La conservation de documents en bonne condition est une des tâches importantes d'un organisme électoral et elle est essentielle au processus électoral, mais elle peut s'avérer coûteuse. À plusieurs étapes du processus, il sera nécessaire de conserver et d'avoir accès à divers documents, dont :
- le registre des électeurs, qui devra contenir les renseignements servant à l'établissement des listes électorales;
- les documents de mise en candidature, sur lesquels les candidats doivent indiquer leurs qualifications et possiblement d'autres énoncés personnels;
- l'enregistrement des partis politiques;
- les nominations du personnel électoral;
- les documents utilisés aux bureaux de vote, y compris les comptes rendus et les bulletins de vote non utilisés, etc.;
- les documents utilisés lors du dépouillement et de la compilation des votes, y compris les relevés des votes valides, rejetés, etc.;
- s'il y a lieu, les rapports de dépenses des candidats;
- les documents relatifs au matériel électoral, à l'équipement et aux fournitures utilisés;
- les états financiers de l'administration;
- les documents relatifs à l'évaluation postélectorale.
Généralement, la loi dictera la durée et les conditions de conservation de ces documents, de même que l'organisme responsable de leur sauvegarde. Le but de la conservation d'archives est de faciliter les enquêtes en cas de contestations d'élections et de permettre que les électeurs puissent s'assurer que les renseignements consignés au registre et les concernant sont exacts et pertinents.
L'entreposage sécuritaire de tous ces documents, tout en étant essentiel, ne se fait pas à bas prix et il faudra en tenir compte en fixant les délais de conservation imposés avant de pouvoir procéder à leur destruction. Il faudra de plus décider si tous les documents seront entreposés dans un seul local pour le pays entier ou s'il convient de les conserver en régions. Cette décision dépendra de la culture du pays et de la confiance que l'on accorde aux gestionnaires locaux. L'entreposage régional sera probablement plus économique comparativement aux frais occasionnés par les différents niveaux de sécurité et de bureaucratie que comporte l'entreposage au niveau national dans un local spécialement conçu à cette fin. En toute hypothèse, les locaux d'entreposage devraient être sécuritaires et à l'épreuve de dommages que pourraient causer l'eau et les conditions atmosphériques du pays.
Les archives devraient être classées de telle manière qu'on puisse s'y retrouver facilement, par exemple en utilisant les numéros attribués aux bureaux de vote. Les personnes chargées de les conserver devraient être sensibilisées à la nécessité éventuelle de les consulter. Les systèmes de classement peuvent être en fonction des méthodes d'identification utilisées pour la distribution du matériel et pour les préposés aux bureaux de vote, soit une série de caractères identifiant les bureaux de vote, les électeurs inscrits au registre, les candidats ou le matériel utilisé lors de l'élection.
Si la loi permet l'accès à ces documents par une source extérieure, le coût ne devrait pas être prohibitif : il peut être justifiable de récupérer une partie des coûts en imposant une somme minime pour leur consultation et leur reproduction.
L'organisme électoral devrait conserver à même ses locaux les statistiques relatives à l'inscription des électeurs, à la participation des électeurs, aux résultats et au coût des élections, à ses propres fins et aux fins de recherches en sciences politiques. Ces statistiques devraient être facilement disponibles sans frais. Toute conservation d'archives devrait être appuyée par un système documenté indiquant la nature des documents qui en sont extraits afin de pouvoir les retracer s'il y a lieu. Une bonne partie des documents peuvent se prêter à une conservation sur microfiches ou par des systèmes informatisés ou même sur CD-ROM qui, bien que plus dispendieux, rendent leur consultation plus économique. Chaque pays devra prendre ses décisions en cette matière à la lumière des facteurs locaux.
