Introduction
La distribution du matériel comprend l'assemblage de trousses de matériel et la livraison ordonnée de tout le matériel et de l'équipement aux bureaux d'inscription et de vote. Dans la plupart des cas, les trousses seront d'abord livrées aux niveaux régionaux et locaux, puis à partir de ces centres, aux bureaux d'inscription et de vote.
On doit élaborer un plan de distribution bien à l'avance. Il devrait comprendre la logistique pour chacune des étapes de distribution. Les détails d'un tel plan comprennent l'assemblage du matériel dans un endroit central, l'entreposage et la livraison, la définition d'un système de contrôle, des réseaux de communication pour traiter les demandes et les rapports ainsi que les arrangements pour le transport et l'entreposage du matériel à toutes les étapes de la distribution. Un plan d'urgence doit être en place en cas de retards dans la livraison dûs à la mauvaise température, aux mauvaises conditions des routes et à tout autre problème de livraison.
Assemblage des trousses
L'approche la plus économique en ce qui concerne la distribution du matériel pour l'inscription et le vote est de conserver tout le matériel au même endroit et de bien organiser l'assemblage de trousses avant de les livrer aux bureaux d'inscription et de vote. Le matériel qui doit être fourni par le niveau régional doit être contrôlé et livré à partir de ce niveau.
Il est à recommander que les commissions électorales et les gestionnaires électoraux établissent un système de numérotation pour chacun des articles. Ce système facilitera le contrôle du matériel et l'assemblage des trousses et simplifiera par le fait même le contrôle de l'inventaire à tous les paliers. Il faut savoir en tout temps combien d'articles ont été commandés, combien ont été livrés, à quelle date s'est effectuée la livraison et qui en a la responsabilité à toutes les étapes du processus. Il faut pouvoir démontrer qui est redevable.
Un système de contrôle du matériel apporte notamment les avantages suivants :
- l'organisation du matériel dans un endroit central facilite l'inspection des envois et le contrôle de la qualité;
- effectuer une seule livraison aux bureaux de vote réduit les coûts de transport;
- des trousses préassemblées et numérotées facilitent la gestion du matériel et le contrôle du matériel;
- la méthode des trousses préassemblées assure une distribution uniforme de tout le matériel, facilite la formation et fournit un mode d'entreposage qui convient à un bureau de vote; elle facilite également le retour du matériel réutilisable.
L'assemblage des trousses bien supervisé donne de très bons résultats.
Les trousses contiennent normalement une variété d'articles généraux et d'articles spécialisés pour accommoder un nombre précis d'électeurs à chaque bureau d'inscription et de vote. Une trousse complète peut contenir plus d'un paquet. Chaque paquet ne devrait pas peser plus de 20 kg; ils seront ainsi plus faciles à manipuler. Les trousses devraient être assemblées en tenant compte du mode de transport utilisé, scellées pour en garantir la sécurité, numérotées pour fins de distribution et contrôles, et contenir une fiche d'envoi détaillée.
On peut toujours assembler le matériel général et le matériel spécialisé séparément. Les fournitures générales peuvent être emballées et entreposées pendant la production du matériel spécialisé, comme les bulletins de vote.
Les trousses devraient contenir des directives bien claires sur la façon d'aménager le bureau d'inscription ou de vote, sur l'utilisation de tout le matériel et sur la façon d'assembler et de retourner le matériel après l'inscription ou le vote (voir Tracking form). Il est impératif que le contenu de la trousse soit identifié à l'extérieur de la trousse.
Les trousses d'urgence contiennent normalement du matériel supplémentaire pour accommoder de 200 à 500 électeurs.
Pour des exemples de listes du matériel qui devrait être inclus dans des trousses pour l'inscription et le vote, y compris des exemples de trousses d'urgence, consulter Matériel nécessaire à l'inscription et Matériel nécessaire à la tenue d'une élection .
Exigences diverses
Le nombre de trousses requises pour chaque bureau d'inscription et de vote varie selon le nombre d'électeurs admissibles.
Ces trousses peuvent également être préparées pour répondre à des besoins particuliers. Par exemple, si les électeurs doivent voter le soir dans un endroit où il n'y a pas d'électricité, il faudra inclure des lanternes et des directives sur l'entreposage des piles pour en assurer leur rendement optimal. De même, s'il est impossible de trouver des tables en un endroit quelconque, il faudra prévoir que les isoloirs aient une surface sur laquelle l'électeur peut écrire et un paravent pour permettre à l'électeur de voter en secret.
Transport
La livraison du matériel en temps opportun est essentielle et requiert une planification détaillée à toutes les étapes de la distribution ainsi qu'à l'étape du retour du matériel, en particulier du matériel spécialisé.
La confiance de l'électeur et la sécurité d'une élection requièrent que le matériel n'arrive ni trop tôt, ni trop tard. Plus la période d'entreposage au niveau de la région ou du bureau de vote est longue, plus les risques de manquements à la sécurité sont élevés; la confiance de l'électeur sera également érodée si le matériel arrive trop tôt. D'un autre côté, il ne faut absolument pas que le matériel arrive en retard. L'élection pourrait en être retardée. Un emballage et un chargement bien ordonnés pour le transport initial des trousses vers le niveau régional ou provincial contribueront à faciliter le contrôle de l'entreposage à ces niveaux de même qu'une distribution ordonnée des trousses vers les bureaux d'inscription ou de vote.
Le niveau central devrait avoir fixé tous les détails du plan avant de commencer l'emballage et l'envoi des trousses. Le mode de transport aura une incidence sur les exigences d'emballage et d'envoi : il faudra par exemple des couvertures à l'épreuve de l'eau pour les trousses livrées par camion ouvert pendant la saison des pluies, un emballage spécial pour la livraison à dos d'âne, ou du pallettage pour ce qui est livré par avion-cargo. Dans certains pays il faut tenir compte des particularités des saisons et de la nécessité d'établir des plans de secours prévoyant un autre mode de transport au cas où les routes seraient impassables. Les coûts augmenteront considérablement si en raison d'un manque de planification, il faut noliser un avion ou louer des véhicules à la toute dernière heure.
Emplacement du matériel de secours
Les trousses qui font partie du plan d'urgence ne devraient pas être entreposées au niveau central. Elles devraient plutôt être gardées dans un endroit sécuritaire au niveau régional, à partir duquel elles peuvent être livrées rapidement dans les régions ou aux bureaux d'inscription et de vote au fur et à mesure qu'elles sont nécessaires.
Sécurité et entreposage
La sécurité du matériel sensible et la transparence de l'élection dépendent largement des caractéristiques de sécurité du matériel et de l'emballage. Il faut pouvoir se rendre compte de toute manipulation du matériel au premier coup d'oeil. L'entreposage sécuritaire éliminera les risques de vol ou de dommages au matériel et diminuera les risques de falsification.
Il faut prévoir l'entreposage du matériel dans des endroits sécuritaires à toutes les étapes du processus de distribution et du retour du matériel, y compris la nuit aux bureaux de vote pendant la période électorale. Un entreposage sécuritaire exige un endroit entièrement sécuritaire sous le contrôle immédiat du gestionnaire électoral. On peut démontrer la transparence du processus en permettant aux intéressés de faire une visite supervisée aux endroits où est entreposé le matériel électoral et en démontrant qu'il est impossible de trafiquer le matériel.
Systèmes de vérification et de suivi
Le système de répartition produit des documents qui permettent en tout temps de suivre systématiquement où en sont les activités d'expédition, de réception et de retour du matériel électoral à toutes les étapes, à partir du niveau central jusqu'au niveau du bureau de vote. Un système de répartition efficace comprend des procédures simples et un formulaire bien conçu pour inscrire les activités de distribution et des instructions précises à l'intention de ceux qui ont à manipuler le matériel à toutes les étapes, y compris les expéditeurs, les chauffeurs, le personnel de l'entrepôt et les préposés au bureau de vote (voir Tracking form).
Il faut clairement définir qui a droit d'accès au matériel, qui est responsable de l'expédition et de la réception et quels formulaires de distribution devraient le mentionner. Les formulaires devraient également comprendre des copies qui doivent être retournées au niveau régional ou central; il faut donc y penser à l'étape de la conception du formulaire. L'administration électorale centrale doit connaître en tout temps l'emplacement du matériel; il faut donc un système de contrôle efficace.
Ce système de contrôle doit également exister au niveau des bureaux d'inscription et des bureaux de vote et prévoir des entrées dans le cahier d'inscription ou de vote.
