Les responsabilités d'un organisme électoral sont multiples. En plus de sa responsabilité première de gérer le processus électoral, il doit également, comme employeur, gérer les ressources qu'il recrute pour l'aider à respecter cette responsabilité première.
L'organisme doit se guider sur des règles de politique interne comme tout autre organisme qui embauche du personnel, gère les finances, traite avec la population et administre des fonds publics. Son intégrité doit être au même niveau, sinon supérieure, que celle des autres organismes publics. Les règles d'éthique auxquelles doivent se conformer les gestionnaires électoraux requièrent un plus haut degré d'intégrité et de transparence que celles des autres fonctionnaires. L'organisme doit donc élaborer une réglementation interne précise à l'intention de ses gestionnaires, qui respecte les principes d'éthique suivants recommandés par l'International IDEA:
- faire preuve de neutralité et d'impartialité absolues dans toutes leurs interactions avec les partis politiques, les candidats, les électeurs et les médias;
- se garder d'accomplir toute activité qui pourrait être perçue comme étant de nature partisane en faveur d'un candidat, d'un parti politique, d'un intervenant ou d'un groupe politique;
- agir en tout temps de manière irréprochable, faire preuve d'un jugement solide et de la plus grande discrétion;
- divulguer toute situation qui pourrait constituer un conflit d'intérêts en regard de leurs fonctions en tant que gestionnaires électoraux;
- refuser tout don ou faveur en provenance d'un parti politique, d'une organisation ou d'une personne impliquée dans l'élection;
- éviter toute possibilité d'influence et ignorer toute directive pouvant affecter leurs fonctions, autres que celles que peuvent dicter la loi ou les coutumes;
- s'abstenir de participer à toute activité non autorisée ou de nature personnelle pouvant les placer dans une situation réelle ou de risque de conflit d'intérêts en regard de leurs fonctions;
- s'abstenir de participer à toute activité privée ou autre qui pourrait être perçue comme démontrant une préférence envers un candidat, un parti politique, un intervenant ou un groupe politique;
- éviter d'exprimer une opinion touchant toute question à caractère politique au cours de la campagne électorale;
- éviter toute communication à caractère politique avec un électeur;
- s'abstenir de porter ou d'afficher tout emblème ou couleur de nature partisane.8
Ces principes devront toutefois être modifiés dans le cas d'un organisme électoral dont les membres sont nommés par les partis politiques, mais même dans ce cas, l'organisme devrait tenter de respecter les principes fondamentaux afin d'établir et de conserver sa crédibilité.
Comme toute autre entreprise, il doit par ailleurs établir une série de règles régissant la gestion financière et celle des ressources humaines.
Toute réglementation ainsi adoptée devrait être portée à la connaissance de tous les employés et des mécanismes doivent être institués afin de s'assurer que, dans le cas d'allégations d'infractions, un conseil de discipline tiendra une audience, que la personne visée aura l'occasion d'être représentée et que cette audience sera juste. La réglementation devra être constamment révisée et mise à jour et les modifications portées à l'attention des employés.
