Définition
La formation externe est celle qui est donnée par des personnes autres que le personnel de l'organisme électoral. Il existe plusieurs possibilités de formation pour le personnel permanent :
- partager de l'information avec des gestionnaires électoraux d'autres niveaux à l'intérieur du pays ou à l'extérieur;
- échanger du personnel entre divers organismes;
- faire tenir des séances de formation par des experts-conseils ou par du personnel d'un autre organisme électoral;
- inscrire le personnel à des colloques de formation spécialisés tenus à l'extérieur;
- adhérer à des groupements ou à des associations de l'extérieur;
- assister à des rencontres avec d'autres gestionnaires ou organismes électoraux qui font face aux mêmes questions.
Une formation à l'extérieur de l'organisme peut être enrichissante pour le personnel et lui permettre de développer son intérêt, d'élargir ses connaissances et de discuter de sujets communs avec d'autres gestionnaires électoraux. Regardons plus en détail les possibilités.
Partage d'information
Très peu de problèmes reliés à l'administration électorale sont uniques à un organisme ou à un processus. Plutôt que chaque gestionnaire cherche isolément des solutions, il est possible d'atteindre de meilleurs résultats par l'échange d'information et de documentation sur les pratiques courantes qui sont utilisées ailleurs. C'est une approche très efficace et très peu dispendieuse. Des groupements d'administrateurs électoraux se sont formés dans de nombreux pays et l'International Foundation for Election Systems (IFES) peut fournir une liste de contacts. L'association des administrateurs électoraux du Royaume-Uni est un de ces groupements qui a été établi avec l'objectif précis d'échanger de l'information et des idées sur les pratiques de travail courantes. Ses membres tiennent des rencontres régionales et nationales pour discuter de questions électorales, partager des expériences vécues et identifier des solutions aux problèmes qui pourraient survenir. Les réunions sont encore plus profitables quand elles ont lieu à l'approche d'événements électoraux. Les seuls coûts qu'elles occasionnent sont reliés aux déplacements. Ces mêmes groupements publient des bulletins d'intérêt qui offrent de l'information sans occasionner de frais.
Les réunions offrent également l'occasion de recevoir de la formation spécialisée de sources externes, comme par exemple lors de l'introduction de systèmes informatisés : ce sont des occasions idéales pour les fournisseurs des systèmes de former les participants à leur fonctionnement. Également, lorsque des questions complexes d'ordre légal sont à l'ordre du jour, des conseillers juridiques peuvent être invités à faire des présentations.
Échange de personnel
L'expérience de collègues est une bonne source de formation. Détacher des membres du personnel pour leur permettre d'observer les activités d'un autre organisme électoral du pays pour une période limitée peut être très profitable et ce genre d'affectations peuvent être facilitées par les contacts avec les groupements d'administrateurs électoraux. Même sur le plan international, ces affectations deviennent de plus en plus fréquentes et permettent d'échanger des idées entre les pays. L'approche d'échange de gestionnaires peut profiter aux deux organismes à cause du partage d'idées. Les coûts de déplacement en valent largement la peine, même pour les détachements et échanges au niveau international qui contribuent à établir des liens et des intérêts communs entre les pays. Les détachements et les échanges de gestionnaires font voyager les idées et les concepts et s'avèrent des méthodes de formation efficaces et rentables.
Experts-conseils et formateurs externes
Lorsque les circonstances exigent les services de formateurs spécialisés, il vaut la peine d'avoir recours à des experts-conseils ou à des gestionnaires d'un autre organisme électoral. Bien que plus dispendieuse, cette approche permet d'obtenir de bons résultats en peu de temps à cause de l'élément de professionnalisme qu'elle offre. On peut surtout faire appel à des spécialistes pour la formation dans un domaine technique, par exemple pour les systèmes informatisés ou encore pour former les formateurs des divers groupes de préposés.
Il peut être nécessaire de sensibiliser les formateurs venant de l'extérieur quant aux valeurs et aux objectifs de l'organisme électoral avant de débuter la formation. Généralement, ces personnes peuvent faire preuve de plus d'objectivité que le personnel local devant des questions délicates parce qu'elles n'auront pas tendance à se porter à la défense du processus et pourront probablement reconnaître certaines faiblesses d'une procédure plus rapidement que d'autres. Des experts-conseils ont l'avantage de leur spécialisation dans un domaine restreint alors que la plupart du personnel électoral doit posséder des connaissances plus générales du processus. Par exemple, des spécialistes des affaires légales, des relations publiques ou des systèmes informatisés peuvent offrir de la formation en profondeur chacun dans leur domaine.
Colloques de formation spécialisée
Dans plusieurs pays, les besoins ont mené à la création d'entreprises commerciales en matière de formation. Au Royaume-Uni, divers organismes comme des groupements d'administrateurs électoraux, des agences de formation commerciales et des organismes gouvernementaux offrent des colloques de formation d'une journée à une semaine. Au cours de ces rencontres, des spécialistes en gestion électorale expliquent le fonctionnement de divers systèmes électoraux. Lors de conférences internationales aux États-Unis, de la formation est offerte sur des sujets d'intérêt commun, comme la conférence trilatérale sur les systèmes électoraux qui réunit des délégués du Canada, des États-Unis et du Mexique. Cette conférence expose les participants aux pratiques courantes en matière électorale et offre des présentations sur des sujets et des problèmes communs aux trois pays.
Publications spécialisées
Ces documents abordent en profondeur des sujets spécialisés en matière électorale. Ils concernent normalement la loi électorale de pays spécifiques. L'Election Administration Report20, une publication américaine qui paraît à toutes les deux semaines, contient des articles de nouvelles du monde électoral, fait état des dernières modifications aux lois électorales et offre des exemples de nouvelles pratiques dans les systèmes électoraux. Ces documents offrent aux administrateurs électoraux l'occasion de se garder à jour à peu de frais, sans se déplacer et sans avoir à mener des recherches.
Coûts de la formation externe
Bien que participer à des occasions de formation à l'extérieur puisse impliquer des coûts, ils sont minimes comparativement à ceux que pourraient entraîner les erreurs que cette formation permet d'éviter. En plus, l'échange de documents ou de publications peut se faire facilement par la poste, par télécopieur ou par Internet sans avoir à se déplacer et simplement en communiquant avec d'autres gestionnaires ou groupements électoraux. Plus les échanges d'information de base sont fréquents, moins les besoins de formation seront grands et plus ces informations seront retenues.
Résumé
La formation en vue de tâches spécifiques représente une activité majeure et il importe d'y inclure des éléments comme des manuels d'instructions claires et précises. Les exercices d'activités simulées lors des séances de formation sont des mécanismes efficaces et très rentables, particulièrement s'ils sont utilisés dans le cadre de la formation en éventail.
Comme pour tout programme, la formation doit faire l'objet d'une évaluation continue pour permettre de prendre les mesures de rechange qui s'imposent même en cours d'exécution. On peut utiliser un questionnaire permettant d'évaluer, entre autres :
- l'utilité des outils de formation utilisés;
- le degré de rétention de l'information transmise;
- les améliorations qui s'imposent;
- les capacités pédagogiques du formateur;
- la durée des rencontres;
- les sujets qui auraient pu être détaillés davantage;
- les sujets qui ont été trop détaillés;
- l'intérêt suscité par la formation;
- la qualité des installations.
