En quoi consiste la planification opérationnelle?
La planification opérationnelle définit clairement la mise en oeuvre du plan stratégique pour atteindre certains objectifs spécifiques. Cette tâche requiert habituellement que le gestionnaire électoral mette sur pied le processus électoral, en tout ou en partie. Chacune des activités, qu'il s'agisse de l'inscription des électeurs, de l'éducation des électeurs, de la conduite de l'élection ou du dépouillement des votes doit être conforme à la loi et aux règlements et respecter les échéanciers.
Le plan opérationnel, tout comme le plan stratégique, doit être simple et facile à comprendre par tous les intervenants. Le personnel doit être au courant des tâches qu'il doit accomplir et des délais pour les compléter.
Expérience électorale antérieure
Certains gestionnaires électoraux chargés d'organiser des élections ont peu d'expérience électorale antérieure au niveau national. Le cas de la Namibie en 1989 peut être cité en exemple. Toutefois, dans la plupart des cas, ces gestionnaires ont une certaine expérience électorale antérieure et tireront profit des leçons apprises lors de ces expériences pour déterminer :
- les réussites;
- les échecs;
- le pourquoi des réussites et échecs;
- les coûts et les possibilités d'économies;
- les processus qui peuvent être simplifiés.
Les leçons apprises peuvent mener à une économie de temps et d'argent lorsque vient le temps de planifier le scrutin subséquent.
Plans opérationnels
Ces plans peuvent consister en un calendrier des événements bien simple qui identifie les activités principales du processus électoral ou en un calendrier compliqué qui illustre dans les menus détails ce qui doit se produire avant certaines dates. À l'élection de 1995 à Haïti, un calendrier détaillé de l'ensemble des événements illustrait les divers secteurs d'activités suivants :
- la loi électorale;
- la structure / le personnel;
- les activités des commissions nationales, régionales et locales;
- les communications;
- la sélection du personnel et la formation;
- la sécurité;
- l'évaluation;
- les relations avec les candidats;
- le matériel;
- le jour du vote;
- l'éducation populaire;
- les observateurs;
- le retour du matériel et les activités postélectorales;
- les plaintes et les contestations des résultats.
Ce calendrier indiquait les échéanciers pour accomplir chacune de ces activités.
Il est pratique courante de préparer un journal des activités à l'intention du gestionnaire électoral. Diary of Duties of Returning Officer illustre pour chacune des responsabilités du gestionnaire électoral les tâches qu'il doit établir et leur échéancier. Ce journal établit également pour chacune des activités les renvois pertinents à la loi électorale. Le gestionnaire électoral qui utilise un tel plan opérationnel, préparé à partir de la loi électorale et des règlements, ne peut passer outre aucune des activités prévues par la loi.
Le calendrier des événements (voir Calendrier électoral -Élections Canada) montre les activités principales pour une élection donnée. Les plans opérationnels peuvent également identifier le gestionnaire électoral ou l'unité responsable de chacune des activités. Le plan préparé pour les élections de 1996 en Bosnie-Herzégovine (voir briefing notes - united kingdom) montre les activités, les délais et les responsabilités. Il illustre également en dernière page une liste des acronymes utilisés; l'électeur n'a donc pas à deviner ce qu'ils représentent.
La Commission électorale du Ghana a commencé ses activités de planification au niveau régional. Elle a visité chacune des régions ou invité leurs gestionnaires à présenter leur point de vue. Un plan compliqué n'a pas sa place quand un plan simple suffit à informer tous les participants de leurs tâches et des échéanciers. Une revue des activités à la fin de la période électorale démontrera si le plan opérationnel a bien fonctionné. Ce qui importe le plus est d'identifier les tâches et les délais pour les accomplir. Une analyse graphique et un tableau qui indique les courbes du programme faciliteront la compréhension des plans. Ces graphiques illustrent chaque phase ou activité du processus et sa durée. Ils illustrent également les tâches principales qui doivent être terminées en premier. Il devient alors plus facile d'identifier les problèmes à chaque étape et de s'ajuster afin de respecter les échéanciers. Il faut se rappeler qu'en fin de compte la tâche principale est de compléter l'élection. L'objectif de la planification opérationnelle est de faciliter le processus, pas d'en faire une tâche en soi. Des plans simples et des échéanciers clairs sont faciles à comprendre. Les gens n'utilisent pas des plans et des directives complexes.
Le plan d'action pour une élection du Royaume-Uni est simple (voir 1995 election action plan - united kingdom). On y retrouve une liste de toutes les tâches et du personnel chargé de chacune. Ce plan démontre toutes les tâches et les échéanciers!
Participation à l'élaboration du plan opérationnel
Pour être couronné de succès, tout processus électoral doit pouvoir compter sur un noyau de personnel électoral compétent et engagé. Des gestionnaires et du personnel clé qui ont pleine confiance dans le plan opérationnel et qui en assument la responsabilité vont s'assurer de son bon fonctionnement. Il importe donc de bien choisir le personnel clé pendant la période qui précède l'élection et de l'inviter à des séances d'information afin qu'il soit au courant de la logistique dans son ensemble et de la planification du processus électoral et pour lui permettre de poser des questions et d'offrir des commentaires qui pourraient améliorer le plan opérationnel. Lorsqu'il s'agit de faire des choix, comme par exemple dans la planification du dépouillement des votes ou la préparation du matériel pour le vote des absents, ceux qui seront chargés de ces tâches devraient participer aux prises de décisions. Dans la période qui a précédé les élections de mai 1997 au Royaume-Uni, plusieurs gestionnaires électoraux locaux ont organisé des séances d'information. Le document briefing notes - united kingdom est un bon exemple d'un programme pour une telle séance d'information. Quarante-quatre personnes clés chargées de conduire les élections dans deux circonscriptions parlementaires ont participé à ces séances, dont quatre seulement faisaient partie d'une unité électorale. Les autres avaient été relevées temporairement de leurs responsabilités auprès d'autres ministères gouvernementaux, soit à temps partiel ou à plein temps pour la durée de la période électorale. Leur participation aux prises de décisions et leur connaissance de leur charge de travail respective les ont responsabilisés.
Situations d'urgence et problèmes
Tout plan opérationnel devrait prévoir des plans pour réagir aux situations d'urgence. Il n'est pas facile de prévoir des catastrophes majeures, mais on peut penser aux problèmes qui peuvent très bien survenir, comme un feu dans un bureau de vote ou pendant le dépouillement des votes, ou encore une perturbation à un bureau de vote causée par des protestataires. Le personnel devrait connaître les procédures à suivre dans de tels cas. Pour de plus amples renseignements au sujet de la planification en cas d'urgence, voir Planification stratégique.
Les dossiers qui établissent des précédents
Il peut s'écouler jusqu'à sept ans entre deux élections importantes. Les élections peuvent cependant être déclenchées sans guère de préavis. Il faut donc conserver en dossier tous les formulaires, documents et instructions sur les procédures. Un sommaire des problèmes recensés lors d'une revue postélectorale devrait faire partie des dossiers. Les personnes chargées de l'élection subséquente pourront ainsi s'y référer et en tenir compte dans leur planification opérationnelle. Le personnel change rapidement; il ne faut donc pas se surprendre si la plupart du personnel clé à une élection n'est plus disponible quatre ou cinq ans plus tard. Si les renseignements sont stockés en format électronique, il sera alors plus facile de les modifier lors de la prochaine élection.
