Aperçu
Un organisme électoral doit consacrer toute son attention au coût de chaque élection. Même lorsque la communauté internationale attache beaucoup d'importance à une élection et y apporte une contribution financière considérable, l'organisme doit tout de même être conscient des coûts parce qu'il est peu probable que le même soutien financier soit disponible lors d'élections subséquentes.
Comme point de départ, il importe de maintenir une documentation précise des coûts pour permettre de faire une évaluation comparative une fois l'élection terminée, particulièrement si l'on a adopté de nouveaux systèmes. Lorsque l'organisme national décentralise ses fonctions, il sera en mesure de comparer les coûts d'une région à l'autre et d'évaluer de quelle manière les différents gestionnaires ont fait face à certaines situations et à quel point les coûts ont varié.
Budgets
En général, les élections se succèdent et se ressemblent, ce qui devrait permettre de faire une estimation assez exacte des coûts. Très peu d'organismes électoraux sont libres de dépenser ce que bon leur semble, la majorité devant faire approuver leur budget. Considérant que les gestionnaires électoraux seront occupés à des tâches requérant leurs connaissances spécialisées juste avant les élections, il serait avantageux d'impliquer un comptable professionnel qui sera en mesure de contribuer à la planification financière, de même que des spécialistes en affaires publiques et dans l'acquisition du matériel. Une fois le budget établi, il devra être présenté pour approbation, même si cette approbation provient de l'intérieur de l'organisme.
Il sera nécessaire de connaître le niveau d'autorité qui aura la responsabilité d'approuver le budget. Selon certains systèmes, le gestionnaire électoral n'exerce pas de contrôle direct sur certains coûts parce que les allocations pour certaines fonctions peuvent être établies à l'avance. Par exemple, les allocations pour les préposés au vote et pour la location des bureaux de vote peuvent être les mêmes à travers le pays, le nombre de candidats qui peuvent briguer les suffrages à un poste peut être limité (un facteur déterminant sur le coût d'impression des bulletins de vote), tout comme le nombre de bulletins pour le vote des électeurs absents. Ces facteurs ne devraient toutefois pas empêcher de préparer les meilleures estimations possibles pour permettre aux personnes chargées d'approuver les budgets d'avoir une idée du coût de l'élection et de savoir quand les fonds devront être dégagés.
La préparation du budget devrait prendre en considération toutes les activités que prescrit la loi, en portant une attention particulière aux principales étapes électorales. Si les fonds sont limités, les gestionnaires devraient s'assurer, comme point de départ, qu'ils ont bien évalué le coût des étapes principales et que les fonds seront disponibles pour les réaliser.
Il arrive fréquemment que l'approbation du budget ne soit pas de première importance pour un gouvernement central durant une élection, et des retards à mettre les fonds requis à la disposition de l'organisme électoral surviennent à l'occasion. L'organisme ferait bien de s'assurer que toutes les approbations nécessaires sont accordées le plus longtemps possible à l'avance. Il pourrait même être nécessaire de conclure des ententes avec des fournisseurs d'articles majeurs pour que les paiements soient différés.
Planification à long terme
Même dans les cas où les élections sont déclenchées sans préavis, le gestionnaire électoral peut normalement prévoir qu'une élection approche et en planifiant le processus d'inscription ou d'élection, il devrait réévaluer chaque étape importante et tâcher de trouver des moyens pour réaliser des économies. Est-il possible de réduire le nombre de bureaux de vote? Une telle réduction peut faire réaliser des économies, mais peut causer des files d'attente et donner lieu à des plaintes de la part des électeurs. Peut-on réduire le nombre de préposés aux bureaux de vote? Même si les préposés ne sont pas rémunérés, une diminution de leur nombre réduirait les coûts reliés à la formation et au matériel didactique. L'informatisation peut-elle faire réaliser des économies? Est-il possible de produire à l'avance certains formulaires ou certaines pièces d'équipement? Les gouvernements national ou locaux sont-ils en mesure de fournir de l'aide sous quelque forme que ce soit?
Entreposage du matériel d'élection
Chaque élection nécessite l'assemblage d'une quantité énorme de matériel qui pour la plupart sera distribué aux bureaux de vote; une certaine quantité sera retournée sans avoir été utilisée. Le matériel effectivement requis aux bureaux de vote doit faire l'objet d'une évaluation judicieuse. On pourrait envisager d'adopter l'approche de la commission électorale de l'Australie qui utilise des urnes et des isoloirs en carton et qui considère inutile d'utiliser des urnes sécuritaires coûteuses qui ne sortent des bureaux de vote qu'accompagnées des préposés. Plusieurs systèmes prévoient même le dépouillement des votes dans les bureaux de vote mêmes. Quant aux isoloirs, ils n'ont pas à être encombrants et coûteux : l'essentiel est que l'électeur soit suffisamment à l'abri des regards pour pouvoir marquer son bulletin en secret.
Simplicité du processus
Il n'est pas nécessaire d'élaborer un processus électoral inutilement compliqué : plus il est simple, moins il est coûteux et moins il requiert de formation du personnel. Une liste des électeurs n'est effectivement qu'une liste : un document énumérant les noms des électeurs qui ont le droit de voter. Le processus de vote doit faciliter la tâche de l'électeur d'élire le candidat ou le parti de son choix pour le représenter. Il est bon de faire un recul et de réévaluer les procédures adoptées et de déterminer quels formulaires ou quelles procédures peuvent être discontinués. Il est également utile de considérer chaque activité que comporte un système, de se demander quelle incidence elle a effectivement dans son déroulement et si elle peut être discontinuée ou simplifiée. L'utilisation d'articles locaux plutôt qu'importés pour le matériel peut également simplifier la tâche du personnel électoral et réduire les coûts.
Aperçu de l'exercice budgétaire
Pour le gestionnaire électoral qui a la responsabilité d'établir un budget global, il est conseillé de considérer la priorité financière de chaque tâche du processus, ce qui sera plus facile s'il dispose de renseignements concernant l'élection précédente comme les commentaires des partis politiques, des candidats et d'autres organisations concernées. Afin d'établir un budget exact et d'en obtenir l'approbation, il devra se poser de nombreuses questions comme :
- l'inscription des électeurs s'est-elle déroulée efficacement?
- les listes d'électeurs ont-elles causé des problèmes ou les commentaires obtenus indiquent-ils qu'elles sont exactes et à jour?
- le programme d'éducation de l'électorat s'est-il avéré efficace ou y a-t-il lieu de le changer?
- le vote s'est-il déroulé efficacement?
- le processus de vote a-t-il causé des difficultés aux électeurs?
- le nombre de bureaux de vote était-il suffisant ou faudra-t-il y consacrer plus d'argent?
- sera-t-il nécessaire d'augmenter l'effectif du personnel électoral?
- a-t-on consacré suffisamment d'argent pour l'impression du matériel, pour la publicité et pour le transport?
- le matériel électoral était-il suffisant?
Une fois le processus engagé, il faut établir des mécanismes de contrôle des dépenses permettant de s'en tenir aux sommes allouées et de faire approuver des sommes additionnelles si nécessaire. Le gestionnaire électoral devrait toujours être en mesure de justifier toutes les dépenses à quelque niveau que ce soit. Le meilleur moyen est de disposer de ressources qualifiées pour exercer les fonctions de nature financière. Il n'est pas nécessaire que ces personnes soient des spécialistes en matière électorale, mais plutôt en gestion financière, libérant ainsi les spécialistes électoraux pour accomplir les tâches principales du processus électoral.
Pour plus d'informations à ce sujet, voir Considérations financières.
