"Le défi le plus fondamental que doit surmonter le gestionnaire électoral dans l'accomplissement de ses fonctions est de rendre le processus électoral universellement ouvert et accessible." 9
Dans cet énoncé que fait Richard Soudriette, président d'IFES, dans un numéro d'Elections Today portant sur les électeurs qui ont besoin de facilités spéciales pour voter, il met l'accent sur un des principes de Principes directeurs, soit celui voulant que l'organisme électoral soit établi de manière à être au service de l'électorat.10 Ce même numéro d'Elections Today comporte une série d'articles qui énoncent les justifications et les implications de l'accessibilité du processus électoral.11 Les besoins des électeurs varient d'un pays à l'autre et même d'une région à l'autre à l'intérieur d'un pays. La possibilité de participer au processus démocratique est un droit fondamental qui doit être accessible à tous les électeurs, et de la façon la plus équitable possible.
De nombreux électeurs touchés d'une incapacité physique ne sont pas intéressés à utiliser des facilités spéciales mises à leur disposition, telles que le vote des absents ou le vote par anticipation. Ils préfèrent avoir accès aux mêmes édifices que tous les électeurs et en même temps qu'eux. À cette fin, le gestionnaire électoral devra s'assurer que les emplacements de vote proposés sont tous accessibles aux électeurs ayant une incapacité. Il devra considérer des détails tels que l'accès en fauteuil roulant, les dimensions des portes et les marches à l'entrée des bureaux aussi bien que l'installation des isoloirs que les électeurs devront utiliser.
Pour les électeurs qui ont une incapacité visuelle, il peut être nécessaire de prévoir la publication d'information en gros caractères ou en braille ou encore fabriquer un bulletin de vote qui se prête à l'usage d'un gabarit comme celui adopté par le Canada (voir Gabarit -Instruction de vote pour non-voyant Élections Canada). Une autre forme d'aide peut consister à mettre à leur disposition des cassettes sonores d'information sur le processus. Ces mesures prennent d'autant plus d'importance dans les pays où un nombre important de citoyens sont devenus aveugles ou handicapés physiquement à la suite de guerres ou de maladies.
Les dispositions suggérées comporteront probablement des frais additionnels qui devraient être considérés comme partie intégrante du coût d'une élection. Plusieurs de ces dispositions entraînent peu ou pas de frais, par exemple substituer un emplacement de vote physiquement accessible à un autre utilisé dans le passé mais qui ne l'était pas, pourvu que les électeurs en sont avertis.
L'organisme électoral devrait maintenir une communication ouverte avec les groupes représentant les personnes handicapées pour que celles-ci soient constamment au courant des améliorations dans les domaines qui les concernent. Des discussions avec ces groupes peuvent parfois offrir des idées d'innovation à très peu de frais.
Le Royaume-Uni, qui utilise des bulletins de vote imprimés, permet qu'un électeur ayant une déficience visuelle se fasse accompagner d'un ami pour voter ou que le préposé au vote lui vienne en aide. Une électrice a toutefois maintenu qu'elle était privée de son droit de vote secret si elle devait faire appel à une autre personne pour voter. Étant totalement aveugle, un bulletin de vote imprimé en gros caractères ne lui était d'aucune utilité, pas plus que le braille, qu'elle ne connaissait pas. Elle a proposé une solution satisfaisante qui n'a absolument rien coûté. Le bulletin de vote étant divisé par des lignes horizontales et verticales (voir ballot papers - united kingdom), elle a suggéré que le préposé au vote plie le bulletin le long des lignes horizontales qui séparent les noms des candidats et une autre fois le long de la ligne verticale, formant ainsi une case dans laquelle elle a pu faire sa marque pour le candidat de son choix. Le préposé a plié le bulletin de sorte que la face imprimée soit à l'extérieur, permettant à l'électrice de se guider sur les plis. Le préposé a alors expliqué à l'électrice la disposition des candidats sur le bulletin et lui a lu les directives qu'il contenait. Elle a ainsi pu voter sans aide à l'isoloir.
Ce système a été mis à la disposition des électeurs ayant une déficience visuelle lors des élections générales de 1997 et servira encore plus largement lors d'élections futures. Ne nécessitant aucun aide ni adaptation, il n'implique aucun coût additionnel et permet de rendre le processus de vote accessible à ces électeurs sur le même pied d'égalité qu'aux autres et, ce qui est plus important, de maintenir le secret du vote.
Le gestionnaire électoral doit constamment revoir les facilités de vote ainsi que les locaux utilisés pour s'assurer d'offrir l'accessibilité voulue. L'État américain du Maryland fait une évaluation constante de ses locaux et les résultats sont inscrits sur des formulaires prévus à cette fin. Un numéro spécial d'Elections Today offre un sommaire des résultats de l'évaluation de l'accessibilité des bureaux de vote au Royaume-Uni, menée par l'organisation appelée SCOPE. Ce numéro présente également un programme d'accessibilité.
Les personnes âgées représentent une grande proportion des électeurs, proportion qui est en croissance dans certains pays, et il importe de prendre leurs besoins en considération en planifiant les facilités de vote. Le vote par la poste peut être une option, mais il convient de se pencher sur la possibilité d'établir des bureaux de vote itinérants pour les électeurs habitant des résidences pour personnes âgées.
Toutes les discussions portant sur l'accessibilité devraient également aborder la question du style des documents d'information qui doivent eux aussi être accessibles à tous les électeurs. On doit éviter l'usage de termes obscurs et d'un style inutilement lourd. Dans certains pays, il existe des organisations qui se chargent de rédiger en termes simples et facilement compréhensibles la documentation officielle. Là où plusieurs dialectes locaux sont en usage, il faudra publier les avis et communiqués dans les versions appropriées pour qu'ils soient disponibles à tous les électeurs.
