Responsabilité majeure
Tenir des élections est coûteux. Une des responsabilités d'un organisme électoral est le financement du processus électoral et le contrôle des coûts. Il devra établir un budget adéquat et le présenter à l'autorité qui doit défrayer les coûts. Bien que la loi électorale prescrira jusqu'à un certain degré les tâches à accomplir, le gestionnaire électoral aura toujours la responsabilité de voir à ce que ces tâches s'accomplissent de la façon la plus économique possible tout en appliquant les dispositions de la loi. L'inscription des électeurs, le vote et les autres activités du processus électoral se déroulent partout dans le monde et offrent de nombreuses possibilités de comparer les coûts et de viser l'utilisation des ressources la plus économique qui soit.
Le gestionnaire doit considérer le recours à des engagements contractuels pour certaines tâches comme pour la distribution du matériel aux bureaux de vote ou pour la saisie de données reliées à une activité informatisée. Il n'est pas nécessaire que toutes les tâches soient effectuées par son propre personnel. L'implication des personnes de l'extérieur de l'organisme dans le processus électoral contribuera à les sensibiliser au processus et à obtenir leur collaboration.
L'organisme électoral doit également sensibiliser l'autorité responsable du financement de l'élection à ses besoins en matière de financement, de personnel et d'équipement ainsi qu'à la nécessité de disposer de suffisamment de temps pour accomplir efficacement les tâches que lui impose la loi.
Sources du financement
Selon le système électoral, les fonds requis pour réaliser le processus électoral peuvent provenir de divers paliers de gouvernement bien que la plupart du temps, et surtout si un organisme électoral national est chargé d'administrer le processus, c'est le gouvernement central qui défraye les coûts. Au Royaume-Uni, le gouvernement central assume les coûts des élections législatives nationales, mais chaque palier de gouvernement doit payer pour ses propres élections, commes celles au niveau des conseils et des districts. L'inscription des électeurs est aux frais des conseils et non du niveau national. L'inconvénient d'une telle situation est que le gestionnaire électoral n'a pas le plein contrôle de son budget, il doit obtenir des approbations de différentes administrations et il est restreint par les sommes consenties. Pour accomplir son travail sur une période d'une année, il doit faire approuver des budgets de trois ou quatre sources différentes. Il doit effectivement assurer le déroulement du processus électoral en conformité de la loi mais également à l'intérieur des contraintes budgétaires qui lui sont imposées.
Recours à des ressources externes
L'organisme électoral peut faire appel à d'autres organismes nationaux, par exemple en utilisant les édifices publics ou privés comme bureaux de vote. La loi peut également prescrire qu'il ait recours aux services du personnel des conseils locaux pour accomplir certaines tâches électorales. L'administration électorale devient plus complexe lorsque la loi confie à différents organismes diverses activités du processus électoral, comme c'est le cas de certains pays de l'Europe de l'Est où le maire ou le conseil des localités sont responsables de l'établissement des listes d'électeurs et de l'aménagement des bureaux de vote alors que les commissions électorales ont la responsabilité du reste du processus. Certaines lois électorales peuvent même accorder la franchise postale pour l'envoi de tout document relié à l'élection. Cette répartition des tâches facilite d'une part le travail du gestionnaire électoral, mais le rend par ailleurs plus difficile quand il s'agit d'évaluer le coût total d'une élection.
Budgets électoraux
La plupart des budgets électoraux contiennent les mêmes éléments, les postes suivants étant normalement communs à tous :
- le personnel permanent;
- le personnel temporaire, y compris les préposés au vote;
- la publicité, l'éducation populaire, l'éducation de l'électorat et les relations publiques;
- l'impression et la reproduction de documents, y compris des bulletins de vote;
- l'équipement informatique et les coûts afférents;
- les locaux et le matériel des bureaux de vote;
- le vote des absents;
- le déplacement du personnel et de l'équipement;
- l'espace de bureau et l'entreposage;
- la formation du personnel.
Dans la plupart des cas, l'organisme électoral devra préparer et présenter un budget afin d'obtenir l'autorisation de ses dépenses. Cet exercice est d'autant plus important lorsque les tâches sont décentralisées mais que le financement provient d'une source centrale. Pour cette raison, Élections Canada, dans son manuel d'instructions à l'intention de ses gestionnaires au niveau des circonscriptions, émet des directives de gestion financière (voir Financement des élections -Élections Canada).
Coût d'une élection
Le coût d'une élection suscite souvent l'intérêt du public. Le processus de budgétisation permettra de fournir les renseignements pertinents quant au coût du processus et d'en justifier les dépenses.
Les infrastructures de même que le coût du matériel et des services varient d'un pays à l'autre, ce qui rend difficile d'établir des comparaisons de coûts entre eux. La commission électorale de l'Australie estime le coût de l'élection de 1996 à 4,76 dollars australiens par électeur.17 Sa pratique de conserver des données exactes du coût de chaque élection lui permet d'établir des comparaisons, d'analyser les tendances et d'identifier les domaines sur lesquels elle doit se pencher. Le document federal election commission costs - australia offre un aperçu des composantes des coûts de l'élection australienne de 1996. Le comté de St. Louis aux États-Unis a également publié un sommaire de son budget électoral (voir summary of election costs - usa). Le comté a estimé que le coût par électeur qui a voté, sur une période de six ans, varie entre 1,93 $ et 2,68 $.
Ce genre de données sur la base de facteurs comme le taux de participation permet au gestionnaire de voir l'évolution des coûts et de justifier les dépenses. L'estimation du coût par électeur ayant voté est significative lorsqu'on compare des élections qui ont des points en commun comme le nombre de bureaux de vote, de candidats et de bulletins, mais elle l'est moins lorsque le taux de participation électoral est sensiblement différent.
Le budget total pour l'élection de 1994 au Mozambique s'élevait à 64 469 000 $ (voir summary of electoral process costs - mozambique), pour des élections qui se sont déroulées dans des circonstances difficiles. Il est toutefois intéressant de signaler que 10 % du budget a été consacré à la formation et 5 % à l'éducation populaire alors que le coût par électeur qui a voté a été évalué à 12 $ (en dollars américains).
Considérations budgétaires différentes
Les compétences que devra posséder un gestionnaire pour établir un budget électoral et les responsabilités que cette tâche lui imposera varieront largement selon le processus électoral en vigueur. Il faut peu de temps et d'aptitudes pour établir un budget annuel en vue de l'inscription des électeurs au niveau d'un conseil du Royaume-Uni, où les données démographiques demeurent plutôt stables d'une année à l'autre. Un budget moyen pour l'inscription de 100 000 électeurs est d'environ 50 000 livres ou 50 pence par électeur. Même si les coûts varient très peu, ils doivent cependant être examinés de près. La préparation du budget pour l'élection du Mozambique présente toutefois une situation tout à fait différente. Les chiffres sont beaucoup plus élevés (près de 65 millions de dollars) et la diversité des postes budgétaires est beaucoup plus vaste. Pour ce genre de budget, il est nécessaire de faire appel à des spécialistes en comptabilité et en logistique.
