Complexité du processus
L'administration électorale consiste en un processus complexe soumis à des échéanciers restreints. L'organisme électoral doit d'abord considérer l'ampleur du processus et finalement étudier chaque tâche avec les exigences qu'elle comporte.
Il est souvent facile de compliquer indûment le processus. Certains membres du personnel électoral, souvent en fonction pour une journée ou deux durant l'élection, vont lire au complet toutes les directives qui leur sont fournies, mais la plupart ne les regarderont que brièvement et les mettront de côté pour les consulter seulement au besoin le jour de l'élection.
Complexité de la loi
La loi peut décrire certaines tâches de façon complexe. Le gestionnaire électoral doit alors élaborer des procédures simples, lui permettant de rédiger des directives simples et d'augmenter ainsi les chances que ces tâches soient exécutées conformément à la loi. Des procédures simplifiées ont toutes les chances d'être plus facilement observées par les candidats, les partis politiques, les représentants, le personnel et l'électorat, et contribuent à conserver la transparence et la sécurité du processus.
Le modèle de commission électorale nationale tend à minimiser les effets négatifs de procédures compliquées. Une commission nationale a souvent les moyens de préparer des lignes directrices ou des directives claires qui évitent la possibilité que de nombreux gestionnaires ou commissions de niveau inférieur aient à interpréter la loi et émettre leurs propres directives.
Une procédure peut être simplifiée tout en maintenant une surveillance étroite. Un processus électoral doit s'en tenir à la loi, mais le gestionnaire électoral peut éviter bien des problèmes en interprétant quelque peu les exigences lorsqu'il définit ses systèmes administratifs et ses programmes de formation (p. ex. même si la loi prescrit l'ouverture des bureaux de vote à 7 heures, cela ne veut pas dire que les préposés ne doivent s'y rendre que pour l'heure d'ouverture).
Certains manuels d'instructions à l'intention du personnel peuvent contenir des centaines de pages pour décrire en détail toutes les activités du processus électoral, mais il faut se rappeler que plus le document est long, moins il sera lu.
Certains systèmes électoraux énoncent des procédures très complexes comme celle du vote des électeurs absents et exigent l'usage de nombreux formulaires. Par exemple, la procédure du vote par procuration doit spécifier si le mandataire peut voter pour l'électeur et pour lui-même au même bureau de vote ou s'il doit le faire à des bureaux différents.
Formulaires simples et concis
À moins que même le texte des formulaires soit prescrit par la loi, ceux-ci doivent être brefs et écrits en termes simples et faciles à compléter. On peut aussi illustrer la façon de le compléter à l'endos du formulaire lui-même ou dans un manuel d'instructions approprié.
Lorsque c'est possible, l'usage d'illustrations ou d'autres éléments visuels peut être plus efficace qu'une page complète d'instructions pour décrire une procédure, surtout pour comparer des anciennes et des nouvelles procédures à l'intention des préposés qui ont travaillé lors d'élections précédentes. Les documents Renseigner l'électeur sur la manière de voter - DGÉ Québec et Hors de l'urne - DGÉ Québec illustrent bien ces deux méthodes.
Une autre technique pour illustrer de façon simple une procédure complexe, particulièrement à l'intention du personnel sans expérience, est l'usage d'organigrammes ou de graphiques d'évolution (voir absentee voting process flow chart - united kingdom).
Lignes d'autorité et de responsabilité
Afin de faciliter la compréhension du processus électoral pour tous les participants, il importe de bien définir les lignes de responsabilités et d'autorité. Une administration électorale transparente démontrera qu'elle a des comptes à rendre, que le processus respecte la loi et que le vote est secret. Le degré de confiance envers l'organisme électoral sera accru s'il met à la disposition du public son organigramme montrant les lignes de responsabilités, si la procédure de litiges est ouvertement connue et si le personnel responsable des affaires publiques est en mesure de réagir rapidement aux demandes d'information.
Une autre façon de résumer des instructions est de fournir au personnel un document qu'on peut appeler un 'Journal des devoirs' sur lequel il peut cocher chaque tâche au fur et à mesure qu'elle est complétée, tout en espérant qu'il lira au moins une fois les instructions complètes. Le Royaume-Uni utilise un outil semblable pour énumérer les activités reliées au dépouillement des votes et qui résume environ huit pages d'instructions détaillées (voir count staff reminder - united kingdom).
Explication du vocabulaire électoral
Étant donné que le personnel temporaire ne possède pas nécessairement la même compréhension que le personnel permanent du vocabulaire spécialisé du domaine électoral, il est très utile de publier un glossaire des termes qu'il faut connaître, soit dans les instructions écrites à l'intention de chaque catégorie de préposés ou dans d'autres documents électoraux. Le Precinct Officers' Manual de Sacramento (É-U) contient un tel glossaire dans les pages 41 à 47 (voir precinct officers manual - usa).
