Aperçu
Une des responsabilités majeures en matière de gestion électorale est la nomination et la formation du personnel électoral. La loi électorale peut prescrire certains des postes à combler ainsi que leurs fonctions, dont les suivants :
- le président et les membres d'une commission électorale;
- le gestionnaire électoral local;
- le gestionnaire électoral supérieur;
- les préposés à l'inscription;
- les préposés au vote;
- les préposés au dépouillement des votes.
La loi électorale prévoit normalement les mesures disciplinaires, les motifs de destitution et les pénalités qui touchent les personnes qui ont des rôles à jouer dans le processus électoral. Les documents qui servent à la nomination devraient décrire les fonctions du poste et énoncer les conséquences auxquelles peuvent faire face ceux qui ne s'acquittent pas de leurs tâches en conformité de la loi.
Caractéristiques du personnel électoral
Des élections requièrent un personnel nombreux, la grande majorité à temps partiel et sur une base occasionnelle. Des élections générales au Canada nécessitent quelque 250 000 personnes; pour l'élection législative dans une seule circonscription du Royaume-Uni (comptant environ 72 000 électeurs), jusqu'à 350 personnes seront embauchées pour le seul jour de l'élection; une élection générale en Afrique du Sud fait appel à plus de 350 000 personnes. Le personnel électoral étant en grande majorité des employés temporaires provenant de sources très diverses, il faut en tenir compte lors de leur recrutement et de leur formation. Un personnel temporaire est plus apte à faire des erreurs qui peuvent avoir des conséquences sérieuses.
Le recrutement devra se faire de façon impartiale et objective et selon les pratiques courantes de gestion des ressources humaines qui exigent que des lignes directrices et des normes soient établies et respectées. Tous ne sont pas disposés à travailler de longues heures le jour de l'élection dans une atmosphère de stress et souvent dans des conditions inadéquates. L'évolution des populations à travers le monde et l'augmentation des familles à double revenu ont causé une pénurie de ressources disponibles pour agir comme préposés au vote le jour de l'élection. Cette pénurie est également causée par un moins grand intérêt aux affaires publiques, la complexité des procédures électorales et les exigences de la tâche. Dans les pays en voie de démocratisation, le niveau d'alphabétisation est également un facteur.
Structuration des effectifs
Avant d'entreprendre la sélection du personnel, il est nécessaire de structurer les rapports entre les divers postes, puis de définir clairement les fonctions à accomplir et les aptitudes requises pour chaque poste. L'Organisation pour la sécurité et la coopération en Europe (OSCE) a préparé pour la Bosnie-Herzégovine un organigramme accompagné d'une brève description de tâches pour chacun des postes supérieurs (voir staff structure/job descriptions - osce). À cette occasion, l'OSCE a dû partir à neuf, ce qui peut être avantageux ou non. La plupart des gestionnaires électoraux doivent composer avec une structure existante et avec un personnel en place, mais les conditions de la Bosnie-Herzégovine offrent un modèle qui peut servir de guide. La commission électorale de la Nouvelle-Zélande prépare des descriptions de tâches et des énoncés de qualités pour chaque poste de gestionnaire électoral (voir job descriptions/staff profiles - new zealand). La gestion électorale ne peut pas être efficace si les employés ne savent pas ce qu'exigent leurs tâches et ne comprennent pas les rapports entre chacun des postes. L'absence de ces éléments entraînera inévitablement des situations de dédoublement de tâches ou des tâches oubliées, situations qui causeront des problèmes considérables.
Recrutement du personnel temporaire
Tous les gestionnaires électoraux font face aux mêmes difficultés lorsque vient le temps de recruter du personnel temporaire et l'énumération suivante suggère quelques solutions possibles.
- Le personnel permanent compétent est souvent en mesure de recommander des personnes dont il connaît les aptitudes pour agir comme préposés au vote.
- Les gestionnaires électoraux sont parfois invités à faire des présentations devant des groupes sociaux, civiques, religieux et communautaires ou des organisations commerciales. C'est une occasion de faire du recrutement en distribuant des feuillets décrivant les tâches à accomplir.
- Des annonces dans les médias et des communiqués de presse peuvent servir au recrutement et en même temps à renseigner la population sur le processus électoral.
- Le matériel électoral distribué aux électeurs, tel que les confirmations d'inscription et les renseignements concernant le vote, peut également inviter à s'inscrire comme préposé au vote ou à l'inscription.
- Certains États américains ont recours au système de publipostage pour inviter les personnes intéressées à travailler à communiquer avec les gestionnaires concernés.
- Plusieurs pays embauchent comme préposés au vote des fonctionnaires à la retraite ou des professeurs.
Ces pratiques sont celles auxquelles les pays ont le plus souvent recours. La difficulté de recruter des préposés au vote peut parfois être reliée à la rémunération. Dans certains pays, les personnes convoquées ont l'obligation légale d'agir et leur refus constitue une infraction. Lorsqu'on compare les taux de rémunération de divers pays, il faut comparer également les heures de travail et les tâches impliquées. Parce qu'en général les préposés au vote ne sont pas très bien rémunérés, le gestionnaire électoral doit consacrer beaucoup plus de temps et d'efforts au recrutement.
L'International Foundation for Election Systems (IFES) suggère d'autres sources de recrutement moins courantes, y compris :
- le travail par les jeunes - les État américains d'Hawaï et du Nevada ont une législation qui permet aux jeunes d'agir comme préposés au vote, une mesure très positive vu que le travail de plusieurs d'entre eux a été de qualité supérieure; cette mesure permet aux jeunes d'acquérir des connaissances du processus démocratique tout en étant rémunérés;
- l'obligation de servir - un processus semblable à la convocation de jurés, qui oblige les citoyens à agir comme préposés au vote et auquel un comté américain a eu recours pour recruter la moitié de ses préposés;
- les organismes de bienfaisance dont les membres agissent comme préposés au vote et versent leur rémunération directement à leur organisme;
- les entreprises commerciales - de grandes entreprises sont approchées et invitées à encourager leurs employés à travailler comme préposés au vote; si le nombre de répondants est suffisant, la formation peut être tenue à leur lieu de travail;
- l'appel à l'esprit de bénévolat - l'organisme électoral peut lancer une campagne dans le but de faire appel à la population en général, souvent sous des slogans comme « Au service de la démocratie », ou autre.
Le souhait de tout organisme électoral est de disposer d'un personnel compétent et expérimenté en quantité suffisante, mais dans une situation difficile, les options qui précèdent peuvent s'avérer utiles. Toutefois, un personnel nouveau nécessitera une formation plus complète et des directives plus élaborées.
Mesures disciplinaires
Peu importe les méthodes de recrutement et les programmes de formation, il y aura toujours certains employés qui ne seront pas à la hauteur. À cette fin, la loi électorale doit contenir des dispositions qui établissent des règles de conduite et des causes de destitution visant le personnel électoral. Les dispositions de la loi qui traitent des infractions électorales commises par certaines catégories de personnes pourraient s'appliquer également au personnel. L'exigence la plus importante est de préserver le secret du vote.
Les causes de destitution peuvent comprendre les suivantes :
- mauvaise conduite;
- favoritisme ou activités politiques;
- défaut d'accomplir ses fonctions de la manière prescrite.
Le personnel recruté devrait être mis au courant très clairement du code disciplinaire et des infractions électorales mentionnées dans la loi, au moment de sa nomination.
Associations d'administrateurs électoraux
Il existe plusieurs associations d'administrateurs qui publient des articles très utiles en vue de la formation du personnel et certaines ont des membres qui sont spécialistes en formation. Le fichier Aide extérieure énumère plusieurs de ces organisations et suggère la façon de les contacter. Chaque loi électorale a beau être unique, plusieurs des éléments et des problèmes reliés à l'administration des élections sont communs peu importe le pays; il peut être utile d'être membre d'une association semblable et de tirer profit des connaissances d'autres administrateurs électoraux, d'échanger des idées et de prendre connaissance des pratiques courantes dans le domaine. Il est également profitable de lire les articles d'intérêt en matière électorale que certaines de ces associations publient et de se garder au courant des nouveaux mécanismes et des pratiques du jour.
Formation
Il est essentiel de former le personnel permanent aussi bien que temporaire. Diverses approches de la formation sont discutées dans Programme de formation et dans Formation externe. Le programme de formation du personnel permanent doit prendre en considération les possibilités de carrière et les besoins des individus qui peuvent être déterminés lors des évaluations de rendement. Il faut également que les programmes soient continus afin de faire connaître les modifications à la loi électorale, les changements dans les méthodes de travail et l'adaptation à de nouvelles procédures et aux applications technologiques.
Les programmes de formation du personnel temporaire sont généralement plus simples parce qu'ils ne toucheront que les tâches spécifiques qu'ils doivent accomplir comme préposés au vote ou au dépouillement, et parce qu'ils seront exécutés au moment le plus propice à l'intérieur de la période électorale. Tout programme de formation devrait comprendre un mécanisme permettant d'obtenir des commentaires, d'évaluer l'efficacité de la formation et de déterminer si les objectifs ont été réalisés. Une séance de formation devrait faire preuve de la plus haute qualité, être intéressante et se dérouler au moment le plus stratégique possible afin de capter l'attention des préposés et de les motiver. Si le formateur manque d'enthousiame, d'éloquence, de connaissances ou de préparation, la formation sera tout à fait inefficace.
Objectifs d'uniformité
La loi électorale doit être mise en application de manière uniforme, ce qui constitue en soi la justification d'un programme de formation. Tout au long de la formation, ce point doit être souligné fortement. Une situation commune de controverse, en dépit de la formation donnée, est l'acceptation ou le rejet d'un bulletin de vote. Très souvent, deux préposés au dépouillement des votes peuvent prendre des décisions différentes devant deux bulletins marqués de façon identique. C'est ce que la formation devrait tenter d'éviter en s'assurant que les décisions seront uniformes. À chacune des séances de formation, on devrait fournir des illustrations des différentes marques qui doivent être acceptées ou refusées sur les bulletins de votes. Pour plus de détails, voir Énoncés de qualités et de tâches pour les préposés au vote, Recrutement et Formation.
