'entreposage aux niveaux régionaux et central. D'autres articles de bureaux peuvent être récupérés pour utilisation future.
Pour mener un projet de gestion du matériel à bonne fin, il faut apporter des suggestions sur les différentes façons de se départir du matériel dont il faut disposer au niveau du bureau de vote local de façon à protéger l'environnement.
Évaluation
Il y a des leçons à tirer de tout projet de gestion du matériel. Le succès ou l'échec de tels projets, les procédures, la formation et la logistique doivent tous être examinés à la fin du scrutin. L'apport des gestionnaires électoraux au niveau régional et des bureaux de vote locaux est d'extrême importance. Les résultats de ces examens ne devraient pas demeurer sur les tablettes à amasser la poussière. Ils devraient plutôt être acheminés vers les responsables de la planification pour le prochain scrutin. Des questionnaires bien conçus facilitent toujours la cueillette des observations des utilisateurs.
