Considérations administratives
L'administration électorale doit former une équipe, dresser un plan et établir des procédures qui garantiront le bon déroulement du processus électoral, selon la loi et tout en respectant les budgets établis.
La gestion des opérations électorales détermine la manière dont le reste du monde jugera l'engagement d'un pays envers la démocratie. Elle a également une incidence sur le degré de légitimité que les électeurs accordent à leur gouvernement. Voilà qui explique l'importance du rôle confié aux administrateurs électoraux et à leur personnel, un rôle qui exige un profond engagement personnel.
En plus des règles d'éthique énoncées dans Principes directeurs, les gestionnaires électoraux devraient souscrire à certaines règles de conduite, entre autres la communication ouverte, l'obligation de rendre compte, la transparence, le professionnalisme, l'impartialité et le souci du service au public.
Une élection nécessite de vastes effectifs. Si les élections surviennent seulement à intervalle de trois ou quatre ans, bon nombre de ces effectifs seront nécessairement temporaires et ne participeront pas au processus entre les élections. Cependant, certains systèmes (comme aux États-Unis) tiennent des élections plus fréquemment, exigeant des effectifs permanents plus nombreux. L'organisme électoral doit constamment s'assurer que ses cadres, qui le représentent auprès des principaux intervenants dans le processus électoral, le fassent de manière professionnelle et impartiale.
L'organisme doit être conscient de son rôle qui en est essentiellement un de gestion d'un service spécialisé. Ce service n'est comparable à aucun autre service de l'administration publique à cause de l'ampleur, de l'envergure et des échéanciers reliés aux activités.
Il importe de définir les tâches dont un organisme électoral est responsable, de les classifier selon leur nature administrative ou fonctionnelle et de structurer l'organisme en fonction d'elles. Les principales tâches sont généralement les suivantes.
- Ressources humaines. L'organisme dispose de peu d'employés permanents et il devra embaucher des milliers d'employés temporaires lors d'une élection. La nécessité pour les employés temporaires aussi bien que permanents de s'acquitter de leur tâche de manière professionnelle exige une formation de haute qualité et une bonne gestion du personnel.
- Gestion financière. Il est nécessaire d'établir un budget électoral, qui devra faire l'objet de discussions, de négociations, d'approbation et de contrôle. Des sommes d'argent considérables seront consacrées à la main-d'oeuvre et au matériel d'élection, et il sera nécessaire d'en rendre compte avec exactitude.
- Services juridiques. L'organisme doit fournir des interprétations et des conseils touchant la loi électorale. Il pourrait même être chargé de recommander des modifications à la loi électorale, voire même de la rédiger ou d'avoir à jouer un rôle judiciaire dans le règlement de litiges.
- Enquêtes. Il est nécessaire de mener des enquêtes à la suite de plaintes déposées dans le cadre de l'élection.
- Opérations logistiques. Une élection réussie exige la préparation et la distribution du matériel d'élection, le déploiement des effectifs et le maintien d'un réseau de communication.
- Traitement des données. Afin d'établir et de maintenir le registre des électeurs et possiblement de compiler les résultats de l'élection, il est nécessaire de traiter une grande quantité de données, soit directement ou indirectement, en continu ou ponctuellement.
- Information et publicité. Une tâche de plus en plus importante de l'organisme électoral consiste à fournir des renseignements à l'électorat et à établir des programmes d'éducation populaire, particulièrement pour expliquer des changements et de nouvelles procédures.
Les tâches qui précèdent peuvent ne pas être toutes confiées à l'organisme qui est responsable de l'administration des élections, mais cette liste peut cependant servir à en établir la structure de base.
