L'organisation d'élections implique nécessairement des contacts entre l'organisme électoral et les partis politiques par le biais de leurs structures organisationnelles, leurs candidats, leurs agents et autres volontaires. L'organisme électoral joue un rôle primordial pour assurer l'intégrité du processus électoral, mais il ne faut pas oublier que les partis politiques ont un rôle semblable pour assurer l'honnêteté du processus et engendrer la confiance dans le système, en respectant les règles et surtout en acceptant les résultats.
L'indépendance du personnel impliqué dans l'administration du processus électoral est essentielle à l'intégrité de ce processus. Les procédures devraient être précises et transparentes et rendre le personnel responsable de ses actions à chaque étape du processus. Le personnel doit agir de façon vraiment indépendante et impartiale. Dans certains pays, comme en Papouasie, en Nouvelle-Guinée et en Afrique du Sud, il existe des garanties constitutionnelles qui assurent l'indépendance des organismes électoraux. Dans d'autres pays, cette indépendance est prévue dans la loi électorale.
Peu importe le statut légal qui gouverne la création des organismes électoraux, les autres niveaux devraient être dotés de façon à assurer la confiance du public. Ceci est particulièrement important si ces organismes sont composés de membres de partis ou comptent sur l'appui des partis.
L'organisme électoral devrait communiquer périodiquement avec les partis politiques. Entre les périodes électorales, la communication devrait être maintenue par des lettres, des notes de renseignements, des circulaires et des rencontres trimestrielles.
Quand une élection est déclenchée, des représentants des partis devraient être conviés à une rencontre préélectorale où sont discutés différents sujets, notamment :
- le calendrier électoral;
- l'allocation du temps d'antenne;
- les ententes relativement à la surveillance des médias;
- l'emplacement des bureaux de scrutin;
- les préparatifs pour les rencontres partisanes;
- le processus de mise en candidature;
- l'organisation du jour du scrutin;
- le comptage des votes.
Un code de conduite ou une entente liant les intervenants à respecter les règles du jeu pourrait aider l'organisme électoral à prouver au public son engagement à assurer des élections justes.
Les partis politiques devraient être avisés du lien de communication avec l'organisme électoral. Ces communications doivent exister dans les deux sens et sont très importantes non seulement pour l'organisme électoral, mais aussi pour les intervenants politiques.
