Avant d'entreprendre l'informatisation des élections, il faut d'abord définir les besoins. Les gestionnaires électoraux doivent examiner les motifs qui incitent à l'informatisation, la disponibilité actuelle et future de fonds, l'attitude du public face à la technologie informatique, les lois existantes sur les procédures de vote et toute autre disposition contraignante. Il faut également tenir compte des attentes culturelles relativement au vote, des électeurs qui ont des besoins spéciaux, de l'infrastructure physique existante, y compris la fiabilité du système d'électricité et des réseaux de communication. Les gestionnaires devraient aussi examiner les motifs et objectifs qui ont une incidence sur la définition des critères qui sont utilisés pour mesurer le succès de l'informatisation. L'analyse des besoins par les administrateurs électoraux devrait comprendre notamment les points suivants :
- Le système informatisé augmentera-t-il l'exactitude d'une fonction?
- Le nombre d'employés à plein temps ou la nécessité d'engager des employés à temps partiel seront-ils réduits?
- Le fardeau du personnel clé sera-t-il allégé?
- Le personnel sera-t-il plus heureux du fait de la réduction de certains travaux et l'élimination de tâches répétitives?
- Les résultats d'une tâche en particulier seront-ils meilleurs?
- Certaines tâches pourront-elles être accomplies en moins de temps?
- Quels sont les besoins en matière de formation?
- Combien de temps faut-il pour installer et tester les systèmes?
- Le système informatisé ouvre-t-il la porte à de nouvelles possibilités de fraudes et des préoccupations de sécurité?
- Les pannes d'électricité ou la défaillance du système engendreront-ils des délais importants? Si oui, comment peut-on y parer?
- Faut-il établir des réseaux de télécommunications?
- Le système réduira-t-il les besoins en espace d'entreposage?
- Quels seront les coûts initiaux?
- Quels seront les coûts associés au maintien?
- Quelle est la durée de vie de l'équipement?
- Quelles seront les améliorations visibles à l'électeur, aux candidats et aux partis?
- Le système pourra-t-il répondre aux besoins changeants au cours de plusieurs années à venir?34
La loi et les règlements
Les administrateurs électoraux doivent s'assurer que tout au cours du processus électoral, toutes les lois et tous les règlements électoraux soient respectés. Ils doivent entreprendre une analyse des besoins attentive et objective pour s'assurer que l'achat d'équipement sera conforme aux lois et règlements.
Besoins à l'interne
L'autorité électorale peut avoir à examiner ses besoins à l'interne. Il peut s'agir par exemple de respecter les procédures de soumission pour accorder les contrats pour l'équipement et les services et de s'assurer que les contrats incluent les garanties usuelles.
Spécifications et garanties de rendement
Il faut demander des conseils aux experts en matière de définition de spécifications et de garanties de rendement. Il importe de bien spécifier les besoins tout en ne créant pas des spécifications qui sont impossibles à respecter.
Évaluer l'incidence sur le personnel et l'organisation interne
Il est inutile de se procurer de l'équipement si le personnel ne sait comment l'utiliser. On peut évidemment former le personnel. Toutefois, le personnel en place peut ne pas posséder certaines aptitudes fondamentales qui ne s'acquièrent pas en quelques séances de formation.
L'équipement coûte souvent cher et les coûts ne peuvent être justifiés si l'on ne peut établir qu'il y aura économie. Quelles seront les incidences sur le personnel? Certains membres du personnel verront-ils certaines de leurs tâches éliminées en tout ou en partie? Qui gagnera du temps et comment le temps gagné sera-t-il utilisé?
Les candidats et les partis
Les candidats et les partis sont des acteurs clés dans le processus électoral. Il faut les informer du changement d'équipement et leur expliquer ce qui se passe et quelle est l'incidence de ces changements pour eux. Il faut les impliquer plus particulièrement en leur expliquant les caractéristiques de sécurité et de transparence et de la façon dont ils seront atteints.
L'électorat
Advenant que le nouvel équipement apporte des changements pour les électeurs, comme par exemple la manière de voter, les programmes d'éducation et d'information deviennent prioritaires. Les systèmes informatisés doivent absolument inspirer confiance aux partis, aux candidats et à l'électorat.
