Il se peut que la nature des rapports qui doivent exister entre les organismes électoraux du niveau régional et du niveau local soit précisée dans la Constitution ou dans la loi électorale du pays. Dans le cas contraire, ces rapports peuvent être établis au gré des circonstances et des personnalités en place.
Un facteur possible pourrait être l'influence tribale, comme dans certains pays africains, et des divisions sur le plan géographique, comme celles survenues récemment en Albanie.
Considérons d'abord les cas où les statuts précisent la nature des rapports entre l'organisme national et les organismes régionaux. L'organisme national doit voir à ce que les organismes subalternes s'acquittent des tâches que leur confie la loi et qu'elles soient exécutées en conformité avec le calendrier électoral. Dans certains cas, il se peut que l'organisme national n'ait guère à intervenir. Cependant, son intervention peut devenir nécessaire si une région donnée ne s'acquitte pas de ses tâches convenablement (par exemple en omettant de faire la formation de son personnel) ou qu'elle ne respecte pas les échéanciers (par exemple en livrant les bulletins aux bureaux de vote en retard).
Lorsqu'il n'existe pas de dispositions législatives précisant les tâches ou les échéanciers, l'organisme national peut plus difficilement exercer un contrôle sur une région qui tarde à accomplir ses tâches. L'intervention éventuelle du niveau national pourrait s'avérer inefficace à moins qu'il puisse fournir des ressources même à une période critique du processus. Pour éviter de telles éventualités, l'organisme national devrait imposer un échéancier strict mais réaliste et vérifier que les régions s'y conforment en tenant des réunions périodiques d'évaluation, à tous les quelques jours au début et quotidiennement à l'approche du jour de l'élection.
Les rapports entre un organisme local et l'organisme national seront limités, voire inexistants. Ils ne devraient exister qu'en cas d'urgence et seulement lorsque l'organisme régional n'est pas en mesure d'intervenir. Les communications régulières entre l'organisme local et le niveau national devraient toujours se faire par le biais d'un organisme régional. Ici encore, l'organisme régional devrait imposer des échéanciers réalistes aux organismes locaux et intervenir en cas d'omission.
Si les organismes d'instance inférieure sont formés de représentants des partis politiques, chaque niveau devrait nommer un président, un vice-président et un secrétaire et l'un d'eux (préférablement dans l'ordre hiérarchique) devrait être désigné comme porte-parole auprès des organismes d'autre instance. Dans d'autres organismes, comme ceux du modèle du Commonwealth, on peut charger une personne cadre d'assurer un contrôle sur l'organisme inférieur et d'être le lien de communication dans les deux sens. Un tel réseau de communication est nécessaire pour pourvoir à la possibilité d'ajustements qui pourraient s'avérer nécessaires au processus de vote à la veille ou le jour même de l'élection. En 1995, le Sierra Leone a dû prolonger le vote d'une journée et, en 1997, il a dû modifier les heures de vote.
Au besoin et particulièrement au début du processus électoral, les membres de l'organisme régional devraient tenir des réunions avec ceux des organismes locaux, à condition que les moyens de transport et la distance le permettent. Jusqu'à la clôture des mises en candidature, ces réunions devraient se tenir de façon régulière et possiblement tous les mois et, une fois les candidatures closes, possiblement sur une base hebdomadaire jusqu'au jour de l'élection. Lors de ces réunions, les représentants locaux devraient présenter des rapports d'étapes et signaler les problèmes survenus. C'est également l'occasion de faire part aux instances inférieures des décisions de l'organisme national et des autres détails qui pourraient affecter la tenue de l'élection dans leurs localités.
