Outils des observateurs
L'observateur électoral doit avoir en main un exemplaire des lois électorales et des règlements pertinents, le manuel des préposés au scrutin, la documentation d'information des électeurs, l'information sur les élections précédentes et des coupures de presse. Une séance d'information sur les facteurs sociaux, économiques et géographiques est toujours utile aux observateurs internationaux.
Au niveau local, les observateurs qui effectuent des évaluations techniques du processus électoral auront besoin de cartes de la région et de renseignements sur les candidats, la nature des élections au niveau local, les lieux et bureaux de vote, les méthodes de dépouillement et de compilation des résultats. Il est bon de prévoir que les observateurs établissent une piste de vérification pour suivre le cheminement des résultats au départ d'un bureau de vote particulier choisi au hasard jusqu'à la compilation nationale des résultats. Quelques jours après l'élection, il peut être nécessaire de vérifier si on a compilé les résultats correctement à chaque niveau du processus électoral : les observateurs ont besoin de temps pour bien effectuer leur travail. Il faut également leur préciser certaines questions comme l'allocation de déplacements. Les observateurs à plus long terme devront obtenir plus d'information sur le sujet particulier de leur étude et auraient plus d'interaction avec les autorités électorales et autres organismes propres à leur champ d'action particulier.
Plan de déploiement des observateurs
Il est très avantageux de dresser un plan de déploiement des observateurs d'élection en tenant compte surtout de leurs spécialités. Ceci exige une décision au préalable et souvent une seule organisation comme l'Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (OSCE) en prendra la responsabilité (pour les élections en Europe).
Certaines régions géographiques, à cause d'une minorité ethnique ou d'autres problèmes locaux, seront d'un plus grand intérêt pour les observateurs. Il importe donc d'éviter de saturer une région alors que d'autres ne jouiraient que d'une couverture superficielle.
On a vu des manuels pour observateurs de plusieurs centaines de pages d'information et ce débordement d'information peut devenir contre-productif surtout lorsqu'un observateur ne passera que cinq ou six jours dans un pays et n'examinera qu'un seul aspect du processus, comme la journée du scrutin ou le dépouillement des votes.
Pour l'observation du processus électoral, on peut obtenir toute l'information nécessaire dans le manuel des préposés au scrutin (voir precinct officers manual - usa, Hors de l'urne - DGÉ Québec, ifes precinct election handbook - russia et extract from election judges manual - usa), surtout si on ajoute d'autre documentation sur le pays choisi et sur le processus électoral. La documentation préparée par la Commission électorale de Hongrie pour ses élections de 1994 (voir information sheets - hungary) renferme une description des conditions géographiques et sociales dans un seul document et une explication du processus électoral dans un autre. Le manuel de vote et de dépouillement préparé par l'OSCE pour la Bosnie-Herzégovine (voir extract of poll workers manual - osce) établit clairement, dès le début, les fonctions, le rôle et les responsabilités des observateurs. Évidemment, les préposés au scrutin doivent également les connaître et le manuel des préposés au scrutin est le document tout désigné pour trouver ce genre d'information.
Normes d'observation
Il n'y a aucun avantage à ce que les observateurs appliquent tous des normes différentes à un même problème. Il est très souhaitable de tenir une séance d'information au préalable et de s'entendre sur les sujets à examiner. Ici, le rôle des observateurs à long terme est particulièrement intéressant puisqu'ils peuvent signaler des questions concernant le processus, la campagne ou les partis. La pratique d'utiliser des feuilles de contrôle est assez répandue (voir pollworker forms) qui montre un échantillon de l' International Foundation For Election Systems (IFES) et un de l' International Republican Institute (IRI)). Il est toujours gênant de constater, malgré une augmentation de l'activité des observateurs, que certains d'entre eux n'ont fourni aucun document écrit ou électronique sur les endroits visités ni aucune évaluation comparative selon des normes définies sur les processus électoraux qu'ils ont observés.
Conseils sur les conditions locales
L'organisme parrain doit aussi s'assurer que les observateurs reçoivent une liste des fournitures nécessaires et des conseils sur la santé, les vêtements, l'étiquette et toute autre question appropriée, y compris les procédures d'urgence.
Les documents d'orientation pour les observateurs à long terme se doivent d'être beaucoup plus complets et adaptés au domaine d'observation choisi. Les observateurs qui examinent des questions touchant la loi électorale ont besoin des lois et règlements et d'une relation soutenue avec la commission électorale ou les préposé de l'organisme électoral. Une revue des médias exige souvent un travail considérable si on poursuit toutes les sources d'information, et la compilation et l'évaluation de toute cette information médiatique peuvent devenir longues et complexes.
Pour de plus amples renseignements voir, Formation des observateurs.
